Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung in Finanzen, HR und Office Management.
- Unternehmen: Innovatives Tech-Unternehmen mit globalen Kunden und einem dynamischen Team.
- Vorteile: Gestaltungsfreiraum, Karrierechancen, moderne Arbeitsplätze und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Regelmäßige Team-Events und ein modernes Büro im TechnologieZentrum Koblenz.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und bringe deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, Excel-Kenntnisse und Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir bei ivoflow verfolgen eine klare
Mission: Globale Industrieunternehmen dabei zu unterstützen, volle Transparenz über ihren strategischen Einkauf zu gewinnen und mithilfe unserer Spend- und Price-Intelligence-Plattform Einsparpotenziale automatisch aufzudecken.
Als zukunftsorientiertes, innovationsgetriebenes Tech-Unternehmen verbinden wir modernste Software mit langjähriger Einkaufsexpertise im internationalen Kontext.
Zu unseren Kunden zählen weltweit bekannte Marken wie Jaguar Land Rover, Zwilling, die Unternehmensgruppe Fischer, Dräxlmaier und ZF Lifetec.
Werde Teil eines Teams, in dem Innovation gelebt wird und jede: r seine individuellen Stärken einbringen kann.
Assistenz der Geschäftsführung
Du bist die zentrale Vertrauensperson und das organisatorische Herzstück von ivoflow.
Du arbeitest täglich eng mit den Gründern Daniel Demuth und Nicolas Neubauer zusammen, übernimmst übergreifende Verantwortung und sorgst dafür, dass das gesamte Unternehmen reibungslos funktioniert – von Finanzen über HR bis hin zu Events und Compliance.
- Deine Aufgaben
- Unterstützung Finanzplanung & Reporting
- Erstellung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen sowie Nachverfolgung offener Posten
- Reisekostenabrechnungen
- Pflege und Auswertung des Finanzplans in Excel (Kostenstellen, Soll/Ist-Vergleich)
- Vorbereitung und Aktualisierung des Salesplans
- Vorarbeit des monatlichen Investorenberichts sowie Abgleich mit Bankkonten
- Vorbuchung in DATEV Unternehmen Online sowie Rechnungsprüfung
- Personal & HR
- Vorauswahl von Bewerbungen und aktive Mitarbeit im Recruiting-Prozess
- Zusammenarbeit mit externen Recruitern
- Koordination der Gehaltsläufe
- Dokumentation von Jahresgesprächen und Zielvereinbarungen
- Erstellung von Onboarding-Plänen und -Checklisten
- Tracking von Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
- Planung von Team-Events und Firmenveranstaltungen
- Reiseplanung und -koordination sowie Verwaltung von unserer Zeiterfassungs-Software
- Compliance & Qualitätsmanagement
- Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen im Rahmen von ISO 27001 und ISO 9001
- Unterstützung bei Audit-Vorbereitungen und Zertifizierungsprozessen
- Vertriebsunterstützung
- Koordination von Kundenterminen und Marktrecherchen
- Mitwirkung bei der Organisation von Messen, Marketing-Events und Webinaren
- Office Management
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags: Bestellungen, Post, Ablage
- Ansprechpartner für externe Dienstleister und Serviceanbieter
- Mitgestaltung und Design unseres modernen Büros in Koblenz
- Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Erfahrung in einer ähnlichen Position
- Ausgeprägtes Zahlenverständnis und sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel (Formeln, Pivot, Auswertungen)
- Sehr strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Geschäftsinformationen
- Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein hoher Qualitätsanspruch
- Nutzung und Erlernen von AI Tools (Chat GPT, Claude) zur Unterstützung in alltäglichen Aufgaben
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
Benefits
- Viel Gestaltungsfreiraum und die Möglichkeit, eigene Ideen in einem innovativen Umfeld einzubringen
- Exzellente Entwicklungs- und Karriereperspektiven mit individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen
- Ein moderner Arbeitsplatz im Technologie Zentrum Koblenz (TZK) inmitten eines starken Netzwerks innovativer Unternehmen
- Hochwertige Apple-Geräte für deinen Arbeitsalltag
- Regelmäßige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten
- Betriebliche Altersvorsorge (b AV) für deine Zukunftssicherung
- Job Rad-Leasing und Wellpass-Mitgliedschaft für deine Mobilität und Gesundheit
- Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten für eine ausgewogene Work‑Life‑Balance
- #J-18808-Ljbffr
Assistenz der Geschäftsführung / Founders Associate (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit (30 Std/Woche) Arbeitgeber: ivoflow
ivoflow ist ein zukunftsorientiertes, innovationsgetriebenes Tech-Unternehmen mit einer klaren Mission: globale Industrieunternehmen bei der Optimierung ihres strategischen Einkaufs zu unterstützen. Als Assistenz der Geschäftsführung bist du das organisatorische Herzstück des Unternehmens und profitierst von einer offenen Unternehmenskultur, exzellenten Entwicklungsmöglichkeiten sowie einem modernen Arbeitsplatz im TechnologieZentrum Koblenz. Hier hast du die Chance, deine Ideen einzubringen und in einem dynamischen Umfeld zu wachsen, während du Teil eines starken Netzwerks innovativer Unternehmen bist.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz der Geschäftsführung / Founders Associate (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit (30 Std/Woche) erhalten könntest
✨Lokale Branchenveranstaltungen nutzen
Mach dich auf die Suche nach Messen und Branchenevents in der Einkaufs- und Beschaffungsbranche. Diese Veranstaltungen sind super, um mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu kommen und Kontakte zu knüpfen. Wir von StudySmarter empfehlen, auch bei den Vorträgen und Workshops aktiv teilzunehmen – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Netzwerk mit Gleichgesinnten
Tritt regionalen Netzwerkgruppen oder Online-Communities für Einkauf und Beschaffung bei. Hier kannst du nicht nur von anderen lernen, sondern auch Stellenangebote und interessante Jobmöglichkeiten entdecken. Vielleicht hört jemand von einer offenen Stelle, bevor sie offiziell veröffentlicht wird!
