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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und steuere kaufmännische Prozesse, damit das Team sich auf Kunden konzentrieren kann.
- Arbeitgeber: Kreative Performance-Marketing-Agentur im Herzen von Berlin mit einem engagierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Hohe Eigenverantwortung, flexible Arbeitszeiten und faire Vergütung.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse mit und arbeite direkt mit der Gründerin an spannenden Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Agentur und Kenntnisse in Buchhaltung.
- Andere Informationen: Wunderschönes Büro und Entwicklungsperspektiven in einem kleinen, sympathischen Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 1040 - 1560 € pro Monat.
Wir sind eine spezialisierte Performance-Marketing-Boutique Agentur mit Fokus auf Google Ads für anspruchsvolle Health-, E-Commerce und Dienstleistungsunternehmen. Wir sind ein kleines, senioriges Team mit hohem Qualitätsanspruch und Spaß bei der Arbeit. Für diese Position geht es um Teilzeit (8–12 Stunden/Woche) | 2–3 halbe Tage vor Ort in Berlin Mitte.
Aufgaben
- Du übernimmst die kaufmännische und organisatorische Steuerung im Hintergrund, damit sich die Geschäftsführung auf Kundenstrategie, Sales und Weiterentwicklung konzentrieren kann.
- Finance & kaufmännische Steuerung
- Eigenständige Pflege von Lexoffice/Lexware
- Office vorbereitende Buchhaltung inkl. Belegmanagement
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Kommunikation mit Steuerberatung
- Rechnungen erstellen & Zahlungseingänge überwachen
- Mahnwesen eigenständig durchführen
- Zahlungsverkehr im laufenden Geschäft verantworten
- Vertragsbedingungen und Kündigungsfristen im Blick behalten
- Anbieter recherchieren, wechseln und ggfs. kündigen
- Angebote erstellen und versenden
- Retainer-Abrechnungen strukturiert abbilden
- Scope-Fragen mitdenken
- wirtschaftliche Einschätzungen vorbereiten
- aktiv hinterfragen, wenn Leistungen unterkalkuliert wirken
- Pricing-Diskussionen strukturell vorbereiten
- Office-Management
- Bestellungen & Anbieterkoordination
- Reisen & Termine organisieren
- Bewerbungen vorsortieren
- kleinere Website-Anpassungen (unsere Website ist gerade im Aufbau)
- Tools verwalten & Kündigungsfristen überwachen
- Team-Events organisieren
- Recherche-Aufgaben (z. B. Freelancer, Fotograf etc.)
Qualifikation
- Mind. 2 Jahre Erfahrung in einer Agentur
- Erfahrung mit Lexoffice/Lexware
- Sicherheit im Bereich vorbereitende Buchhaltung
- Verständnis für Retainer-Modelle und projektbasierte Abrechnung
- wirtschaftliches Denken (Marge, Scope, Leistungsumfang)
- Sehr strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
- Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
- Du sprichst Ineffizienzen offen an
- Sehr detailgetreues Arbeiten sowie hohes Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit
Benefits
- Hohe Eigenverantwortung von Anfang an
- Direkte Zusammenarbeit mit der Gründerin
- Transparente Einblicke in Pricing, Retainer-Logik und Agentursteuerung
- Gestaltungsspielraum bei Prozessen und Strukturen
- Flexible Zeiteinteilung innerhalb der vereinbarten Tage
- Klarer Verantwortungsbereich ohne Konzernpolitik
- Entwicklungsperspektive in Richtung Operations bei weiterem Unternehmenswachstum
- Moderne Tools und effiziente Arbeitsweise
- Langfristige Zusammenarbeit in einem kleinen, hochwertigen Setup
- Wunderschönes Büro im Herzen von Berlin Mitte
- Faire Vergütung
- Kleines, sympathisches Team mit Spaß an der Arbeit
Rahmenbedingungen
- 8–12 Stunden pro Woche
- 2–3 halbe Tage pro Woche vor Ort in Berlin Mitte
Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit Arbeitgeber: Jana Lohse | Google Ads Beratung
Kontaktperson:
Jana Lohse | Google Ads Beratung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit uns aufzunehmen. Zeig dein Interesse und stelle Fragen zur Position oder zum Team – das kommt immer gut an!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Branche arbeiten oder vielleicht sogar bei uns sind. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen und zeigen, dass du gut vernetzt bist.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Agentur und unsere Projekte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen der Stelle passen – das zeigt, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns landet. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für die Arbeit und das Team zu betonen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es strukturiert!: Eine klare Struktur in deiner Bewerbung hilft uns, schnell die wichtigsten Infos zu finden. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben übersichtlich, damit wir sofort sehen, was du drauf hast!
Zeig deine Erfahrung!: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, besonders wenn du schon in einer Agentur gearbeitet hast. Wir suchen jemanden mit einem guten Verständnis für kaufmännische Abläufe und Retainer-Modelle – das sollte in deiner Bewerbung nicht fehlen!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um bei uns zu landen, ist über unsere Website. Dort kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jana Lohse | Google Ads Beratung vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Executive Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in einer Agentur und dein Wissen über Lexoffice/Lexware Office dir helfen können, die Aufgaben zu meistern.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du wirtschaftlich gedacht hast oder Verantwortung übernommen hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten während des Interviews zu demonstrieren und zeigen, dass du die richtige Person für die Stelle bist.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Agentur und der Position. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder wie die Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung aussieht.
✨Sei du selbst
Zeige deine Persönlichkeit und deinen Enthusiasmus für die Arbeit. Die Agentur sucht jemanden, der nicht nur die Aufgaben erledigt, sondern auch ins Team passt. Sei offen und ehrlich über deine Motivation und warum du Teil dieses kleinen, sympathischen Teams werden möchtest.