Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei das Gesicht unseres Büros und schaffe eine einladende Atmosphäre.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen in Hamburg mit einem dynamischen Team von Tech- und Consulting-Profis.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsangebote und regelmäßige Team-Events.
- Weitere Informationen: Werde Teil eines vielfältigen Teams und bring deine Persönlichkeit ein.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag aktiv mit und unterstütze ein positives Teamumfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office-Bereich oder Quereinsteiger:in mit Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Als unser neuer Office Manager / Front Office Coordinator (all genders) in Hamburg bist du weit mehr als die „gute Seele“ des Büros – du bist das Gesicht und der Puls unseres Standorts. Während unsere 230 Tech- und Consulting-Profis in der DACH-Region an den digitalen Plattformen für Marken wie die Hamburger Hochbahn, Leica, TUI Cruises oder das ZDF bauen, schaffst du hinter den Kulissen die perfekte Wohlfühlatmosphäre.
Das erwartet dich:
- Erster Eindruck: Du bist die erste Anlaufstelle im Büro und repräsentierst unser Unternehmen professionell gegenüber Gästen und dem Team.
- Kommunikation: Du betreust die Telefonzentrale und leitest Anfragen schnell an die richtigen Kolleg:innen weiter.
- Gastfreundschaft: Du empfängst Besucher:innen, bereitest die Meetingräume vor und koordinierst die Bewirtung.
- Wohlfühlatmosphäre: Du achtest darauf, dass unser Empfang und die Gemeinschaftsflächen immer sauber, ordentlich und einladend aussehen.
- Logistik: Du nimmst Post, Pakete sowie Kuriersendungen an und verteilst sie im Haus.
- Büroalltag: Du erledigst klassische administrative Aufgaben wie die Korrespondenz, Ablage und die Koordination von Dokumenten.
- Raumplanung: Du behältst den Überblick über unsere Meetingräume und koordinierst Buchungen sowie kurzfristige Umbuchungen.
- Schnittstelle: Du stimmst dich direkt mit externen Dienstleistern wie der Reinigung, dem Hausmeister oder Handwerksbetrieben ab.
- Team-Support: Du unterstützt im täglichen Office-Betrieb und hast immer ein offenes Ohr für die spontanen Anliegen des Teams.
- Events: Du unterstützt uns bei der Vorbereitung von kleinen internen Formaten, wie dem gemeinsamen Frühstück oder Lunch.
- Teamspirit: Du trägst aktiv zu einer positiven, offenen und wertschätzenden Atmosphäre im Büro bei.
Das bringst du mit:
- Erfahrung: Du hast bereits im Office- oder Empfangsbereich gearbeitet (z. B. als Teamassistenz, Front Office Manager oder Office Coordinator). Auch als Quereinsteiger:in aus der Hotellerie, dem Kundenservice oder der Gastronomie bist du bei uns goldrichtig!
- Digitales Werkzeug: Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel) und hast keine Berührungsängste mit Kommunikationstools wie Slack.
- Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, behältst auch an lebhaften Tagen den Überblick und hast Spaß daran, Dinge zu organisieren.
- Gastgeber-Mentalität: Du punktest mit einem offenen, freundlichen und stark serviceorientierten Auftreten.
- Arbeitsweise: Auf dein Wort ist Verlass. Du arbeitest selbstständig, denkst mit und siehst einfach, wo gerade Arbeit anfällt.
- Sprachen: Du kommunizierst fließend und stilsicher auf Deutsch (C1/C2) und bringst gute Englischkenntnisse für internationale Gäste mit.
- Persönlichkeit: Du bist ein echter Teamplayer mit freundlich, professionellem Auftreten und Hands-on-Mentalität.
Das bieten wir dir:
- Flexible Arbeitszeiten (nach Absprache) in unserem Hamburger Office.
- Verantwortung und Gestaltungsspielraum im Kontext eines internationalen Unternehmens.
- Unterstützung bei deiner Mobilität (Deutschlandticket), Gesundheit (Urban Sports Club) und nachhaltigen Arbeitsweisen (Bikeleasing).
