Governance Officer

Organisation: International Union for Conservation of Nature (IUCN)

Location: Headquarters, Gland, Switzerland

Reporting to: Senior Governance Manager

Work percentage: 100%

Grade: P1

Expected start date: 01 September 2026

Type of contract: Max-term (up to 24 months with possibility of renewal)

Hintergrund

Die Governance-Einheit unterstützt den IUCN-Rat, das Büro, die ständigen Ausschüsse des Rates und den Präsidenten bei der Ausübung ihrer Funktionen gemäß den IUCN-Satzungen, -Vorschriften und -Verfahrensregeln. Die Einheit unterstützt die effektive Organisation von Governance-Prozessen, die rechtzeitige Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungen sowie die Pflege genauer Aufzeichnungen und Governance-Dokumentationen. Unter der Aufsicht des Senior Governance Managers – Sekretär des Rates bietet der Governance Officer professionelle, koordinierende, redaktionelle und administrative Unterstützung für die Planung, Vorbereitung und Nachverfolgung von Governance-Prozessen. Die Rolle unterstützt zugewiesene Aspekte der Arbeitsabläufe des Rates, des Büros, der ständigen Ausschüsse und verwandter Governance-Prozesse, mit einem besonderen Fokus auf Dokumentation, Sitzungskoordination, Aufzeichnung, Entscheidungsverfolgung, Unterstützung von Nebenorganen und ausgewählte governance-bezogene Korrespondenz. Die Position erfordert Genauigkeit, Diskretion, Serviceorientierung und die Fähigkeit, unter engen Fristen zu arbeiten. Die Rolle erfordert gelegentliche Reisen.

Stellenbeschreibung

• Vorbereitung und Durchführung von Governance-Sitzungen: Unterstützung der zugewiesenen Aspekte der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen des Rates, des Büros, der ständigen Ausschüsse des Rates und verwandter Nebenorgane unter der Aufsicht des Senior Governance Managers – Sekretär des Rates. Vorbereitung und Überprüfung von Tagesordnungen, annotierten Tagesordnungen, Entwurfsentscheidungen, Entscheidungsschreiben, Präsentationen und verwandten Governance-Dokumentationen. Durchführung von Qualitätskontrollen der Dokumentation vor der Verteilung, einschließlich Konsistenz, Vollständigkeit, Formatierung und Freigabestatus. Unterstützung von Online-, Hybrid- und Präsenzsitzungen, einschließlich Dokumentation, Teilnehmerkoordination, Redelisten und Echtzeit-Konsolidierung von Entwurfsentscheidungen oder Sitzungsergebnissen. Unterstützung der governance-bezogenen Vorbereitungen für den World Conservation Congress und die Mitgliederversammlung, insbesondere in Bezug auf die Verantwortlichkeiten des Rates.
• Aufzeichnungen, Entscheidungen und Nachverfolgung: Erstellung von ersten Entwürfen von Zusammenfassungsprotokollen, Minuten, Ergebnisdokumenten und Nachbesprechungsmitteilungen zur Überprüfung und Finalisierung durch den Senior Governance Manager – Sekretär des Rates. Pflege von Entscheidungsregistern, Implementierungsnachverfolgern und Governance-Aufzeichnungen sowie Nachverfolgung mit relevanten Einheiten bezüglich Fristen und Statusupdates. Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Aktualisierungen zur Umsetzung von Entscheidungen des Rates, des Büros und der Ausschüsse.
• Unterstützung für Ständige Ausschüsse und Nebenorgane: Unterstützung der Koordination von Kalendern, Arbeitsplänen, Dokumentationen und Ergebnissen für die ständigen Ausschüsse des Rates, Arbeitsgruppen und andere Nebenorgane. Unterstützung der Sekretariats-Ansprechpartner und Ausschussvorsitzenden bei der Vorbereitung von Sitzungen, Materialien und Ergebnissen zur Prüfung durch den Rat. Erstellung von Informationsnotizen, Hintergrundzusammenfassungen, sachlichen Eingaben und Recherchen zu governance-bezogenen Angelegenheiten auf Anfrage.
• Unterstützung des Präsidenten und der Führung: Unterstützung bei der Vorbereitung von governance-bezogenen Informationsmaterialien, Reden und Korrespondenz für den Präsidenten und die Führung des Rates unter Anleitung des Senior Governance Managers – Sekretär des Rates. Unterstützung bei der Nachverfolgung und Organisation ausgewählter Korrespondenz, die an den Präsidenten gerichtet ist oder von diesem ausgeht.
• Administrative, Dokumentenmanagement- und Budgetunterstützung: Unterstützung bei der Verteilung, Formatierung, Veröffentlichung und Ablage von Governance-Dokumenten gemäß den geltenden internen Verfahren. Unterstützung bei der Sitzungsadministration, Kontaktlisten, Einladungen, logistischen Informationen und der Zusammenarbeit mit Dienstleistern. Unterstützung des Senior Governance Managers bei der Nachverfolgung von Haushaltsangelegenheiten der Governance-Einheit und des Rates und Kennzeichnung administrativer, finanzieller oder verfahrensbezogener Probleme, die einer Nachverfolgung bedürfen. Beitrag zur Verbesserung von Governance-Vorlagen, Ablagesystemen, Nachverfolgern und Arbeitsabläufen.
• Weitere Aufgaben: Durchführung anderer Aufgaben, die mit der Rolle und dem Grad übereinstimmen, wie angefordert.

