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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte administrative Aufgaben und unterstütze das Team bei der Akquisition von Mandaten.
- Arbeitgeber: IUB Engineering AG, ein führendes Ingenieurbüro mit über 50 Jahren Erfahrung.
- Mitarbeitervorteile: Vielseitige Tätigkeit, selbstständiges Arbeiten und ein unterstützendes Team.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Sekretariat und gute IT-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten in einem kleinen, eingespielten Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die IUB Engineering AG ist eine führende, multidisziplinäre Ingenieur-Unternehmung, welche sich seit über 50 Jahren mit der Planung und Realisierung von Infrastrukturanlagen in den Gebieten Energie, Verkehr und Umwelt engagiert. Unser Backoffice stellt alle administrativen und organisatorischen Prozesse sicher und ist die erste Anlaufstelle sowohl für unsere Kunden und Geschäftspartner wie auch für interne Anliegen. An unserem Hauptsitz in Bern suchen wir eine vielseitige und kundenfreundliche Persönlichkeit.
Arbeitsort: Bern / 80 - 100 %
Ihr Verantwortungsbereich:
- Ausführung aller anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben im Backoffice
- Bearbeitung telefonischer Anfragen
- Tägliche Korrespondenz
- Termin- und Sitzungsorganisation
- Material- und Postverwaltung
- Stellvertretung der Leiterin Backoffice bei deren Abwesenheit
- Mitwirkung bei der Akquisition von Mandaten
- Verfolgung der Publikationen auf der offiziellen simap-Plattform
- Teilnahme an internen Akquisitionssitzungen
- Erstellung von Offerten in Zusammenarbeit mit Projektleitenden
- Prüfung der Vollständigkeit der Unterlagen
- Sicherstellung der Einhaltung der Termine
Ihr Profil:
- Kaufm. Grundausbildung mit Berufserfahrung im Sekretariat/Projektadministration, von Vorteil in der Bauplanungsbranche oder ähnlich
- Gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
- Strukturierte Arbeitsweise sowie Detailgenauigkeit und Sorgfalt beim Gegenlesen von Berichten und Offerten
- Gutes Zahlenverständnis
- Flair für organisatorische Aufgaben sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, von Vorteil gute Französischkenntnisse
Bei uns arbeiten:
Wir bieten Ihnen eine sehr vielseitige und selbständige Tätigkeit, bei der Sie Verantwortung übernehmen können. Es erwartet Sie ein kleines, eingespieltes Team, das sich gegenseitig unterstützt und ergänzt.
Fühlen Sie sich angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Für Fragen steht Ihnen Christine Dällenbach, Leiterin Sekretariat, gerne zur Verfügung.
Mitarbeiter:in Backoffice / Sachbearbeiter:in Arbeitgeber: IUB Engineering AG
Kontaktperson:
IUB Engineering AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in Backoffice / Sachbearbeiter:in
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt bei der IUB Engineering AG anzurufen. Frag nach, ob sie deine Bewerbung erhalten haben und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die IUB Engineering AG und ihre Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an ihrer Arbeit hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Außerdem kannst du dich über weitere offene Stellen informieren, die zu deinem Profil passen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in Backoffice / Sachbearbeiter:in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Schreibe in deinem Anschreiben, was dich motiviert und warum du genau zu uns passt. Authentizität kommt immer gut an!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Infos finden können. Das zeigt uns auch deine organisatorischen Fähigkeiten!
Pass auf die Details auf!: Sorgfalt ist wichtig, besonders bei der Korrespondenz. Lies deine Unterlagen mehrmals durch, um Tippfehler oder Ungenauigkeiten zu vermeiden. Ein fehlerfreies Dokument hinterlässt einen guten Eindruck!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, nutze bitte unser Online-Bewerbungsformular auf der Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei IUB Engineering AG vorbereitest
✨Informiere dich über die IUB Engineering AG
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die IUB Engineering AG verschaffen. Schau dir ihre Projekte und Werte an, um zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist und gut ins Team passt.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Backoffice und in der Projektadministration unter Beweis stellen. So kannst du während des Interviews anschaulich erklären, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Stelle viel mit Organisation zu tun hat, sei bereit, über deine Methoden zur Termin- und Sitzungsorganisation zu sprechen. Vielleicht hast du auch Tipps oder Tools, die dir helfen, den Überblick zu behalten – das kommt immer gut an!
✨Sprich über deine Dienstleistungsorientierung
In einem Backoffice ist es wichtig, kundenfreundlich zu sein. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit auf Kundenanfragen reagiert hast und wie du stets bestrebt bist, die Erwartungen zu übertreffen.