Kaufmännische Geschäftsführung / COO (all genders), 80%

Reflecta demokratisiert den Zugang zu Netzwerk, Wissen und Fördermitteln. Seit 2010 bringen wir Menschen zusammen, die die Gesellschaft zukunftsfähig machen wollen: zunächst mit Offline-Formaten, seit 2019 digital. Heute ist Reflecta ein lernendes Ökosystem mit einer Community von über 10.000 Zukunftsgestalter:innen. Sein jüngstes Kapitel ist der Fördermittelkompass, die größte strukturierte Förderdatenbank im deutschsprachigen Raum, im Abo genutzt von Organisationen aus Zivilgesellschaft, Wohlfahrt, Kommunen und Unternehmen, dazu Landeseinrichtungen und Stiftungen über eigene Portale. Hinter dem Ökosystem steht eine gemeinnützige GmbH mit einem Team von sieben Personen, remote first und wachsend.

Mit dem Wachstum teilen wir die Führung in klare Ressorts: Unsere Gründerin Daniela Mahr verantwortet die Gesamtvision, Partnerschaften und die Außenvertretung von Reflecta, Mitgründer und CTO Simon Franzen die technische Entwicklung. Wir suchen eine zweite Geschäftsführung, die die operative und kaufmännische Verantwortung übernimmt: Finanzen, Teamrhythmus und laufende Projekte. Du startest als COO mit dem klaren Ziel, als zweite Geschäftsführer:in bestellt zu werden.

Aufgaben

• Finanzen verantworten: Budget, Liquiditätsplanung, Controlling. Du steuerst die Zusammenarbeit mit unserer Steuerberatung (Jahresabschluss, Gemeinnützigkeit) und verantwortest die Abrechnung unserer Förderprojekte gegenüber öffentlichen und privaten Mittelgebern. Die vorbereitende Buchhaltung läuft schlank und zunehmend automatisiert; du verantwortest sie, verbesserst sie weiter und entscheidest mit, ob und wann eine unterstützende Office-Rolle dazukommt.
• Team führen: Wir arbeiten in Zwei-Wochen-Sprints. Du steuerst Planung, Review und die Aufgabenverteilung über alle laufenden Projekte und führst die Personalgespräche; über Neueinstellungen ins Team entscheiden wir gemeinsam. Du bist die Person, bei der die Fäden zusammenlaufen und du entwickelst unser Arbeitsformat weiter.
• Projekte steuern: Wir betreiben mehrere Plattformprojekte parallel (Fördermittelkompass, Partnerportale, geförderte Programme, Reflecta Netzwerk). Die strategischen Schwerpunkte setzen wir gemeinsam; innerhalb dieses Rahmens hältst du Zeitpläne, Kapazitäten und Zusagen im Blick und entscheidest, was wann Priorität hat.
• Verwaltung und Recht im Blick behalten: Verträge, Fristen, Registerpflichten, dazu ein überschaubarer Versicherungsbestand. Vieles davon ist digitalisiert; du trägst die Verantwortung und entscheidest, was du selbst machst, delegierst oder weiter automatisierst.
• Von Berlin aus arbeiten, remote first: Dein regelmäßiger Arbeitsort liegt in Deutschland; für zentrale Termine bist du regelmäßig in Berlin verfügbar und arbeitest wie wir alle überwiegend remote. Unser Büro in Berlin-Mitte steht dir offen. Du bist außerdem bei Branchen- und Netzwerk-Events für Reflecta unterwegs.

Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung in kaufmännischer Leitung, Geschäftsführung oder als COO, idealerweise in einer gemeinnützigen Organisation, einem Sozialunternehmen oder einem kleinen Digitalunternehmen.
• Du hast nachweislich Teams geführt, idealerweise remote oder hybrid: Du kennst verteiltes Arbeiten aus der Praxis, kommunizierst asynchron und schriftlich klar und hältst Entscheidungen so fest, dass sie ohne Meeting nachvollziehbar sind.
• Du arbeitest täglich sicher mit digitalen Tools (Projektmanagement, Wissensdatenbank, Team-Chat, cloudbasierte Dokumente) und findest dich in neuen Tools schnell zurecht.
• Du kannst Zahlen: Budgets, Liquidität. DATEV-Auswertungen liest du sicher.
• Du bist mit Fördermitteln vertraut: Zuwendungen, Mittelabrufe, Verwendungsnachweise, die Logik öffentlicher und privater Mittelgeber.
• Du triffst Entscheidungen in deinem Verantwortungsbereich und holst dir bei offenen Fragen gezielt Informationen und Sparring.
• Du bist hands-on und flexibel: Du bist bereit, operative Aufgaben selbst anzupacken, während du gleichzeitig Prozesse baust, die wiederkehrende Arbeit vereinfachen oder delegierbar machen.
• Du kommunizierst schriftlich und mündlich sehr sicher auf Deutsch.
• Du arbeitest gut in einem remote-first Team, kommunizierst klar über Distanz und hältst Zusammenarbeit, Prioritäten und Entscheidungen auch dann verlässlich zusammen.

Diese Rolle passt nicht, wenn

• du eine reine Finanzrolle suchst.
• du eine reine Führungsrolle suchst.
• du völlige Autonomie erwartest.
• du Konzernstrukturen brauchst.
• du Führung nur in Präsenz kennst.
• du nicht in Berlin oder im Umland wohnst und auch nicht zum Start dorthin ziehst.

Benefits

• Eine echte Leitungsrolle mit fester Geschäftsführungsperspektive und voller operativer und kaufmännischer Verantwortung ab Tag eins.
• Die Rolle startet mit 80% (rund 32 Wochenstunden). Führungsverantwortung in Teilzeit ist bei uns Absicht, kein Kompromiss.
• Gehalt: 4.160 bis 4.960 Euro brutto bei 80%, je nach Erfahrung.
• Unbefristete Zusammenarbeit.
• 30 Tage Urlaub bei Vollzeit, anteilig bei Teilzeit.
• Start flexibel zwischen 1. November 2026 und 1. Januar 2027; spätestens zum 1. Januar 2027 solltest du verfügbar sein.
• Gestaltungsspielraum in einer Organisation, die wächst und ihre Strukturen weiterentwickelt.
• Remote first, flexible Zeiten.
• Ein kleines, erfahrenes Team mit kurzen Wegen und einem Produkt mit wachsendem, wiederkehrendem Umsatz.

Bewerbungsschluss: 30. September 2026. Wir sichten laufend und führen erste Gespräche schon vor Bewerbungsschluss. Alle Bewerbungen und Gespräche behandeln wir vertraulich.