Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite unser Verwaltungsteam und optimiere interne Abläufe für maximale Effizienz.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und Entwicklung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, kostenlose Mittagessen und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Moderne Arbeitsumgebung im Naturschutzgebiet mit einer offenen Feedbackkultur.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die internen Prozesse und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Verwaltung und Teamführung sowie sehr gute Excel-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Als Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d) übernimmst Du eine zentrale Steuerungs- und Vertrauensposition innerhalb der ITB. Du führst unser Verwaltungsteam und verantwortest kaufmännische, organisatorische und infrastrukturelle Themen rund um interne Verwaltung, Gebäudethemen, Fuhrpark und Dienstleisterkoordination. Dabei bist Du wichtige Ansprechperson für interne und externe Stakeholder – von Geschäftsführung, Mitarbeitenden und IT bis hin zu Steuerberatung, Lohnbuchhaltung, Dienstleistern und weiteren Partnern. Du bündelst Anforderungen, setzt Prioritäten, hältst Themen verbindlich nach und sorgst dafür, dass unsere internen Abläufe zuverlässig, diskret und vorausschauend funktionieren.
Aufgaben
- Fachliche und organisatorische Leitung unserer internen Verwaltung mit aktuell vier Mitarbeitenden
- Steuerung und Weiterentwicklung administrativer, kaufmännischer und organisatorischer Abläufe im Tagesgeschäft
- Zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung, Steuerberatung, Lohnbuchhaltung sowie zu internen und externen Ansprechpartnern
- Verantwortung für Büroorganisation, Gebäudethemen, Fuhrpark und interne Infrastruktur
- Koordination interner Abläufe in den Bereichen Reinigung, Gartenpflege und Facility Management
- Erstellung, Pflege und Prüfung von Übersichten, Auswertungen und Abrechnungsgrundlagen, insbesondere in Excel
- Sicherstellung sauberer Kundenabrechnungen sowie strukturierter Dokumenten-, Fristen- und Vorgangsablagen
Qualifikation
- Erfahrung in der Verwaltung, kaufmännischen Administration, Büroorganisation oder in einer vergleichbaren Position
- Erste oder bereits fundierte Erfahrung in der Führung oder Koordination eines kleinen Teams
- Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Anspruch an Ordnung und Nachvollziehbarkeit
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie ein sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sehr gute Excel-Kenntnisse und ein sicherer Umgang mit Listen, Auswertungen, Abrechnungen und kaufmännischen Übersichten
- Gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe, interne Prozesse, Fristen und organisatorische Zusammenhänge
- Vorausschauende Arbeitsweise, klare Prioritätensetzung und der Blick für das, was als Nächstes wichtig wird
- Freundliche, verbindliche und lösungsorientierte Kommunikation – intern wie extern
Benefits
- Gestaltungsspielraum: Eine zentrale Rolle mit Verantwortung, Vertrauen und der Möglichkeit, interne Abläufe aktiv weiterzuentwickeln
- Optimale Work-Life Balance: Flexibles Modell der Arbeitszeit, Remote-Arbeit, Überstundenkonto zum Abfeiern oder Auszahlen, individuelle Gestaltungsmöglichkeiten
- Standort Kamp-Lintfort: Modernster Arbeitsplatz, lichtdurchflutetes Gebäude im Naturschutzgebiet, in 5 Minuten auf der A57 und A42
- Starke Zusammenarbeit: Kurze Entscheidungswege, direkter Austausch mit der Geschäftsführung und ein Verwaltungsteam, das gemeinsam anpackt
- Gaumenfreude: Genieße 1x in der Woche ein kostenloses, frisch zubereitetes Mittagessen von unserer Köchin
- Zwischenmenschlichkeit: Offene Feedbackkultur, kooperatives Miteinander, Duz-Kultur, wöchentlicher Mittagstisch, Teamevents, Weihnachtsfeiern, Sommerfeste
- Weiterentwicklung: Weiterbildungen, interne Schulungen und die Möglichkeit, fachlich wie persönlich weiterzuwachsen
- Gutes Gewissen: Klimabewusst, sozial engagiert und gesundheitsbewusst – zum Beispiel mit JobRad, Corporate Benefits und betrieblicher Altersvorsorge
Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d) Arbeitgeber: ITB GmbH
Als Arbeitgeber bietet die ITB eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung großgeschrieben werden. Mit einem klaren Fokus auf interne Organisation und Verwaltung fördern wir nicht nur die berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden, sondern bieten auch flexible Arbeitszeiten und ein angenehmes Arbeitsklima in einer modernen Umgebung. Unsere zentrale Lage ermöglicht zudem eine hervorragende Anbindung und zahlreiche Freizeitmöglichkeiten in der Umgebung.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei ITB GmbH
Wenn du auf der Website von ITB GmbH stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Leitung Verwaltung & interne Organisation (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei ITB GmbH erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ITB GmbH vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