- Regelmäßige Team-Formate wie gemeinsames Frühstück/Lunch, bei denen Austausch und Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen.
- Wenn du willst: Einstieg in unsere Hamburger Band (Schlagzeuger:in gesucht).
Wir sind überzeugt: Vielfalt macht uns besser. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe - unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung, Identität oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.
Office Manager / Front Office Coordinator (all genders) - 30 Std. / Woche Arbeitgeber: Jakala Group S.p.A.
JAKALA ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir als Office Manager / Front Office Coordinator in Hamburg nicht nur ein dynamisches Arbeitsumfeld bietet, sondern auch die Möglichkeit, aktiv zur positiven Atmosphäre im Büro beizutragen. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einem starken Teamgeist und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Unternehmen schaffst du nicht nur einen einladenden Empfang, sondern wirst auch Teil einer Kultur, die Vielfalt und Zusammenarbeit schätzt. Zudem profitierst du von attraktiven Zusatzleistungen wie Unterstützung bei Mobilität und Gesundheit.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager / Front Office Coordinator (all genders) - 30 Std. / Woche erhalten könnten
✨Sei du selbst!
Wenn du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wirst, sei einfach du selbst! Zeige deine Persönlichkeit und bringe deine Gastgeber-Mentalität zum Ausdruck. Das Unternehmen sucht jemanden, der nicht nur die Aufgaben erledigt, sondern auch das Team und die Gäste mit seiner positiven Art begeistert.
✨Bereite dich gut vor!
Informiere dich über JAKALA und die Projekte, an denen sie arbeiten. Wenn du während des Gesprächs zeigst, dass du dich mit dem Unternehmen identifiziert hast, hinterlässt das einen bleibenden Eindruck. Zeige, dass du die perfekte Wohlfühlatmosphäre schaffen kannst!
✨Fragen stellen!
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen! Das zeigt dein Interesse und Engagement. Frag nach den Team-Formaten oder wie du zur positiven Atmosphäre im Büro beitragen kannst. Das gibt dir auch die Chance, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Follow-up nicht vergessen!
Nach dem Gespräch solltest du ein kurzes Follow-up machen. Bedanke dich für die Möglichkeit und bekräftige dein Interesse an der Position. Das zeigt, dass du wirklich motiviert bist und die Stelle unbedingt willst. Und hey, bewirb dich direkt über unsere Website für einen schnelleren Prozess!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager / Front Office Coordinator (all genders) - 30 Std. / Woche mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende einen lockeren, aber professionellen Ton in deinem Anschreiben und lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Betone deine Erfahrungen:Egal ob aus dem Office-Bereich oder der Gastronomie – erzähl uns von deinen bisherigen Erfahrungen. Zeige auf, wie du mit deiner Gastgeber-Mentalität und Organisationstalent das Büro zum Strahlen bringst!
Struktur ist alles:Halte deine Bewerbung klar und strukturiert. Verwende Absätze, um verschiedene Themen zu gliedern, und achte darauf, dass alles gut lesbar ist. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Bewirb dich über unsere Website:Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Website. Dort kannst du deine Unterlagen direkt hochladen und sicherstellen, dass sie bei uns ankommen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jakala Group S.p.A. vorbereitet
✨Sei das Gesicht des Unternehmens
Als Office Manager:in bist du die erste Anlaufstelle für Gäste und Kollegen. Übe, wie du dich vorstellst und welche Informationen du bereitstellen kannst, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Bereite dich darauf vor, Fragen zur Kommunikation im Büro zu beantworten. Überlege dir Beispiele, wie du Anfragen schnell und effizient weitergeleitet hast oder wie du in stressigen Situationen ruhig geblieben bist.
✨Organisationstalent zeigen
Denke an konkrete Beispiele, bei denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Sei bereit, über deine Methoden zur Raumplanung und Koordination von Meetings zu sprechen.
✨Teamgeist und Gastfreundschaft betonen
Zeige, dass du ein Teamplayer bist und eine positive Atmosphäre schaffst. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du in der Vergangenheit zur Teamdynamik beigetragen hast und wie du Gäste herzlich empfangen hast.
