Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Executive Leadership Team bei administrativen Aufgaben und organisiere Meetings.
- Unternehmen: Modernes, internationales Unternehmen mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und kostenlose Getränke.
- Weitere Informationen: Entwicklungsmöglichkeiten und regelmäßige Mitarbeiterevents.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und mindestens zwei Jahre Erfahrung erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Die Position der Executive Assistant ist eine Kombination aus Sekretariats- und administrativen Aufgaben und erfordert das höchste Qualifikationsniveau im sekretariellen Bereich. Die Stelleninhaberin bzw. der Stelleninhaber unterstützt das Executive Leadership Team administrativ, unter anderem durch die Entgegennahme von Telefonanrufen, Terminplanung, Organisation von Geschäftsreisen und Meetings, das Erstellen und/oder Bearbeiten von Dokumenten sowie Kopierarbeiten. Die Kandidatin bzw. der Kandidat muss die Fähigkeit zu gutem Urteilsvermögen und Diskretion unter Beweis stellen und bereit sein, zunehmend Verantwortung, Eigeninitiative, Originalität und Fingerspitzengefühl zu übernehmen.
Ihr Tätigkeitsfeld umfasst u.a. folgende Aufgaben:
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Regional Vice President Central Europe (in Personalunion Geschäftsführer der Deutschen JAS-Länderorganisation)
- Sichten und Priorisieren von Email- und Posteingang des Geschäftsführers
- Termin- und Kalendermanagement sowie Reiseplanung, -buchung und -abrechnung für die Mitglieder der Geschäftsleitung.
- Vorbereitung und Ausrichtung von Konferenzen und Veranstaltungen – z.B. mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten wie Airlines und Reedereien
- Pflegen der Intranetseiten sowie Updates von Organigrammen und Unternehmenspräsentationen
- Erstellung, Vor- und Nachbereitung von Berichten und Präsentationen für Meetings
- Allgemeine administrative Assistenz-Tätigkeiten, selbstständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung bei der Koordination von Wartungs- und Verwaltungsarbeiten in unserer Speditionsanlage
- Übernahme von oder Teilnahme an weiteren Projekten
Sie bringen folgende Kenntnisse/Voraussetzungen mit:
- Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und sind stressresistent
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Kenntnisse aus dem Bereich Spedition wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich
- Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute MS-Office-Kenntnisse
- Sehr hohe Kunden- sowie Serviceorientierung
- Einsatzbereitschaft, Motivation und selbständige Arbeitsweise
- Problemlöse- und Teamfähigkeit
Wir bieten Ihnen u.a:
- Ein hoch motiviertes, modernes und internationales Arbeitsumfeld
- Flache Hierarchien, kurze Informations- und Entscheidungswege
- Entwicklungsmöglichkeiten und die Chance, Dinge selbst zu gestalten
- Eine angenehme und ungezwungene Arbeitsatmosphäre
- Flexible Arbeitszeiten und Gleitzeitregelung
- Sonderurlaube
- Ein attraktives Vergütungspaket
- Eine gute Verkehrsanbindung und Mitarbeiterparkplätze
- Unternehmensfitnessprogramm
- kostenlose Getränke
- Mitarbeiterevents
Executive Assistant (all genders) Arbeitgeber: JAS
Unser Unternehmen bietet Ihnen als Executive Assistant (m/w/d) ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld, in dem flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege die Grundlage für Ihre persönliche und berufliche Entwicklung bilden. Genießen Sie flexible Arbeitszeiten, ein attraktives Vergütungspaket sowie zahlreiche Mitarbeiterbenefits wie kostenlose Getränke und Fitnessprogramme, während Sie in einer angenehmen und ungezwungenen Atmosphäre arbeiten, die Raum für Eigeninitiative und Kreativität lässt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant (all genders) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich mit jemandem aus dem Unternehmen zu vernetzen, mach das. Frag nach einem informellen Gespräch oder einem Kaffee, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir typische Fragen überlegst, die in deiner Position gestellt werden könnten. Überlege dir auch, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Wahl für die Stelle bist.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Begeisterung für die Rolle! Während des Gesprächs ist es wichtig, dass du zeigst, dass du wirklich an der Position interessiert bist und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen. Lass deine Leidenschaft für die Arbeit durchscheinen!
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben! Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern gibt uns auch die Möglichkeit, dich besser kennenzulernen. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Begeisterung für die Position durchscheinen.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss. Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen sorgfältig zu überprüfen, denn das zeigt uns, dass du Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei JAS vorbereitet
✨Bereite dich gründlich vor
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Position. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben der Executive Assistant passen. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und die Rolle ernst nimmst.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel mit Kommunikation zu tun hat, sei bereit, Beispiele für deine schriftlichen und mündlichen Fähigkeiten zu geben. Übe, klare und präzise Antworten zu formulieren, und zeige, dass du sowohl in Deutsch als auch in Englisch sicher kommunizieren kannst.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Erzähle von konkreten Situationen, in denen du erfolgreich Termine koordiniert oder Projekte organisiert hast. Das kann helfen, deine Fähigkeit zur Priorisierung und dein gutes Urteilsvermögen zu demonstrieren, was für die Position entscheidend ist.
✨Sei authentisch und zeige Eigeninitiative
Die Interviewer suchen nach jemandem, der proaktiv ist und Verantwortung übernimmt. Teile Beispiele, wo du selbstständig Lösungen gefunden hast oder kreative Ansätze verfolgt hast. Das zeigt, dass du nicht nur die Aufgaben erledigen kannst, sondern auch bereit bist, über das Erwartete hinauszugehen.
