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FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Be the face of our company, managing first contacts and ensuring smooth office operations.
- Arbeitgeber: Join IT Sonix, a dynamic IT firm focused on custom software development and process consulting.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy perks like flexible work hours, team events, wellness programs, and professional development opportunities.
- Warum dieser Job: This role offers a vibrant work culture, direct impact on client satisfaction, and a chance to grow your skills.
- GewĂĽnschte Qualifikationen: You need a completed commercial training, experience in office management, and strong communication skills.
- Andere Informationen: We value a positive attitude, reliability, and discretion in our team members.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind ein IT-Unternehmen, das sich auf die Entwicklung kundenindividueller Software sowie die Anpassung von Standardsoftware spezialisiert hat. Zusätzlich beraten wir zu Prozessen und forschen gemeinsam mit namhaften Universitäten. Motivation für unsere Arbeit ist stets die Zufriedenheit unserer Kunden. Dafür bringt jeder unserer über 150 Mitarbeiter seine individuellen Stärken ein und ist Teil des Teams von IT Sonix.
Wir freuen uns über Verstärkung für unser Team Front- und Backoffice.
Deine Aufgabenschwerpunkte:
- Du bist das Aushängeschild unseres Unternehmens und kümmerst dich um den optimalen persönlichen und telefonischen Erstkontakt für Gäste, Kunden und Mitarbeitende.
- Du wickelst selbständig eingehende Gespräche ab und sorgst für eine souveräne Kommunikation, indem du Telefonate direkt an die internen Fachabteilungen weiterleitest.
- Selbstständige Organisation und Koordination einer reibungslosen Büroinfrastruktur.
- Klassische Office Managementaufgaben (Datenpflege, Recherchetätigkeit, Bestellwesen, Verwaltung Konferenzraum inkl. Vor- und Nachbereitung von diversen Terminen).
- UnterstĂĽtzung unseres internen Eventorganisationsteams.
- Postbearbeitung und -verteilung sowie die interne Weiterleitung von Emails.
- Organisatorische bzw. administrative Tätigkeiten.
- Unterstützung der Geschäftsführung in allen operativen und administrativen Abläufen.
- Organisation von Terminen.
- Du empfängst freundlich und souverän Gäste der Geschäftsführung in unseren Räumlichkeiten, geleitest diese zu Sitzungszimmern oder Managementbüros und stellst deren Bewirtung sicher.
Das solltest du mitbringen:
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise Berufserfahrung im Empfangsbereich, Office Management, Rezeption oder Anmeldung.
- Eine positive Ausstrahlung sowie ein sicheres, offenes und freundliches Auftreten.
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
- Gute IT-Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
- Organisationstalent, Zuverlässigkeit und ein ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein.
- Kommunikationsstärke, Freude am Umgang mit Menschen und Souveränität auch in stressigen Situationen.
- Professionelles Auftreten, Loyalität und Diskretion.
Das bieten wir:
- Berufliche Perspektive – dank stabiler Auftragslage & langjährigen Partnern.
- Flache Hierarchien – kurze Wege innerhalb der Abteilung und abteilungsübergreifend, Informationstransparenz und Politik der offenen Tür.
- Ein angenehmes Miteinander – Freiwillige Afterworks, Firmenevents & Betriebsausflüge.
- Wohlbefinden am Arbeitsplatz – dank Sport- u. Gesundheitsangeboten, Massagen & Jobrad.
- Wissenszuwachs – durch Sprachkurse,Weiterbildungsbudget und monatliche Fachvorträge.
- Gute Laune – beim 2x wöchentlich offerierten Mittagsbuffet.
Noch Fragen? Antworten gibt es hier:
#J-18808-Ljbffr
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: IT Sonix Custom Development GmbH
Kontaktperson:
IT Sonix Custom Development GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Zeige deine Kommunikationsstärke bereits im ersten Kontakt. Wenn du uns anrufst oder eine E-Mail schickst, achte darauf, freundlich und professionell aufzutreten. Das gibt uns einen ersten Eindruck von deiner Souveränität im Umgang mit Menschen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen zu Office Management und Organisation vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen. So kannst du uns zeigen, dass du die richtige Person für die Stelle bist.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Vielleicht kennst du jemanden, der bereits bei uns arbeitet oder in der Branche tätig ist. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über unsere Unternehmenskultur und Werte. Zeige in deinem Gespräch, dass du dich mit unserer Mission identifizieren kannst und bereit bist, aktiv zur Zufriedenheit unserer Kunden beizutragen. Das wird uns überzeugen, dass du gut ins Team passt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich ĂĽber IT Sonix und deren Dienstleistungen. Besuche die offizielle Website, um mehr ĂĽber die Unternehmenskultur, aktuelle Projekte und das Team zu erfahren.
Anpassung deiner Unterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Office Management und deine Kommunikationsfähigkeiten.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du gut ins Team passt und welche Stärken du mitbringst. Hebe deine positive Ausstrahlung und dein Organisationstalent hervor.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständigen Bewerbungsunterlagen über unsere Website ein. Achte darauf, dass alle Dokumente korrekt benannt und in einem gängigen Format hochgeladen sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei IT Sonix Custom Development GmbH vorbereitest
✨Sei das Aushängeschild
Da du das erste Gesicht des Unternehmens bist, ist es wichtig, dass du während des Interviews eine positive und freundliche Ausstrahlung zeigst. Übe, wie du dich vorstellst und darauf achtest, dass deine Körpersprache offen und einladend ist.
✨Kommunikationsfähigkeit demonstrieren
Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Kommunikationsweise zu beantworten. Ăśberlege dir Beispiele, in denen du erfolgreich mit Kunden oder Kollegen kommuniziert hast, insbesondere in stressigen Situationen.
✨Organisationstalent unter Beweis stellen
Erzähle von konkreten Erfahrungen, bei denen du deine organisatorischen Fähigkeiten eingesetzt hast. Sei bereit, über deine Methoden zur Priorisierung von Aufgaben und zur effizienten Büroorganisation zu sprechen.
✨IT-Kenntnisse hervorheben
Stelle sicher, dass du deine IT-Kenntnisse und Erfahrungen mit MS-Office-Anwendungen klar darlegst. Bereite dich darauf vor, spezifische Programme oder Tools zu nennen, die du in der Vergangenheit verwendet hast.
