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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte das Office Management und HR-Prozesse in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: Innovatives Unternehmen mit internationalem Fokus und starkem Teamgeist.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Community-Events und ergonomische Arbeitsplätze.
- Warum dieser Job: Gestalte ein positives Arbeitsumfeld und entwickle deine Karriere in einem wachsenden Unternehmen.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management oder Personalwesen.
- Andere Informationen: Wöchentliche Community Lunches und transparente Entwicklungsmöglichkeiten.
Wien | Teilzeit (25-30h)| ab sofort
An 15 Standorten in 5 Ländern realisieren unsere über 150 hochqualifizierten Informatiker und Informatikerinnen maßgeschneiderte Softwaresysteme für das digitale Business von morgen. Unsere Kunden sind internationale Konzerne und erfolgreiche mittelständische Unternehmen, die sich durch Innovation sowie Effizienz im Wettbewerb differenzieren.
Für unser neu eröffnetes Büro in Wien suchen wir dich als zentrale Ansprechperson für alle organisatorischen und administrativen Themen. In dieser vielseitigen Rolle übernimmst du Verantwortung im Office Management und im Human Resources Bereich und trägst dazu bei, dass unser Wiener Standort reibungslos läuft.
Aufgaben
- Du bist verantwortlich für den strukturierten Ablauf im Backoffice – von Verträgen über Abrechnungen bis hin zu Posteingang und Empfang.
- Du stellst sicher, dass Reisekosten korrekt erstattet werden, inklusive Berechnung von Tagegeldern.
- Du kümmerst dich um Lohnüberweisungen und übernimmst den Einkauf.
- Du führst die laufende Lohnbuchhaltung, das Belegmanagement sowie die Verarbeitung von Kontoauszügen.
- Du verantwortest die Abstimmung mit dem Steuerbüro in Bezug auf Kreditoren- und Lohnbuchhaltung.
- Perspektivisch übernimmst du auch die Kundenverwaltung mit Auftragseingang und Rechnungsstellung (Debitorenbuchhaltung).
Human Resources
- Du verantwortest den Export von Arbeitsstunden und die vorbereitende Lohnbuchhaltung.
- Du begleitest neue Mitarbeiter durch ein strukturiertes Onboarding und unterstützt in allen administrativen HR-Prozessen.
- Du erstellst und verwaltest Arbeitsverträge.
- Du unterstützt bei arbeitsrechtlichen Fragestellungen.
- Du kümmerst dich um die Mitarbeiterausstattung und sorgst für ein positives Arbeitsumfeld.
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium.
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder Personalwesen.
- Erste Erfahrung im Personalwesen und in der Lohnbuchhaltung.
- Erste Kenntnisse und Interesse am österreichischen Arbeitsrecht.
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sicherer Umgang mit MS Office.
- Eine lösungsorientierte, selbständige und strukturierte Arbeitsweise.
- Organisationstalent, Kommunikationsstärke, Teamgeist und Eigeninitiative.
Benefits
- Wöchentlicher Community Lunch. Spannende Events Off- und Online. Jährlich 2 Wochenenden mit Familie & Partnern.
- Monatlicher Exchange Day.
- Regionale Büros. Zu dir passende Arbeitszeiten & -orte.
- Wellpass. Ergonomische Arbeitsplätze. Tischtennis & Kicker für den Pausenausgleich.
- Transparentes Entwicklungsmodell - Leistung lohnt sich, Loyalität auch. Attraktive Boni & 30 Urlaubstage.
Für diese Position bieten wir ein Mindestgehalt von € 1.430 brutto pro Monat bei 25h|Woche. Je nach Qualifikation und Berufserfahrung mit Bereitschaft zur Überzahlung.
Office & HR Administrator Arbeitgeber: itestra
Kontaktperson:
itestra HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office & HR Administrator
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Messen, in Online-Foren oder bei lokalen Events – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns helfen können, den Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen auf dich zukommen. Gehe aktiv auf Unternehmen zu, die dich interessieren, und frage nach offenen Positionen. Wir können auch Initiativbewerbungen schicken, um unser Interesse zu zeigen!
✨Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die Branche, bevor du zum Gespräch gehst. Wir sollten unsere Antworten auf häufige Fragen vorbereiten und auch eigene Fragen parat haben, um unser Interesse zu zeigen.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wenn du eine Stelle gefunden hast, die dir gefällt, bewirb dich direkt über unsere Website. Das zeigt, dass du motiviert bist und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office & HR Administrator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenanzeige genau an und passe dein Anschreiben sowie deinen Lebenslauf an die Anforderungen an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu der Rolle als Office & HR Administrator passen.
Klarheit und Struktur: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es für uns einfacher, deine Qualifikationen zu erkennen!
Bewirb dich direkt über unsere Website: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und unkompliziert erhalten, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So können wir dich schneller kennenlernen und den Prozess beschleunigen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei itestra vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über das Unternehmen zu erfahren. Schau dir die Website an, lies über ihre Projekte und verstehe, was sie von anderen unterscheidet. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir im Voraus einige konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management und Personalwesen unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele während des Interviews zu teilen, um deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und das Team beziehen. Fragen wie 'Wie wird Teamarbeit hier gefördert?' oder 'Welche Möglichkeiten gibt es für persönliche Weiterentwicklung?' zeigen, dass du an einem positiven Arbeitsumfeld interessiert bist.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten während des Interviews zeigst. Achte darauf, klar und strukturiert zu sprechen und aktiv zuzuhören, wenn dir Fragen gestellt werden. Das hinterlässt einen positiven Eindruck.
