HR Generalist (m/f/d)

Unser japanischer Kunde – führend in der Halbleiterinspektionslösungen – sucht einen HR Generalist. Diese Schlüsselrolle verwaltet die täglichen HR-Operationen, Büroverwaltung, Lohnabrechnung, Mitarbeitersupport und Einwanderungs-/Reiseprozesse. Die Rolle stellt die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicher, fördert ein positives und inklusives Arbeitsumfeld und unterstützt effiziente Büroabläufe in globalen Teams. Der ideale Kandidat ist hochorganisiert, detailorientiert und erfahren in menschenorientierten HR-Funktionen und operativen Aufgaben in einem dynamischen, internationalen Umfeld.

Aufgaben:

• HR & Talent Management: Zusammenarbeit mit Einstellungsmanagern und externen Agenturen zur Beschaffung, Interviewführung und Einarbeitung von Kandidaten für alle Rollen. Durchführung strukturierter Interviews, Verwaltung von Angebotsprozessen, Vorab-Beschäftigungsprüfungen und Pflege von Bewerberunterlagen. Unterstützung bei der Einarbeitung, dem Austritt, Statusänderungen und der HR-Dokumentation. Koordination von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen, einschließlich externer Workshops und obligatorischer Compliance-/Sicherheitsschulungen. Förderung positiver Mitarbeiterbeziehungen durch Engagement-Initiativen, offene Kommunikation, Konfliktlösung, Leistungsberatung und vertrauliche Behandlung von Anliegen, Beschwerden oder Ermittlungen.
• Lohnabrechnung, Leistungen & Vergütung: Überwachung des monatlichen Lohnabrechnungszyklus zur Sicherstellung von Genauigkeit, Pünktlichkeit und vollständiger Einhaltung der deutschen Arbeitsgesetze, Steuerregelungen und Sozialversicherungsbeiträge. Vorbereitung von Lohnabrechnungsdaten, Prüfung von Arbeitszeittabellen, Verifizierung der geleisteten Stunden, Berechnung von Brutto-/Nettovergütungen, Verarbeitung von Abzügen, Boni, Überstunden, Urlaubsansprüchen und Koordination gesetzlicher Beiträge mit der Buchhaltung. Überprüfung von Lohnabrechnungsdaten zur Behebung von Unstimmigkeiten und Bestätigung der Einhaltung. Genehmigung von Lohnabrechnungen für die endgültige Verarbeitung und Zahlung. Verwaltung der Einschreibung in Mitarbeiterleistungen, Bereitstellung von Informationen zu Programmen und Pflege genauer Leistungsunterlagen. Analyse von Vergütungsdaten hinsichtlich Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt und interner Gleichheit. Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zu Lohnabrechnung, Gehaltsberechnungen, Abzügen und Leistungen.
• Einhaltung, Richtlinien & zusätzliche Unterstützung: Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsvorschriften, Arbeitszeitregelungen, Disziplinarverfahren und Leistungsmanagement. Zusammenarbeit mit Rechtsberatern zu regulatorischen Aktualisierungen und Entwicklung lokalisierter HR-Richtlinien, die mit globalen Richtlinien übereinstimmen. Entwicklung und Implementierung von Büro-Richtlinien und -Verfahren zur Verbesserung der Effizienz und Einhaltung. Pflege organisierter Unternehmensunterlagen, Dokumentationen und vertraulicher Mitarbeiterakten.
• Einwanderung, globale Mobilität & Reiseunterstützung: Koordination von Einwanderungsangelegenheiten, einschließlich Visa-/Arbeitserlaubnisanträgen, Sponsoring und Einhaltung für Mitarbeiter im internationalen Einsatz. Unterstützung von lokalen und ausländischen Servicetechnikern und Mitarbeitern bei Reisevorbereitungen und zugehöriger Dokumentation. Zusammenarbeit mit globalen HR-Teams und externen Beratern zur Lösung von Einwanderungs-, Reise- und grenzüberschreitenden Problemen. Pflege genauer Aufzeichnungen zur Einhaltung von Einwanderungs-/Reisevorschriften.
• Verschiedenes: Identifizierung fortlaufender administrativer und HR-Bedürfnisse; Entwicklung von Lösungen und Empfehlungen zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsabläufen, Effizienz und Kosteneffektivität. Aufrechterhaltung hoher ethischer Standards, vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen. Allgemeine Unterstützung für Mitarbeiter, Manager und Führungskräfte in HR-, Verwaltungs- oder operativen Angelegenheiten. Meldung unregelmäßiger Probleme oder potenzieller Verbesserungen an das Management. Sicherstellung effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit mit Vorgesetzten, Mitarbeitern, globalen Teams, Kunden, Anbietern und externen Partnern. Teilnahme an Sonderprojekten und organisatorischen Initiativen, wie von der Führung festgelegt. Beitrag zur Aufrechterhaltung eines sauberen, sicheren und produktiven Arbeitsumfelds.

