Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein kleines Team und manage Dokumentenprozesse in Bonn.
- Unternehmen: IU Internationale Hochschule - Deutschlands größte Hochschule mit innovativer Kultur.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, kostenlose Weiterbildungen und 33 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Werde Teil eines vielfältigen Teams, das Innovation und Zusammenarbeit schätzt.
- Warum dieser Job: Gestalte Deine Karriere in einem dynamischen Umfeld mit echten Entwicklungsmöglichkeiten.
- Qualifikationen: Berufserfahrung im Büro, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Wachse mit uns - starte Deine Karriere bei der IU! Stärke unser People Operations Support Team in Vollzeit (40 Std./Woche) oder Teilzeit (min. 32h/Woche) als Koordinator Dokumentenmanagement (m/w/d) innerhalb Deutschlands vor Ort am Standort Bonn.
Deine Aufgaben
- Übernehmen der fachlichen Führung eines kleinen Post- und Scan-Teams an unserem Standort in Bonn sowie aktive Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft.
- Sicherstellen und eigenständiges Durchführen einer ordnungsgemäßen Verarbeitung, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten (z. B. Stammdatenpflege, Vertragsdruck, postalische Zuordnung).
- Gewährleisten der Einhaltung gesetzlicher und interner Compliance-Vorgaben, insbesondere hinsichtlich Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.
- Koordinieren, Steuern und Priorisieren der täglichen Aufgaben innerhalb des Post- und Scan-Teams.
- Enge Zusammenarbeit mit HR, Betriebsrat, Legal sowie weiteren relevanten Schnittstellen, um reibungslose Dokumenten- und Informationsflüsse sicherzustellen.
- Standardisieren und kontinuierliches Optimieren der Post-, Scan- und Dokumentenprozesse sowie Monitoring und Analyse relevanter KPIs.
Dein Profil
- Berufserfahrung im HR- oder dienstleistungsnahen Büro-Umfeld, sowie eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
- Strukturierte, detailorientierte und proaktive Arbeitsweise.
- Kommunikationsstärke und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern sowie fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Grundkenntnisse im Arbeitsrecht und Datenschutz (insbesondere DSGVO) wünschenswert.
- Erste Erfahrung in der fachlichen Führung von Teams von Vorteil, jedoch nicht zwingend notwendig.
- Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen, sowie die Motivation sich in neue Tools einzuarbeiten.
Was wir bieten
- Wir unterstützen und ermutigen Dich darin, Deine persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen.
- Unsere digitale DNA macht Remote Work zum Standard. Ob von zuhause oder bis zu sechs Monate im Jahr aus dem Ausland - Du entscheidest, wo du am produktivsten bist.
- Es ist Dein Job: Wir vertrauen Dir und geben Dir den größtmöglichen Freiraum, Dich selbst zu organisieren.
- Profitiere von kostenlosen Weiterbildungen, Sprachkursen und vergünstigten Studiengängen.
- Wir subventionieren Dir Dein DeutschlandTicket, sodass Du monatlich nur 13,45 € zahlst.
- 33 Tage Erholung: Neben 30 frei wählbaren Urlaubstagen pro Jahr schenken wir Dir zusätzlich einen freien Tag an Deinem Geburtstag sowie freie Tage an Heiligabend und Silvester.
IU Internationale Hochschule (IU) ist Deutschlands größte Hochschule - und wir sind nicht nur zum Studieren eine hervorragende Wahl, sondern auch ein ausgezeichneter Great Place to Work®!
Auf Worte folgen Taten: Wir nehmen unsere “Culture Of Everyone” sehr ernst und möchten an dieser Stelle nochmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass Du herzlich bei uns willkommen bist, ganz unabhängig davon welche Herkunft, Religion, Geschlecht, Alter, sexuelle Orientierung oder Beeinträchtigung Du mitbringst.
Koordinator Dokumentenmanagement (m/w/d) Arbeitgeber: IU International University of Applied Sciences
Die IU Internationale Hochschule in Köln bietet eine inspirierende Umgebung für Dozenten, die nicht nur lehren, sondern auch aktiv zur Gestaltung der Zukunft der Bildung beitragen möchten. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einer wertschätzenden Du-Kultur und zahlreichen Networking-Möglichkeiten fördert die Hochschule die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter. Hier hast du die Freiheit, innovative Lehrmethoden zu nutzen und in kleinen Gruppen von maximal 40 Studierenden zu unterrichten, was eine individuelle Betreuung und einen aktiven Lernprozess ermöglicht.
Kontaktdaten:
IU International University of Applied Sciences Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Koordinator Dokumentenmanagement (m/w/d) erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf IU International University of Applied Sciences aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch IU International University of Applied Sciences, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Koordinator Dokumentenmanagement (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei IU International University of Applied Sciences klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei IU International University of Applied Sciences vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie IU International University of Applied Sciences die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