✨Sei aktiv auf sozialen Medien
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich in der Einkaufs-Community sichtbar zu machen – teile Artikel, kommentiere Beiträge oder veröffentliche eigene Inhalte. Viele Unternehmen schauen sich die Social-Media-Präsenz ihrer potenziellen Mitarbeiter an. Zeig, dass du ein echter Einkaufsexperte bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, die Karriereseite von ivoflow zu besuchen und dort direkt zu bewerben. Oft finden sich dort Stellenanzeigen, die nicht über andere Kanäle verbreitet werden. Wir von StudySmarter stehen dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast – sprich uns an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsführung / Founders Associate (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit (30 Std/Woche) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Einkaufskompetenzen hervor!:Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es wichtig, deine Verhandlungsgeschick und Kenntnisse in der Lieferantenanalyse zu betonen. Zeige in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele, wie du Kosten gesenkt oder Prozesse optimiert hast, um uns von deinem Talent zu überzeugen.
Zeige deine Teamfähigkeit!:Da die Arbeit im Einkauf oft kooperative Projekte mit anderen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Anschreiben zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Informiere dich über den Markt!:Füge aktuelle Informationen über Markttrends oder relevante Entwicklungen in dein Anschreiben ein. Das zeigt uns, dass du dich nicht nur für die Stelle, sondern auch für die Branche interessierst und dich proaktiv mit Trends auseinandersetzt.
Gehe auf unsere Unternehmenswerte ein!:Wenn du dich bei ivoflow bewirbst, schau dir unsere Werte und Ziele an. Betone in deiner Bewerbung, wie deine persönlichen Überzeugungen und Erfahrungen zu unserer Unternehmensphilosophie passen. Das macht einen großen Unterschied und zeigt, dass du wirklich zu uns passen möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ivoflow vorbereitet
✨Forschung zu Lieferanten und Märkten
Im Einkauf ist es entscheidend, dass wir über aktuelle Markttrends und potenzielle Lieferanten Bescheid wissen. Verschaffe dir einen Überblick über die Hauptanbieter in deinem Bereich und über deren Preisstrategien. So kannst du im Interview gezielt zeigen, dass du proaktiv grundlegende Kenntnisse zur Branche hast.
✨Kenne deine Verhandlungstechniken
In einer Vollzeitstelle im Einkauf wirst du oft verhandeln müssen. Bereite dich darauf vor, Beispiele dafür zu nennen, wie du erfolgreich Preise oder Vertragskonditionen optimiert hast. Seien es Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen – solche Geschichten nutzen wir, um unsere Verhandlungsfähigkeiten zu unterstreichen.
✨Portfolio mit Erfolgen
Obwohl der Einkauf oft weniger greifbare Ergebnisse bietet, kannst du Erfolge durch konkrete KPIs oder Projekte präsentieren. Hast du Einsparungen in der Vergangenheit erzielt oder Lieferanten gewechselt, um die Effizienz zu steigern? Stelle sicher, dass dein Lebenslauf diese Punkte klar hervorhebt.
✨Verstehe die Tools im Einkauf
Wir sollten uns auch mit den Tools und Softwareanwendungen, die im Einkauf verwendet werden, vertraut machen. Systeme wie SAP oder andere Beschaffungssoftwares könnten Teil des Gesprächs sein. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder bereit bist zu lernen.
