Assistant Director of Events

Der Assistant Director of Events berichtet an den Senior Director of Event Strategy und arbeitet eng mit ihm zusammen, um eine Vielzahl von Veranstaltungen der Jewish Federation zu orchestrieren, die von intimen Meetings bis hin zu prestigeträchtigen Gemeinschaftsveranstaltungen reichen. In dieser entscheidenden Rolle leitet der Assistant Director of Events die Logistik und Durchführung jeder Veranstaltung in seinem Portfolio und ist die treibende Kraft hinter den Kulissen und vor Ort. Als primärer Ansprechpartner für bestimmte zugewiesene Veranstaltungen ist er dafür verantwortlich, kritische Entscheidungen zu treffen, die nahtlos mit den Zielen des Kunden und der Organisation übereinstimmen.

Zu den Aufgaben gehören der gesamte Veranstaltungszyklus, von der Konzeption innovativer Veranstaltungskonzepte bis hin zur sorgfältigen logistischen Planung. Er plant und überwacht jedes Detail, von der Auswahl des Veranstaltungsorts bis zur Koordination der Anbieter. Darüber hinaus spielt der Assistant Director of Events eine entscheidende Rolle beim Aufbau starker Beziehungen zu Anbietern und Kunden, führt gründliche Standortprüfungen durch und bietet unvergleichlichen Kundenservice vor Ort. Sein Engagement und seine Expertise garantieren den Erfolg jeder Veranstaltung und einen hervorragenden Kundenservice, der einen bleibenden Eindruck bei den Teilnehmern und Interessengruppen hinterlässt.

Wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Zusammenarbeit mit dem Senior Director of Event Strategy zur Entwicklung und Umsetzung von 200 Veranstaltungen und Meetings pro Jahr für ein breites Publikum mit unterschiedlichem Umfang, Größe und Komplexität.
• Verwaltung von Werbematerialien zur Unterstützung von Veranstaltungen, einschließlich Einladungen, Webseiten, Beschilderungen, Flyern und anderen Werbe- und Druckmaterialien.
• Überwachung der internen Teamkommunikation für den Kalender der Jewish Federation an interne Teammitglieder auf monatlicher Basis.
• Leitung der Veranstaltungslogistik von der Konzeption bis zur Ausführung, einschließlich der Auswahl und Buchung von Anbietern, Buchungen von Rednern, Zeitplänen und Budgets, basierend auf der Strategie, die in Partnerschaft mit dem Director of Event Strategy erstellt wurde.
• Verantwortung für die Überwachung der Veranstaltungsspezialisten bei der Bestimmung der notwendigen Materialien für Veranstaltungen, die gepackt/ausgepackt und zu und von der Veranstaltung transportiert werden müssen.
• Leitung von Standortbesichtigungen für Veranstaltungen im zugewiesenen Portfolio.
• Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Anbietern.
• Als Entscheidungsträger vor Ort bei Veranstaltungen im zugewiesenen Portfolio fungieren und notwendige Herausforderungen, die während der Veranstaltung auftreten können, mit ihrem Ermessen lösen.
• Überwachung aller jährlichen Unterlagen zu den Anbieterbeziehungen, die zur Erfüllung der Anforderungen an das Risikomanagement erforderlich sind.
• Pflege und Aufrechterhaltung von Beziehungen zu Fachleuten der Federation, Laienführern und Anbietern.
• Verantwortung für die Verteilung von gebrandeten Materialien für Veranstaltungen (Banner, Staffeleien, Tischdecken, Werbegeschenke usw.).
• Leitung von Planungssitzungen für Interessengruppen innerhalb des Portfolios.
• Als Coach für das Veranstaltungsteam fungieren.
• Den Senior Director of Event Strategy in Meetings vertreten, wenn dies notwendig und angemessen ist.

Anforderungen:

• Starke Kommunikations- (mündlich sowie schriftlich) und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um effektiv mit allen Ebenen des Federation-Personals, Gemeinschaftsführern, Freiwilligen und externen Anbietern zu arbeiten.
• Solide Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten.
• Nachweisliche organisatorische und Planungsfähigkeiten.
• Erfahrung in der Verwaltung von Budgets und der Einhaltung dieser in Bezug auf Ausgaben.
• Kenntnis von Markttechniken und -trends.
• Kenntnis von Catering und Facility Management.
• Vertrautheit mit der jüdischen Kultur und den Gesetzen des Kashrut ist von Vorteil.
• Fähigkeit, frühmorgens, abends und an einigen Wochenenden zu arbeiten.
• Mindestens 4-6 Jahre Erfahrung in der professionellen Veranstaltungsplanung.
• Fähigkeit, in einer schnelllebigen Umgebung zu gedeihen und mehrere Aufgaben effektiv zu verwalten.
• Kenntnisse in Microsoft Word, Excel und PowerPoint.

Vorteile:

Wettbewerbsfähiges Vergütungs- und Leistungspaket, einschließlich eines hybriden Arbeitszeitmodells, medizinischer, zahnärztlicher und augenärztlicher Versorgung, eines Programms für verschreibungspflichtige Medikamente, Lebensversicherung, großzügigem bezahltem Urlaub und einem 403(b) Altersvorsorgeprogramm.

Gehalt: $76,000 - $95,000