Event Specialist

Das HR Events-Team ist Teil des JetBrains People-Teams. Es ist verantwortlich für die Organisation interner Veranstaltungen sowohl lokal in unserem Büro in Berlin als auch unternehmensweit. Diese Veranstaltungen kommen in drei Formaten: persönlich, virtuell und hybrid. Unsere Mitarbeiterveranstaltungen umfassen Feiern, Initiativen zum Wohlbefinden und Sportwettbewerbe. Darüber hinaus unterstützen wir verschiedene interne Teams bei ihren Veranstaltungen, von kleinen Zusammenkünften mit fünf Personen bis hin zu großen Abteilungskonferenzen. Wir suchen jetzt einen Event Specialist in Berlin, um unser Team zu verstärken!

Verantwortlichkeiten

• Konzeption und Organisation globaler und lokaler (Berlin) Unternehmensveranstaltungen für Mitarbeiter, wie z.B. JetBrains’ Geburtstagsfeiern, Gesundheitstage, Sommerveranstaltungen, Winterfeiern, Sportveranstaltungen und mehr in drei Formaten: persönlich, virtuell und hybrid.
• Unterstützung bei der Organisation anderer Büroveranstaltungen wie Streaming-Partys, Frühstückstreffen oder Onboarding-Veranstaltungen für Neueinsteiger.
• Hilfe bei der Organisation von Teamevents, wie Teambesprechungen oder Teambuilding-Aktivitäten, Teilnahme am gesamten Prozess von der Ideenfindung bis zur Umsetzung.
• Entwicklung aller Kommunikations- und Inhaltsmaterialien für Veranstaltungen.
• Unterstützung der Veranstaltungsteilnehmer vor, während und nach den Veranstaltungen.
• Kontinuierliche Zusammenarbeit mit internen Abteilungen, einschließlich Design, Markenartikel, Beschaffung, Büromanagement, Buchhaltung, Recht und anderen.
• Zusammenarbeit und Verhandlung mit Partnern und externen Dienstleistern, einschließlich vorbereitender Preisverhandlungen.
• Budgetierung und Rechnungsstellung für Veranstaltungen in Absprache mit dem Projektleiter.
• Durchführung von Nachbewertung und Dokumentation nach Veranstaltungen (Berechnung der Gesamtkosten und Sammlung von Feedback) und Bereitstellung von Veranstaltungsanalysen und Feedback an den relevanten internen Kunden.
• Hilfe bei der Organisation und Verteilung von Geschenken und Markenartikeln an Mitarbeiter.
• Entwurf, Veröffentlichung und Verteilung von veranstaltungsbezogenen Materialien und Richtlinien.
• Beitrag zu den internen Projekten des HR Events-Teams (z.B. Pflege und Erweiterung der internen Wissensdatenbank und Checklisten sowie Etablierung von Arbeitsabläufen für die Zusammenarbeit mit anderen Teams).
• Unterstützung anderer Abteilungen in ihren Funktionen.
• Einführung und Nutzung neuer Veranstaltungsplattformen und -tools.
• Übernahme aller relevanten Aufgaben, die Ihnen zugewiesen werden können.

Qualifikationen

• Relevante Berufserfahrung.
• Fließende Englischkenntnisse und gute Deutschkenntnisse (mindestens B2-Niveau).
• Eine zugängliche und einfühlsame Persönlichkeit.
• Organisationsfähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und mehrere Aufgaben zu bewältigen.
• Eine analytische und strukturierte Arbeitsweise.

Bevorzugte Qualifikationen

• Relevante berufliche Ausbildung oder Studiengänge, wie im Bereich Eventmanagement, Tourismus, Hotelmanagement, Kommunikation, Marketing, Büromanagement, HR oder ähnlichem.
• Erfahrung in einem IT-Unternehmen.
• Ein Verständnis für den lokalen Veranstaltungssektor.

Faszinierende Arbeit in einem freundlichen Team. Eine angenehme Arbeitsumgebung mit ergonomischen Arbeitsplätzen und Freizeitmöglichkeiten. Sechs Wochen bezahlter Urlaub (lokale Vorschriften gelten). Subventionierte Mitgliedschaft im Urban Sports Club. Hervorragende Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Entwicklung, einschließlich Reisen zu Fachkonferenzen weltweit, Zugang zur LinkedIn Learning-Plattform und mehr. Weitere Vorteile umfassen eine tägliche Mittagszulage, eine Reihe von Pendlerleistungen, kostenlose Erfrischungen und Snacks im Büro, Teamevents und vieles mehr. Hybrides Arbeiten von Ihrem Zuhause an jedem Ort, an dem sich die Büros von JetBrains befinden.