Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte die Wohlfühlatmosphäre im Büro und unterstütze das Team bei täglichen Aufgaben.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen in Hamburg mit einem dynamischen Team von Tech- und Consulting-Profis.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsangebote und regelmäßige Team-Events.
- Weitere Informationen: Vielfalt wird geschätzt – wir freuen uns über Bewerbungen aller Hintergründe.
- Warum dieser Job: Sei das Gesicht unseres Büros und trage aktiv zu einer positiven Teamkultur bei.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office-Bereich oder Quereinsteiger:in mit Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Als unser neuer Office Manager / Front Office Coordinator (all genders) in Hamburg bist du weit mehr als die "gute Seele" des Büros - du bist das Gesicht und der Puls unseres Standorts. Während unsere 230 Tech- und Consulting-Profis in der DACH-Region an den digitalen Plattformen für Marken wie die Hamburger Hochbahn, Leica, TUI Cruises oder das ZDF bauen, schaffst du hinter den Kulissen die perfekte Wohlfühlatmosphäre. Bei JAKALA verwaltest du nicht nur ein Büro: Mit echter Gastgeber-Mentalität und Organisationstalent machst du unseren Hamburger Standort zu einem Ort, an dem Gäste und Kolleg:innen gleichermaßen gerne ankommen.
Aufgaben
- Front Office & Empfang
- Erster Eindruck: Du bist die erste Anlaufstelle im Büro und repräsentierst unser Unternehmen professionell gegenüber Gästen und dem Team.
- Kommunikation: Du betreust die Telefonzentrale und leitest Anfragen schnell an die richtigen Kolleg:innen weiter.
- Gastfreundschaft: Du empfängst Besucher:innen, bereitest die Meetingräume vor und koordinierst die Bewirtung.
- Wohlfühlatmosphäre: Du achtest darauf, dass unser Empfang und die Gemeinschaftsflächen immer sauber, ordentlich und einladend aussehen.
- Logistik: Du nimmst Post, Pakete sowie Kuriersendungen an und verteilst sie im Haus.
- Office Organisation
- Büroalltag: Du erledigst klassische administrative Aufgaben wie die Korrespondenz, Ablage und die Koordination von Dokumenten.
- Raumplanung: Du behältst den Überblick über unsere Meetingräume und koordinierst Buchungen sowie kurzfristige Umbuchungen.
- Schnittstelle: Du stimmst dich direkt mit externen Dienstleistern wie der Reinigung, dem Hausmeister oder Handwerksbetrieben ab.
- Team-Support: Du unterstützt im täglichen Office-Betrieb und hast immer ein offenes Ohr für die spontanen Anliegen des Teams.
- Office Culture
- Events: Du unterstützt uns bei der Vorbereitung von kleinen internen Formaten, wie dem gemeinsamen Frühstück oder Lunch.
- Teamspirit: Du trägst aktiv zu einer positiven, offenen und wertschätzenden Atmosphäre im Büro bei.
Qualifikation
- Erfahrung: Du hast bereits im Office- oder Empfangsbereich gearbeitet (z. B. als Teamassistenz, Front Office Manager oder Office Coordinator). Auch als Quereinsteiger:in aus der Hotellerie, dem Kundenservice oder der Gastronomie bist du bei uns goldrichtig!
- Digitales Werkzeug: Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel) und hast keine Berührungsängste mit Kommunikationstools wie Slack.
- Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, behältst auch an lebhaften Tagen den Überblick und hast Spaß daran, Dinge zu organisieren.
- Gastgeber-Mentalität: Du punktest mit einem offenen, freundlichen und stark serviceorientierten Auftreten.
- Arbeitsweise: Auf dein Wort ist Verlass. Du arbeitest selbstständig, denkst mit und siehst einfach, wo gerade Arbeit anfällt.
- Sprachen: Du kommunizierst fließend und stilsicher auf Deutsch (C1/C2) und bringst gute Englischkenntnisse für internationale Gäste mit.
- Persönlichkeit: Du bist ein echter Teamplayer mit freundlichem, professionellem Auftreten und Hands-on-Mentalität.
