Design Operations Manager (Design team)

Bei JetBrains ist Code unsere Leidenschaft. Seit 2000 setzen wir uns dafür ein, erstklassige Tools zu entwickeln, die Entwicklern helfen, ihre beste Arbeit zu leisten. Unsere Tools automatisieren Routineaufgaben, damit Ingenieure sich auf Kreativität, Innovation und die Lösung realer Probleme konzentrieren können. Der Design Operations Manager ist das operationale Rückgrat der Designorganisation von JetBrains. In dieser Rolle, die an den Head of Design berichtet, werden Systeme, Tools und Prozesse aufgebaut, die das Design schneller, intelligenter und skalierbarer machen – und es den Designern ermöglichen, sich auf Kreativität und Qualität zu konzentrieren.

Wichtige KPIs:

• Geschwindigkeit: Reduzierung der durchschnittlichen Anfrage-zu-Lieferzeit bei gleichbleibender Designqualität und Kreativität.
• Qualität: Steigerung der Zufriedenheit interner Stakeholder (NPS) mit messbaren Verbesserungen in der wahrgenommenen Designqualität, Zuverlässigkeit und Reaktionsfähigkeit.
• Kreativität: Erhöhung des Anteils an Projekten, die in Nachbesprechungen als „hohe Kreativität“ bewertet werden, was darauf hinweist, dass operationale Systeme kreative Exzellenz ermöglichen und nicht einschränken.
• Teamarbeitsbelastung: Reduzierung des Anteils der Designer, die von einer anhaltenden Überlastung berichten.
• Automatisierungseffekt: Erhöhung des Anteils der automatisierten wiederkehrenden oder repetitiven Aufgaben.
• Intelligente Outsourcing-Wirkung: Erhöhung des Anteils der effektiv ausgelagerten Aufgaben zur Optimierung des Teamfokus, der Kosten und der Zufriedenheit der Stakeholder, mit dem Fokus auf die Verbesserung der Gesamtqualität anstelle der Steigerung des Volumens.

Wesentliche Verantwortlichkeiten:

• Prozess- und Workflow-Optimierung: Dokumentation und Standardisierung von End-to-End-Workflows über alle Design-Subteams hinweg. Neugestaltung des Intake- und Priorisierungssystems für Designanfragen, um Klarheit, Transparenz und realistische Zeitpläne zu gewährleisten. Implementierung gestufter Servicelevels („schnelle Bearbeitung“ vs. „strategisch“), um Reaktionsfähigkeit mit tiefgreifender kreativer Arbeit in Einklang zu bringen. Automatisierung repetitiver Aufgaben mithilfe von Vorlagen, Bibliotheken und KI-basierten Tools.
• Kapazitäts- und Ressourcenmanagement: Pflege eines aktuellen Überblicks über Teamkapazität, Arbeitsbelastung und Auslastung. Prognose der zukünftigen Nachfrage und proaktive Anpassung der Ressourcen oder Outsourcing-Pläne. Leitung von Anbieter- und Outsourcing-Beziehungen für Überlauf- oder Produktionsdesignarbeiten. Sicherstellung einer nachhaltigen Teamgeschwindigkeit und Minimierung von Überlastungen.
• Tools und Systeme: Verantwortung für das Design-Tool-Ökosystem (Figma, DAM, YouTrack, Coverbaker usw.). Benchmarking und Pilotierung neuer Technologien, die Effizienz und Transparenz verbessern.
• Messung und kontinuierliche Verbesserung: Definition und Verfolgung wichtiger Design Ops KPIs (Durchlaufzeit, interne Zufriedenheit, Überarbeitungsraten, Automatisierungsabdeckung usw.). Erstellung von Dashboards für die Sichtbarkeit der Führungsebene und vierteljährliche Überprüfungen. Einholung von Feedback von Designern und Stakeholdern zur Iteration von Prozessen.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Als operationale Schnittstelle zwischen dem Designteam und internen „Kunden“ fungieren. Schulung der Teams zu operationale Best Practices und Toolnutzung. Unterstützung kultureller Initiativen, die Zusammenarbeit und Wissensaustausch fördern.

Erste Prioritäten für die ersten sechs Monate:

• Überprüfung der aktuellen Workflows – Kartierung aller Anfragewege, Schmerzpunkte und versteckten Engpässe.
• Entwicklung eines neuen Intake- und Priorisierungsmodells, getestet mit 1–2 Pilotteams.
• Einführung eines Transparenz-Dashboards (Überwachung von Anfragen, Warteschlangen und Durchlaufzeiten) für interne Sichtbarkeit.
• Einrichtung von Quick-Win-Automatisierungen (wie Vorlagenassets, Intake-Formulare und KI-Unterstützung).
• Definition und Durchführung eines Outsourcing-Pilotprojekts mit einem klaren Qualitäts- und Überprüfungsprozess.
• Einführung eines Dashboards zur Verfolgung von Kapazität und Nachfrage, Präsentation von Erkenntnissen vierteljährlich.

Warum JetBrains beitreten?

• Starkes Grundgehalt. Wir bieten wettbewerbsfähige Vergütung, die Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen widerspiegelt.
• Flexibler Arbeitsort. Genießen Sie die Freiheit, von zu Hause oder im Büro zu arbeiten.
• Remote-Arbeit. Verbringen Sie bis zu 30 Tage pro Jahr mit Remote-Arbeit im Ausland.
• Zusätzliche Freizeit. Mehr Tage zum Entspannen, Auftanken und für die Dinge, die Sie lieben.
• Krankenversicherungszuschuss. Genießen Sie Seelenfrieden für sich und Ihre Familie.
• Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten. Zugang zu Konferenzen, Kursen und Sprachkursen.
• Sprachkurse. Lernen Sie die Landessprache oder verbessern Sie Ihre Englischkenntnisse.
• Verpflegung. Genießen Sie eine warme Mahlzeit oder erhalten Sie einen Mittagszuschuss an Arbeitstagen.
• Unterstützung der psychischen Gesundheit. Um Ihnen zu helfen, sich am besten zu fühlen, bieten wir einfachen Zugang zu professionellen psychischen Gesundheitsdiensten.
• Sportleistungen. Genießen Sie ein Fitnessstudio vor Ort oder einen Zuschuss für einen Sportverein.
• Interne Veranstaltungen. Nehmen Sie an unternehmensweiten Feiern und Teambesprechungen teil.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir wissen, dass großartige Ideen von jedem, überall kommen können. Deshalb tun wir unser Bestes, um einen offenen und integrativen Arbeitsplatz zu schaffen – einen, der jeden willkommen heißt, unabhängig von Hintergrund, Identität, Religion, Alter, Zugänglichkeitsbedürfnissen oder Orientierung.