Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die logistische Planung für internationale Veranstaltungen mit 1.000 bis 6.000 Teilnehmern.
- Unternehmen: IUCN, eine führende Organisation im Bereich Naturschutz und Umwelt.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, internationale Erfahrung und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen.
- Weitere Informationen: Reisebereitschaft und Teamarbeit sind entscheidend für den Erfolg in dieser Rolle.
- Warum dieser Job: Gestalte bedeutende globale Events und arbeite mit einem dynamischen Team zusammen.
- Qualifikationen: Mindestens 7 Jahre Erfahrung in der Eventplanung und ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 51750 - 63250 € pro Jahr.
Der Senior Project Officer - Convenings (SPO) wird an den Direktor der Global Convenings and Events Unit am IUCN-Hauptsitz berichten. Er/Sie ist verantwortlich für die Durchführung eines Teils der logistischen Arrangements für IUCN-Veranstaltungen.
Besondere Aufgaben:
- Entwicklung technischer Anforderungen für die Beschaffung, Planung, Gestaltung und Umsetzung von Lösungen für Veranstaltungen mit 1.000 bis 6.000 Teilnehmern.
- Koordination mit dem IT-Team zur Integration von IT-Anwendungen für Veranstaltungen (z.B. Website, Konferenzprogramm, Konferenzpläne, interne Software, Web-Apps, Registrierungsformulare) und Sicherstellung einer nahtlosen Integration mit internen Systemen.
- Zusammenarbeit mit dem Professional Conference Organiser (PCO) und Partnern zur Bereitstellung von Dienstleistungen für Registrierung und Ausstellung.
- Kontaktaufnahme mit dem Professional Congress Organiser (PCO) und anderen Anbietern für Dolmetsch- und Übersetzungsdienste sowie Koordination der IT-Bedürfnisse für Netzwerk, Ausrüstung und Bandbreite.
- Rekrutierung und Management von 2 direkten Mitarbeitern für die Durchführung aller notwendigen logistischen Arrangements, abhängig von der Verfügbarkeit von Mitteln.
- Einrichtung, Überwachung und Fehlersuche bei den Abläufen vor Ort in Zusammenarbeit mit den Teams des Gastlandes.
- Sicherstellung der termingerechten Lieferung und Qualitätskontrolle aller Arrangements vor und während der Veranstaltungen, Überwachung der Dienstleistungen von Subunternehmern und Umsetzung von Notfallplänen nach Bedarf.
- Koordination mit dem Personal, um sicherzustellen, dass ihre Konferenzanforderungen effektiv erfüllt werden.
- Vorbereitung und Teilnahme an Besprechungen und Standortbesichtigungen im Zusammenhang mit der Veranstaltungsplanung.
- Beitrag zu Evaluations- und Erfahrungsberichten, um eine angemessene Nachverfolgung nach der Veranstaltung sicherzustellen.
- Unterstützung des Direktors der Global Convenings and Events nach Bedarf.
Anforderungen:
- Mindestens 7 Jahre Erfahrung im Eventmanagement, vorzugsweise mit internationalen Verbänden oder Organisationen, idealerweise mit Großveranstaltungen (>2000 Teilnehmer) oder ähnlichem Umfang.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung komplexer Abläufe für große Veranstaltungen.
- Beherrschung der Budgetverfolgung mit Excel und die Fähigkeit, große Datensätze zu analysieren, Berichte zu erstellen, Pivot-Tabellen und Diagramme zu erstellen. Eine Excel-Zertifizierung wäre von Vorteil.
- Nachgewiesene Expertise in Beschaffungsprozessen, einschließlich Erfahrung in der Durchführung komplexer Ausschreibungen (RFPs) für spezifische Dienstleistungen.
- Fähigkeit zur Priorisierung und Multitasking: Fähigkeit, praktisch zu arbeiten und mehrere Aspekte gleichzeitig effizient zu handhaben, Aufgaben effektiv zu priorisieren, um Fristen und Ziele zu erreichen.
- Fähigkeit, mit komplexen Bewertungs- und Risikobewertungsmatrizen zu arbeiten.
- Fließende Englischkenntnisse, Kenntnisse in Spanisch sind sehr wünschenswert, und Französisch wäre ein Plus.
- Ausgezeichnete Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.
- Fähigkeit, Risiken vorherzusehen und umsetzbare Lösungen zu identifizieren und bereitzustellen.
- Bereitschaft zu regelmäßigen Reisen und Verfügbarkeit für 2-3 Wochen vor den Veranstaltungen.
- Teamplayer mit einer positiven Einstellung und der Fähigkeit, effektive Beziehungen zu Menschen auf allen Ebenen und in allen Geschäftsbereichen aufzubauen.
- Vorherige Kenntnisse der IUCN-Convenings werden bei der Bewertung der Kandidaten priorisiert.
Die Stelle schließt um Mitternacht, Schweizer Zeit (GMT+1 / GMT+2 während der Sommerzeit, DST).
Senior Project Officer Arbeitgeber: IUCN World Commission on Environmental Law
IUCN ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, an bedeutenden Projekten im Bereich Naturschutz und nachhaltige Entwicklung zu arbeiten. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und persönlicher Weiterentwicklung fördert IUCN eine flexible Arbeitskultur, in der innovative Ideen geschätzt werden. Die Position des Nature Restoration Officer in einem internationalen Umfeld ermöglicht es Ihnen, aktiv zur Umsetzung von EU-Naturschutzrichtlinien beizutragen und Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Team weiterzuentwickeln.
Kontaktdaten:
IUCN World Commission on Environmental Law Recruiting-Team
