Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam mit administrativen Aufgaben und koordiniere interne Projekte.
- Unternehmen: Innovatives Tech-Unternehmen, das bahnbrechende KI-Lösungen entwickelt.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Karrierechancen in einem schnell wachsenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Technologie mit.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in ähnlicher Rolle.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Unser Kunde ist ein innovatives und schnell wachsendes Technologieunternehmen, das bahnbrechende KI-Lösungen für Unternehmenskunden entwickelt. Im Rahmen des weiteren Wachstums sucht unser Kunde eine hochorganisierte und proaktive Executive Assistant, die umfassende Unterstützung für das Führungsteam bietet. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der in einem dynamischen Umfeld gedeiht, gerne Verantwortung übernimmt und mehrere Prioritäten gleichzeitig verwalten kann, während er das höchste Maß an Professionalität und Vertraulichkeit aufrechterhält.
Der erfolgreiche Kandidat wird eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs der täglichen Geschäftsführung spielen und als zentrale Koordinationsstelle zwischen internen Teams, Kunden und externen Stakeholdern fungieren.
Hauptverantwortlichkeiten- Executive Support
- Tägliche administrative Unterstützung des Führungsteams.
- Verwaltung von Kalendern, Meetings, Terminen und Reisevorbereitungen.
- Vorbereitung von Meeting-Agenden, Präsentationen, Berichten und Briefing-Dokumenten.
- Protokollierung von Meetings und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
- Priorisierung eingehender Anfragen und effiziente Verwaltung der Zeitpläne der Führungskräfte.
- Umgang mit vertraulicher Korrespondenz und sensiblen Informationen mit Diskretion.
- Büro & Verwaltung
- Koordination der Büroabläufe und administrativen Aktivitäten.
- Organisation interner Meetings, Workshops und Unternehmensveranstaltungen.
- Pflege von Ablagesystemen, Dokumentationen und Unternehmensunterlagen.
- Verwaltung von Büromaterialien und Koordination mit Dienstleistern bei Bedarf.
- Unterstützung bei Onboarding-Aktivitäten und allgemeiner Büroverwaltung.
- Projektkoordination
- Unterstützung bei der Koordination interner Projekte und Verfolgung wichtiger Ergebnisse.
- Nachverfolgung mit Abteilungen, um sicherzustellen, dass Fristen und Aktionspunkte eingehalten werden.
- Vorbereitung von Berichten und Management-Updates.
- Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung administrativer Prozesse und der betrieblichen Effizienz.
- Stakeholder-Management
- Als zentrale Kontaktstelle für interne Teams, Kunden und externe Partner fungieren.
- Koordination von Meetings mit Kunden, Investoren und Geschäftspartnern.
- Aufrechterhaltung einer professionellen Kommunikation im Namen des Führungsteams.
- Aufbau starker Arbeitsbeziehungen innerhalb der Organisation.
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen Rolle.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu verwalten.
- Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
- Ausgezeichnete Detailgenauigkeit und Problemlösungsfähigkeiten.
- Hohe Professionalität, Diskretion und Vertraulichkeit.
- Starke Kenntnisse in Microsoft Office und Google Workspace.
- Erfahrung mit Kollaborations- und Produktivitätswerkzeugen wie Slack, Notion, Asana, Trello oder ähnlichen Plattformen wird als Vorteil angesehen.
- Frühere Erfahrung in der Unterstützung von Gründern, C-Level-Führungskräften oder dem oberen Management.
- Erfahrung in einem Technologie-, SaaS-, KI- oder Startup-Umfeld.
- Erfahrung in der Koordination von Projekten und Unternehmensveranstaltungen.
- Maltesischkenntnisse werden als Vorteil angesehen.