Anforderungen

• Master-Abschluss in internationalen Beziehungen, öffentlicher Verwaltung, Recht, Politikwissenschaft oder einem anderen eng verwandten Fachgebiet ist erforderlich.
• Mindestens zwei Jahre relevante Berufserfahrung in der Unterstützung von Governance, der Arbeit im Vorstand oder Sekretariat, institutionellen Prozessen oder Koordinationsfunktionen in einer internationalen Organisation, öffentlichen Institution, NGO oder ähnlichem Umfeld.
• Erfahrung in der Vorbereitung von Sitzungsdokumentationen, dem Verfassen von Protokollen oder Entscheidungen und der Nachverfolgung von Maßnahmen ist erforderlich.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der oberen Führungsebene, Gremien, Ausschüssen oder gewählten Mitgliedern ist sehr wünschenswert.
• Erfahrung in mehrsprachigen und multikulturellen Arbeitsumgebungen ist von Vorteil.
• Starke redaktionelle, analytische und organisatorische Fähigkeiten mit hervorragender Aufmerksamkeit für Details.
• Fähigkeit, mehrere Arbeitsabläufe gleichzeitig zu verwalten und qualitativ hochwertige Ergebnisse unter engen Fristen zu liefern.
• Gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, sensible und vertrauliche Angelegenheiten mit Diskretion, Takt und Professionalität zu behandeln.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und Serviceorientierung gegenüber internen Kunden, einschließlich Rat, Büro, ständigen Ausschüssen und dem Präsidenten.
• Kenntnisse in Microsoft Office, Online-Zusammenarbeitstools und virtuellen Meeting-Plattformen.
• Lösungsorientiert, flexibel und engagiert für Genauigkeit, institutionelles Gedächtnis und kontinuierliche Verbesserung.
• Exzellente schriftliche und mündliche Englischkenntnisse sind erforderlich.
• Gute Kenntnisse in Französisch und/oder Spanisch wären von Vorteil.

Gehalt

Das Bruttojahresgehalt für diese Position liegt zwischen CHF 86'330 und CHF 107'913, vorbehaltlich Abzügen für Sozialversicherungsbeiträge und zweite Säule Rente, und vor Steuern. Während dies ein indikatives Betrag ist, der ab dem aktuellen Datum wirksam ist, können Änderungen gemäß den Vergütungspraxen der IUCN ohne vorherige Ankündigung erfolgen. Das Gleiche gilt für andere Organisationen, die von der IUCN gehostet werden.

Bewerbungen

Bewerber werden gebeten, sich online über das HR-Management-System zu bewerben, indem sie die Stellenanzeige öffnen und auf die Schaltfläche "Bewerben" klicken. Bewerber werden aufgefordert, ein Konto zu erstellen und ihre Profilinformationen einzureichen. Bewerbungen werden nach dem Ablaufdatum nicht mehr akzeptiert. Die Stelle schließt um Mitternacht, Schweizer Zeit (GMT+1 / GMT+2 während der Sommerzeit, DST). Bitte beachten Sie, dass nur ausgewählte Bewerber persönlich für Interviews kontaktiert werden.