Governance Officer

Verantwortlichkeiten

• Vorbereitung und Durchführung von Governance-Meetings. Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen des Rates, des Büros, der ständigen Ausschüsse des Rates und verwandter Unterorganisationen unter der Aufsicht des Senior Governance Managers – Sekretär des Rates. Erstellung und Überprüfung von Tagesordnungen, annotierten Tagesordnungen, Entwurf von Entscheidungen, Entscheidungsblättern, Präsentationen und verwandten Governance-Dokumenten.
• Durchführung von Qualitätskontrollen der Dokumentation vor der Verteilung, einschließlich Konsistenz, Vollständigkeit, Formatierung und Freigabestatus. Unterstützung von Online-, Hybrid- und Präsenzmeetings, einschließlich Dokumentation, Teilnehmerkoordination, Redelisten und Echtzeit-Konsolidierung von Entwurfsentscheidungen oder Meeting-Ergebnissen.
• Unterstützung bei den governancebezogenen Vorbereitungen für den World Conservation Congress und die Mitgliederversammlung, insbesondere in Bezug auf die Verantwortlichkeiten des Rates.
• Aufzeichnung, Entscheidungen und Nachverfolgung. Erstellung erster Entwürfe von Zusammenfassungsprotokollen, Minuten, Ergebnisdokumenten und Mitteilungen nach dem Meeting zur Überprüfung und Finalisierung durch den Senior Governance Manager – Sekretär des Rates. Pflege von Entscheidungsregistern, Implementierungsnachverfolgungen und Governance-Aufzeichnungen sowie Nachverfolgung mit relevanten Einheiten zu Fristen und Statusupdates.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Berichten und Updates zur Umsetzung von Entscheidungen des Rates, des Büros und der Ausschüsse.
• Unterstützung der ständigen Ausschüsse und Unterorganisationen. Unterstützung bei der Koordination von Kalendern, Arbeitsplänen, Dokumentationen und Ergebnissen für die ständigen Ausschüsse des Rates, Arbeitsgruppen und andere Unterorganisationen. Unterstützung der Sekretariats-Ansprechpartner und Ausschussvorsitzenden bei der Vorbereitung von Meetings, Materialien und Ergebnissen zur Prüfung durch den Rat.
• Erstellung von Informationsnotizen, Hintergrundzusammenfassungen, faktischen Eingaben und Recherchen zu governancebezogenen Themen auf Anfrage.
• Unterstützung des Präsidenten und der Führung. Unterstützung bei der Vorbereitung von governancebezogenen Informationsmaterialien, Reden und Korrespondenz für den Präsidenten und die Führung des Rates unter Anleitung des Senior Governance Managers – Sekretär des Rates. Unterstützung bei der Nachverfolgung und Organisation ausgewählter Korrespondenz, die an den Präsidenten gerichtet ist oder von ihm ausgeht.
• Administrative Unterstützung, Dokumentenmanagement und Budgetunterstützung. Unterstützung bei der Verteilung, Formatierung, Veröffentlichung und Ablage von Governance-Dokumenten gemäß den geltenden internen Verfahren. Unterstützung bei der Meeting-Administration, Kontaktlisten, Einladungen, logistischen Informationen und der Zusammenarbeit mit Dienstleistern. Unterstützung des Senior Governance Managers bei der Nachverfolgung von Haushaltsangelegenheiten der Governance-Einheit und des Rates und Kennzeichnung administrativer, finanzieller oder verfahrensrechtlicher Probleme, die einer Nachverfolgung bedürfen.
• Beitrag zur Verbesserung von Governance-Vorlagen, Ablagesystemen, Nachverfolgungen und Arbeitsabläufen.
• Sonstige Aufgaben. Durchführung anderer Aufgaben, die mit der Rolle und dem Grad übereinstimmen, wie angefordert.

Anforderungen

• Master-Abschluss in internationalen Beziehungen, öffentlicher Verwaltung, Recht, Politikwissenschaft oder einem anderen eng verwandten Fachgebiet ist erforderlich.
• Mindestens zwei Jahre relevante Berufserfahrung in der Unterstützung von Governance, in der Arbeit mit Exekutiv- oder Vorstandsekretariaten, institutionellen Prozessen oder Koordinationsfunktionen in einer internationalen Organisation, öffentlichen Institution, NGO oder ähnlichem Umfeld.
• Erfahrung in der Vorbereitung von Meeting-Dokumentationen, dem Verfassen von Protokollen oder Entscheidungen und der Nachverfolgung von Maßnahmen ist erforderlich.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der oberen Führungsebene, Gremien, Ausschüssen oder gewählten Mitgliedern ist sehr wünschenswert.
• Erfahrung in mehrsprachigen und multikulturellen Arbeitsumgebungen ist von Vorteil.
• Starke Schreib-, Analyse- und Organisationsfähigkeiten mit hervorragender Aufmerksamkeit für Details.
• Fähigkeit, mehrere Arbeitsabläufe gleichzeitig zu verwalten und qualitativ hochwertige Ergebnisse unter engen Fristen zu liefern.
• Gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, sensible und vertrauliche Angelegenheiten mit Diskretion, Takt und Professionalität zu behandeln.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und Serviceorientierung gegenüber internen Kunden, einschließlich Rat, Büro, ständigen Ausschüssen und dem Präsidenten.
• Kenntnisse in Microsoft Office, Online-Zusammenarbeitstools und virtuellen Meeting-Plattformen.
• Lösungsorientiert, flexibel und engagiert für Genauigkeit, institutionelles Gedächtnis und kontinuierliche Verbesserung.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse sind erforderlich. Gute Kenntnisse in Französisch und/oder Spanisch wären von Vorteil.

Gehalt

Das Bruttojahresgehalt für diese Position liegt zwischen CHF und CHF, vorbehaltlich Abzügen für Sozialversicherungsbeiträge und der zweiten Säule der Altersvorsorge und vor Steuern. Während dies ein indikatives Betrag ist, der ab dem aktuellen Datum wirksam ist, können Änderungen gemäß den Vergütungspraktiken der IUCN ohne vorherige Ankündigung erfolgen. Das Gleiche gilt für andere Organisationen, die von der IUCN gehostet werden.

Bewerbungen

Bewerber werden gebeten, sich online über das HR-Management-System zu bewerben, indem sie die Stellenanzeige öffnen und auf die Schaltfläche "Bewerben" klicken. Bewerber werden aufgefordert, ein Konto zu erstellen und ihre Profilinformationen einzureichen. Bewerbungen werden nach dem Ablaufdatum nicht akzeptiert. Die Stelle schließt um Mitternacht, Schweizer Zeit (GMT+1 / GMT+2 während der Sommerzeit). Bitte beachten Sie, dass nur ausgewählte Bewerber persönlich zu Vorstellungsgesprächen kontaktiert werden.

Weitere Stellenangebote werden auf der IUCN-Website veröffentlicht.