Anforderungen:

• Gültiger Arbeitsvisuminhaber in der EU.
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse.
• Bachelor-Abschluss in Human Resources, Betriebswirtschaft, Büroverwaltung oder einem verwandten Bereich (Abschluss als Associate oder gleichwertige Erfahrung werden berücksichtigt).
• 4–7 Jahre progressive Erfahrung in HR-Operationen, Generalistenfunktionen, Büroverwaltung, Lohnabrechnung und/oder Einwanderungsunterstützung.
• Erfahrung in einem multinationalen Umfeld mit globaler Mobilitäts-/Einwanderungskoordination wird stark bevorzugt.
• Relevante Zertifizierungen werden stark bevorzugt, insbesondere in Deutschland anerkannte wie Personalfachkaufmann/-frau (IHK), Geprüfter Betriebswirt/-in Personalwirtschaft (IHK) oder ähnliche fortgeschrittene IHK-Zertifikate; internationale Äquivalente wie SHRM-CP, PHR oder CIPD sind ebenfalls nützlich.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten (mehrsprachige Fähigkeiten sind ein Plus für die globale Koordination).
• Nachweisliche Erfolge bei der Verbesserung von HR-/Verwaltungsabläufen und der Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften.
• Starke zwischenmenschliche, Verhandlungs-, Konfliktlösungs- und Kundenservicefähigkeiten.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, Multitasking, Zeitmanagement und Aufmerksamkeit für Details.
• Analytische Problemlösungsmentalität mit Integrität, Professionalität und strenger Vertraulichkeit.
• Tiefgehendes Wissen über HR-Best Practices, Arbeits-/Beschäftigungsgesetze, Lohnabrechnungseinhaltung und Einwanderungs-/Visaprozesse (internationale Erfahrung bevorzugt).
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite und HRIS-/Lohnabrechnungsplattformen (z.B. Personio, Workday, BambooHR, HiBob); Vertrautheit mit Büroverwaltungstools.
• Grundlegendes Verständnis von Import-/Exportvorschriften und Einkaufs-/Bestandsprozessen.
• Fähigkeit, mit sensiblen Informationen umzugehen und effektiv über globale Zeitzonen hinweg zu arbeiten.

Arbeitsumfeld:

Die Rolle kombiniert Remote-Arbeit und Büro-Kollaboration, abhängig von den geschäftlichen Bedürfnissen und dem geografischen Standort. Gelegentliche Reisen können erforderlich sein, um regionale und ausländische Teams zu unterstützen oder an Schulungen teilzunehmen; kann gelegentlich Wochenendarbeit erfordern und kurzfristig erfolgen. Die Rolle umfasst häufige virtuelle Zusammenarbeit über globale Zeitzonen hinweg und erfordert starke Kommunikations- und Zeitmanagementfähigkeiten. Angemessene Vorkehrungen werden nach Bedarf getroffen, um Personen mit Behinderungen die Ausübung dieser wesentlichen Funktionen zu ermöglichen.