Personal Assistant (m/w/d)

Dank dir kann sich unser Vorstand voll auf strategische Entscheidungen, Gespräche und die für ihn wichtigen Themen konzentrieren. Warum? Weil du alles andere selbstständig entscheidest und ihm so den Rücken freihältst. Sein Kalender ist klar, sein Kopf frei, sein Alltag organisiert – beruflich wie privat. Du weißt, welche Themen jetzt wirklich wichtig sind und sorgst im Hintergrund dafür, dass vorne alles läuft. Genau dafür suchen wir dich als persönliche rechte Hand unseres Vorstands Sven. Du bist zuverlässig, ein wahres Organisationstalent und hast Freude daran, Dinge möglich zu machen? Dann bist du bei uns genau richtig.

Darauf kannst du dich freuen:

• Du arbeitest direkt mit dem Vorstand zusammen und erhältst tiefe Einblicke in die vielfältigen, strategischen und operativen Themen eines modernen Immobilienunternehmens.
• Du wirst Teil eines ambitionierten Teams, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet, sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam anpackt.
• Du arbeitest in einem modernen, digitalen Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben und kurzen Entscheidungswegen.
• Du hast die Möglichkeit, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
• Du arbeitest in unserem modernen und gut erreichbaren Büro in Stuttgart-Mitte, mit der Möglichkeit, gelegentlich in unserem Büro auf Mallorca zu arbeiten.

Deine Verantwortlichkeiten:

• Management des Tagesgeschäfts: Du managst Sven im beruflichen Alltag, priorisierst sein E‑Mail‑Postfach, führst seinen Kalender aktiv, organisierst Meetings inklusive Vor- und Nachbereitung und behältst Aufgaben, Deadlines und Prioritäten im Blick.
• Private Organisation: Du kümmerst dich um Svens private Angelegenheiten, koordinierst Termine und Erledigungen und bringst eine hohe Flexibilität mit, um ihn auch in intensiven Phasen unterstützen zu können.
• Sozialkompetenz: Du kommunizierst überzeugend und freundlich, bewahrst auch in stressigen Situationen Ruhe, und bist eine nahbare, verlässliche Schnittstelle zwischen Vorstand, Geschäftspartnern und dem Team.
• Reiseplanung: Du planst berufliche wie private Reisen ganzheitlich, von Anfahrten, Terminen und Buchungen bis zur reibungslosen Abstimmung mit dem Kalender.
• (Optional) Finanzbuchhaltung: Ggf. übernimmst du Überweisungen, unterstützt bei der vorbereitenden Finanzbuchhaltung und stellst einen reibungslosen Ablauf im Zahlungsverkehr sicher.

Das bist du:

• Du hast mindestens eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit.
• Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools wie ChatGPT, Office 365 und DATEV (optional).
• Du hast Freude daran, in einem dynamisch wachsenden Unternehmen aktiv mitzuwirken, denkst unternehmerisch und trittst stets professionell auf.
• Du arbeitest strukturiert, gewissenhaft und organisierst dich selbstständig.
• Du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und triffst im Rahmen deiner Rolle eigenständig lösungsorientierte Entscheidungen.
• Du besitzt einen Führerschein der Klasse B, wohnst idealerweise im Raum Stuttgart und bringst eine Reisebereitschaft mit.

Als 15‑köpfiges Immobilienunternehmen entwickeln wir unser eigenes Portfolio und das unserer Kunden permanent und strategisch weiter und verwalten einen umfangreichen Immobilienbestand. Dabei setzen wir auf digitale Prozesse und ein engagiertes Team, welches von unserem sympathischen Vorstand Sven geführt wird. Unser Hauptsitz liegt im Herzen von Stuttgart, mit einem weiteren Standort auf Mallorca.