Benefits
- Flexible Arbeitszeiten (nach Absprache) in unserem Hamburger Office.
- Verantwortung und Gestaltungsspielraum im Kontext eines internationalen Unternehmens.
- Unterstützung bei deiner Mobilität (Deutschlandticket), Gesundheit (Urban Sports Club) und nachhaltigen Arbeitsweisen (Bikeleasing).
- Regelmäßige Team-Formate wie gemeinsames Frühstück/Lunch, bei denen Austausch und Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen.
- Wenn du willst: Einstieg in unsere Hamburger Band (Schlagzeuger:in gesucht).
Wir sind überzeugt: Vielfalt macht uns besser. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe - unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung, Identität oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.
Office Manager / Front Office Coordinator (all genders) - 30 Std./Woche Arbeitgeber: JAKALA Germany GmbH
JAKALA ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir als Office Manager / Front Office Coordinator in Hamburg nicht nur ein dynamisches Arbeitsumfeld bietet, sondern auch die Möglichkeit, aktiv zur positiven Büroatmosphäre beizutragen. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einem starken Teamgeist und vielfältigen Benefits wie Unterstützung bei Mobilität und Gesundheit fördert das Unternehmen deine persönliche und berufliche Entwicklung in einem internationalen Kontext. Hier wirst du Teil eines engagierten Teams, das Vielfalt schätzt und gemeinsam an spannenden Projekten arbeitet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager / Front Office Coordinator (all genders) - 30 Std./Woche erhalten könnten
✨Sei du selbst!
Wenn du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wirst, sei einfach du selbst! Zeige deine Persönlichkeit und bringe deine Gastgeber-Mentalität zum Ausdruck. Das Unternehmen sucht jemanden, der nicht nur die Aufgaben erledigt, sondern auch das Team und die Gäste begeistert.
✨Bereite dich gut vor!
Informiere dich über JAKALA und die Projekte, an denen sie arbeiten. Wenn du beim Gespräch zeigst, dass du weißt, was sie tun und wie du dazu beitragen kannst, hinterlässt du einen bleibenden Eindruck. Wir lieben es, wenn Bewerber:innen sich wirklich für uns interessieren!
✨Frage nach!
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen. Das zeigt dein Interesse und gibt dir die Chance, mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren. Frag nach den internen Formaten oder wie das Team zusammenarbeitet – das kommt immer gut an!
✨Zeige deine Organisationstalente!
Im Gespräch kannst du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung einbringen, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Erzähl von Situationen, in denen du den Überblick behalten hast oder wie du ein Event organisiert hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerber:innen abzuheben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager / Front Office Coordinator (all genders) - 30 Std./Woche mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Lass deinen Charakter in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es übersichtlich:Halte deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Pass auf die Details auf:Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler oder Grammatikfehler in deinen Unterlagen sind. Ein fehlerfreies Dokument zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest und Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei JAKALA Germany GmbH vorbereitet
✨Sei der perfekte Gastgeber
Da du als Office Manager das Gesicht des Unternehmens bist, ist es wichtig, dass du während des Interviews eine freundliche und einladende Ausstrahlung zeigst. Übe, wie du dich vorstellst und wie du auf Fragen reagierst, um deine Gastgeber-Mentalität zu demonstrieren.
✨Kenntnis der Büroorganisation
Mach dich mit typischen Aufgaben eines Office Managers vertraut, wie Raumplanung und Koordination von Meetings. Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung vor, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen
Da die Kommunikation eine zentrale Rolle spielt, solltest du während des Interviews klar und strukturiert sprechen. Übe, wie du Informationen präzise weitergibst und Anfragen schnell bearbeitest, um deine Kommunikationsstärke zu zeigen.
✨Teamgeist und Flexibilität betonen
Zeige, dass du ein echter Teamplayer bist, indem du Beispiele nennst, in denen du im Team gearbeitet hast oder spontan auf die Bedürfnisse deiner Kollegen eingegangen bist. Das zeigt, dass du die positive Atmosphäre im Büro aktiv unterstützt.
