Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung bei Terminen, Reisen und Büroorganisation.
- Unternehmen: Japanista GmbH ist der Spezialist für hochwertige Japan-Reisen seit 2020.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Homeoffice, 31 Tage Urlaub und Weihnachts- sowie Urlaubsgeld.
- Weitere Informationen: Unbefristeter Vertrag und kreative Atmosphäre in einem jungen Team.
- Warum dieser Job: Erlebe ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien und viel Raum für Eigeninitiative.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, gute Englischkenntnisse und Organisationstalent erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Die Japanista GmbH mit Sitz in Heidelberg ist der Spezialist für hochwertige Japan-Reisen und Destination Management aus einer Hand. Seit unserer Gründung im Jahr 2020 haben wir zahlreiche Gruppenreiseveranstalter aus dem deutschsprachigen Raum als Partner gewonnen und organisieren seitdem Gruppenreisen durch ganz Japan. Mit einem kleinen, engagierten Team und einem Netzwerk aus erfahrenen Reiseleitern und lokalen Partnern gestalten wir maßgeschneiderte Reisen mit Fokus auf Qualität, Authentizität und persönlichem Service.
Als Assistenz der Geschäftsführung erwarten dich bei uns vielfältige Aufgaben in einem internationalen, dynamischen Umfeld – mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und viel Raum für Eigeninitiative. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass unsere Kunden und Reisenden Japan auf besondere Weise erleben. Wir suchen ab sofort Verstärkung durch eine Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit, ab 20 h / Woche.
- Terminmanagement: Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen sowie Koordination des geschäftlichen und privaten Kalenders der beiden Geschäftsführungen.
- Reiseplanung: Organisation von Dienstreisen, Buchung von Transport und Unterkünften.
- Spesenabrechnung: Vorbereitung und Prüfung von Abrechnungen.
- Controlling-Unterstützung: Vorbereitung von Reports, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen.
- Recherchen und Analysen: Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsgrundlagen.
- Projektmanagement: Mitarbeit an oder Koordination von unternehmensweiten Projekten.
- Büroorganisation: Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroalltag, inklusive digitaler Ablage und Dokumentenmanagement.
- Vorbereitung von Meetings: Erstellung von Präsentationen, Agenda-Planung, Protokollführung.
- Eventplanung: Organisation geschäftlicher und privater Veranstaltungen, Feiern, Empfängen.
- Korrespondenz: Erstellung, Bearbeitung und Versand von E-Mails, Briefen, Präsentationen und Protokollen.
- Externe Kommunikation: Kontaktperson für Geschäftspartner, Kunden und externe Dienstleister.
- Vertrauliche Aufgaben: Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten.
- Erledigung von Besorgungen & Versand: Einkäufe, Botengänge, Geschenke organisieren.
Deine Hardskills:
- Abgeschlossene Kaufmännische/touristische Berufsausbildung oder ein Studium der Wirtschaftswissenschaften/Japanwissenschaften, oder vergleichbares.
- Sprachkenntnisse: Deutsch fließend, Englisch mind. B1, Grundkenntnisse Japanisch sind ein großes Plus.
- Software: Gute Kenntnisse der gängigen Office Softwareanwendungen (MS Outlook, MS Teams, MS Word, MS PowerPoint, Dokumentmanagement, Cloud-Anwendungen, ...). Kenntnisse in Buchhaltungssoftware sind von Vorteil.
- Erste Erfahrungen im Event- oder Projektmanagement.
- Verständnis für Kennzahlen, Budgets, Unternehmensstrukturen.
Deine Softskills:
- Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit.
- Absolute Diskretion und Verschwiegenheit.
- Sensibilität für DSGVO und unternehmensinterne Vorgaben.
- Reisebereitschaft zu Mitarbeitertreffen.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten.
- Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken.
- Resilienz auch in anspruchsvollen Phasen des Jahres.
Arbeiten im Homeoffice (100 %) mit gelegentlichen Botengängen in Heidelberg. Unbefristeter Vertrag, flexible Arbeitszeiteinteilung, Weihnachts- und Urlaubsgeld, 31 Tage Urlaub, ausführliche Einarbeitung, Arbeit in einem jungen, offenen und engagierten Team mit kreativer Atmosphäre: Freiraum zur Umsetzung eigener Ideen.
Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) Arbeitgeber: Japanista GmbH
Die Japanista GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Heidelberg ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld bietet. Mit flachen Hierarchien und viel Raum für Eigeninitiative fördert das Unternehmen eine kreative Atmosphäre, in der individuelle Ideen geschätzt werden. Zudem profitieren die Mitarbeiter von flexiblen Arbeitszeiten, einem unbefristeten Vertrag sowie umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem engagierten Team, das gemeinsam an der Gestaltung einzigartiger Japan-Reisen arbeitet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Reisebranche oder im Projektmanagement tätig sind. Sie könnten wertvolle Informationen über die Japanista GmbH haben oder sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends und Entwicklungen im Bereich Reisen nach Japan. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du ein tiefes Verständnis für die Branche hast und wie du zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für Japan und die Kultur! Wenn du bereits Erfahrungen oder Kenntnisse über das Land hast, bringe diese in Gesprächen ein. Das kann einen positiven Eindruck hinterlassen und deine Motivation unterstreichen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche:Informiere dich über die Japanista GmbH. Besuche ihre Website, um mehr über ihre Dienstleistungen, Unternehmenswerte und die Kultur zu erfahren. Dies hilft dir, deine Motivation im Bewerbungsschreiben klar zu formulieren.
Anpassung des Lebenslaufs:Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine organisatorischen Fähigkeiten, Erfahrungen im Projektmanagement und deine Sprachkenntnisse.
Motivationsschreiben:Verfasse ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Assistenz der Geschäftsführung interessierst. Gehe auf deine Softskills ein, wie Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeiten, und wie diese zur Unternehmenskultur passen.
Korrekturlesen:Lass deine Bewerbungsunterlagen von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte darauf, dass die Sprache professionell und klar ist, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Japanista GmbH vorbereitet
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden, wie Terminmanagement und Reiseplanung. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel externe Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und verständlich präsentierst, um deine Kommunikationsstärke zu demonstrieren.
✨Hebe deine Organisationstalente hervor
Die Assistenz der Geschäftsführung erfordert ein hohes Maß an Organisation und Multitasking. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur effizienten Planung und Koordination von Aufgaben zeigen, insbesondere in stressigen Situationen.
✨Sei bereit für Fragen zur Diskretion
Da der Umgang mit sensiblen Informationen Teil der Rolle ist, sei darauf vorbereitet, Fragen zur Vertraulichkeit und Diskretion zu beantworten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit vertraulichen Informationen umgegangen bist und welche Maßnahmen du ergriffen hast, um diese zu schützen.
