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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte unser Büro und unterstütze bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Wir sind ein innovatives Softwareunternehmen mit über 150 Experten in 5 Ländern.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Community-Lunches und attraktive Boni.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte unser Wachstum aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Wir bieten eine unbefristete Festanstellung in Voll- oder Teilzeit.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
An 15 Standorten in 5 Ländern realisieren unsere über 150 hochqualifizierten Informatiker und Informatikerinnen maßgeschneiderte Softwaresysteme für das digitale Business von morgen. Unsere Kunden sind internationale Konzerne und erfolgreiche mittelständische Unternehmen, die sich durch Innovation sowie Effizienz im Wettbewerb differenzieren. Unsere Software Consultants konzipieren und realisieren die Software-Systeme, die diesen Vorsprung schaffen.
Wir suchen für unseren Standort Passau oder Hannover eine Teamassistenz im Backoffice, die sich vorrangig um die Verwaltung und Administration unserer Bürostandorte und Immobilen kümmert, im Rahmen einer unbefristeten Festanstellung in Vollzeit oder Teilzeit.
Aufgaben
- Office Management des Standorts inkl. Unterstützung bei der Bürogestaltung sowie Koordination von Wartungsarbeiten
- Einkaufsabwicklung, Reisekostenabrechnung und vorbereitende Buchhaltung
- Projektoffice-Tätigkeiten im internen ERP-System wie Angebots- und Auftragserfassung, Rechnungsstellung
- Unterstützung im Prozess des On- und Offboardings neuer Mitarbeiter und Studenten
- Pflege und Verwaltung von Mitarbeiter- und Kundendaten
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von internen und externen Meetings und Events
- Administrative Verwaltung und Überwachung unserer Bürostandorte und Immobilien in Deutschland und dem europäischen Ausland, insbesondere:
- Koordination von Mietverträgen und Nebenkosten inkl. Überwachung der Mietpreise (Indexanpassungen, Kautionen)
- Überwachung von Fristen, Versicherungen und Objektunterlagen
- Unterstützung bei der Ausstattung, Umzügen oder Ausbauprojekten sowie Koordination der Umsetzung des itestra Ausstattung-Konzepts an allen Standorten
Qualifikation
- Mindestens gut abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation idealerweise im Immobilienumfeld
- Lösungsorientierte, selbständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Organisationstalent, Kommunikationsstärke, Teamgeist und starke Eigeninitiative
- Kreativität und den Drive, mit uns gemeinsam das weitere Wachstum von itestra erfolgreich zu gestalten
- Vorzugsweise Erfahrung im Bereich Immobilienverwaltung
- Gute MS-Office Kenntnisse
- Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Benefits
COMMUNITY. Wöchentlicher Community Lunch. Spannende Events Off- und Online. Jährlich 2 Wochenenden mit Familie & Partnern.
VORWÄRTS. Monatlicher Exchange Day. Expertise Management & Trainings on demand.
FLEXIBEL. Regionale Büros. Zu dir passende Arbeitszeiten & -orte.
GESUND. Jobrad. Urban Sports Club oder Wellpass. Ergonomische Arbeitsplätze. Tischtennis & Kicker für den Pausenausgleich.
FAIR. Transparentes Entwicklungsmodell – Leistung lohnt sich, Loyalität auch. Attraktive Boni & 30+ Urlaubstage.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung inkl. Zeugnisse und Gehaltsvorstellung
#J-18808-Ljbffr
Assistenz im Office Management / Backoffice Support / Teamassistenz Arbeitgeber: itestra GmbH
Kontaktperson:
itestra GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz im Office Management / Backoffice Support / Teamassistenz
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Immobilienverwaltung oder im Office Management tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Software-Tools, die in der Branche verwendet werden, insbesondere ERP-Systeme. Wenn du bereits Kenntnisse in diesen Programmen hast, kannst du dies in Gesprächen hervorheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Büroorganisation und -verwaltung vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Unternehmenskultur von itestra. Informiere dich über ihre Werte und wie du dazu beitragen kannst, das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen. Das wird in einem persönlichen Gespräch positiv wahrgenommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz im Office Management / Backoffice Support / Teamassistenz
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen itestra und dessen Dienstleistungen. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Unternehmenskultur, Werte und aktuelle Projekte zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine kaufmännische Ausbildung und deine Kenntnisse im Office Management sowie in der Immobilienverwaltung.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für die Teamassistenz bist. Gehe auf deine Organisationstalente, Kommunikationsstärke und Eigeninitiative ein.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente, einschließlich Zeugnisse und Gehaltsvorstellungen, vollständig und korrekt sind. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind, bevor du sie einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei itestra GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigt hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel mit Büroorganisation und Verwaltung zu tun hat, solltest du konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten parat haben. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Projekte oder Aufgaben strukturiert und effizient umgesetzt hast.
✨Kommunikationsstärke demonstrieren
In dieser Rolle ist Kommunikation entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten betreffen. Du könntest auch eine Situation schildern, in der du erfolgreich mit einem Team oder Kunden kommuniziert hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen stellst. Frage nach den Werten des Unternehmens oder wie das Team zusammenarbeitet. Das zeigt, dass du nicht nur an der Stelle, sondern auch am Unternehmen selbst interessiert bist.
