Management & Executive Coordinator in München (m/f/d)

Schließe Dich unserer Mission an, Bildung für alle zugänglich zu machen. Verstärke ab sofort in Vollzeit (40 Std./Woche) als Management & Executive Coordinator (m/w/d) für die IU Internationale Hochschule und die IU Group unser Team in München – hybrid mit 3‑4 Tagen im Office und 1‑2 Tagen im Homeoffice.

Deine Aufgaben

• Direkte Unterstützung des Rektors und des CPO: Du bist zentrale Ansprechperson für beide, koordinierst und priorisierst administrative und organisatorische Aufgaben und sorgst für reibungslose Tagesabläufe.
• Organisation von Terminen, Reisen & Events: Du planst und koordinierst Meetings, interne Veranstaltungen und Dienstreisen und stellst eine reibungslose Durchführung sicher.
• Inhaltliche Vorbereitung & digitale Unterstützung: Du erstellst Präsentationen und Entscheidungsunterlagen und nutzt moderne Tools sowie KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung.
• Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du übernimmst die professionelle Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern und baust Arbeitsbeziehungen auf.
• Projekt- und Office Management: Du übernimmst eigenständig kleinere Projekte, optimierst Prozesse (auch mithilfe digitaler Tools und KI) und sorgst für ein funktionierendes Backoffice – stets diskret im Umgang mit sensiblen Themen.

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Top‑Management‑ oder Vorstandsebene, idealerweise im Umfeld von Beratung, Wissenschaft, HR oder Unternehmensführung.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohe digitale Affinität, sicher im Umgang mit MS Office sowie modernen Tools und KI-Anwendungen.
• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise mit klarem Blick für Prioritäten.
• Offenes, freundliches Auftreten sowie starke Kommunikations- und Netzwerkfähigkeiten.
• Verbindlichkeit und Durchsetzungsstärke, um Themen aktiv voranzutreiben.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude daran, Führungskräfte effektiv zu entlasten.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit auch in anspruchsvollen Situationen.
• Flexibilität und Bereitschaft, dich auf wechselnde Anforderungen einzustellen.

Was wir bieten

• Be you at IU: Wir unterstützen und ermutigen Dich darin, Deine persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen.
• Das Beste aus beiden Welten: Arbeite dort, wo Du am meisten bewegen kannst. Im Office profitierst Du von persönlichem Austausch, kurzen Abstimmungswegen und einer modernen Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit leicht macht.
• ... und zeitlich flexibel: Es ist Dein Job: Wir vertrauen Dir und geben Dir den größtmöglichen Freiraum, Dich selbst zu organisieren.
• Bring Dein Wissen auf ein neues Niveau: Profitiere von kostenlosen Weiterbildungen, Sprachkursen und vergünstigten Studiengängen.
• Nachhaltig ans Ziel: Wir subventionieren Dir Dein DeutschlandTicket, sodass Du monatlich nur 13,45 € zahlst.
• 33 Tage Erholung: Neben 30 frei wählbaren Urlaubstagen pro Jahr schenken wir Dir zusätzlich einen freien Tag an Deinem Geburtstag sowie freie Tage an Heiligabend und Silvester.

Auf Worte folgen Taten: Wir nehmen unsere “Culture Of Everyone” sehr ernst und möchten an dieser Stelle nochmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass Du herzlich bei uns willkommen bist, ganz unabhängig davon welche Herkunft, Religion, Geschlecht, Alter, sexuelle Orientierung oder Beeinträchtigung Du mitbringst. Wir freuen uns auf ein vielfältiges Miteinander hier an der IU!