Office Manager (m/f/d)

Die JeyMo-Agency GmbH ist ein Personalvermittler mit Sitz in Schweinfurt. Erste Anlaufstelle bei der Suche nach einem Job in Schweinfurt für Arbeitssuchende, Beschäftigte, Studenten und Rentner. Wir bieten geringfügige Jobs, Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigungen in der Schweinfurter Industrie, Logistik und Dienstleistungsbranche mit übertariflicher Bezahlung und Übernahmeoption bei unseren Kunden.

In dieser Rolle helfen Sie, einen gut organisierten, einladenden Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich die Teammitglieder unterstützt und befähigt fühlen, ihre beste Arbeit zu leisten. Durch die Kombination von Gastfreundschaft, kontinuierlicher Verbesserung und einer menschenorientierten Denkweise stellen Sie sicher, dass das Büro reibungslos funktioniert und unsere Unternehmenskultur widerspiegelt und verstärkt.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Überwachung der täglichen Büroabläufe, einschließlich Bestellung von Materialien, Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Sicherstellung, dass der Arbeitsplatz gut ausgestattet, sauber, sicher und voll funktionsfähig ist.
• Hauptansprechpartner für alle bürobezogenen Lieferanten sein, Dienstleistungen verhandeln, Leistungen überwachen und kosteneffektive Lösungen sicherstellen.
• Eng mit den Einrichtungen zusammenarbeiten, um Bürobedürfnisse zu adressieren, Budgets zu verwalten und Büroerweiterungen, Renovierungen oder Umzüge zu unterstützen.
• Den EHS-Manager und/oder das lokale Sicherheitskomitee bei Sicherheitskommunikationen, Notfallübungen und Initiativen zur Arbeitssicherheit unterstützen.
• Klare Prozessdokumentationen und visuelle Management-Tools pflegen, um Transparenz, Konsistenz und kontinuierliche Verbesserung in den Büroabläufen zu fördern.
• Eine serviceorientierte Umgebung fördern, in der Teammitglieder die Erwartungen verstehen, wissen, wie sie beitragen können, und ermutigt werden, Feedback und Ideen zu teilen.
• Proaktiv Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen identifizieren und responsive, freundliche Unterstützung sowohl persönlich als auch über das Ticketsystem bieten.
• Mit HR und Führungskräften bei der Einarbeitung, Koordination der Rekrutierung, Umsetzung von Richtlinien und Logistik von Meetings zusammenarbeiten.
• Teammitglieder dabei unterstützen, Unternehmensrichtlinien und -richtlinien zu verstehen und zu befolgen, indem Klarheit, Konsistenz und gemeinsame Verantwortung gefördert werden.
• Arbeitsplatzzuweisungen, Sitzanordnungen und interne Raumplanung verwalten, einschließlich Büroumzügen und -konfigurationen.
• Mitarbeiterreisen und logistische Bedürfnisse koordinieren, einschließlich Hotelbuchungen, Mietwagen und Catering-Arrangements.
• Mit lokalen Ausschüssen zusammenarbeiten, um Arbeitsplatzverbesserungen, Mitarbeiterveranstaltungen, externe Aktivitäten und Teambuilding-Initiativen zu planen.
• Mit in den USA ansässigen Office Managern zusammenarbeiten, um Best Practices in Bezug auf Büromaterialien, Annehmlichkeiten, Arbeitsplatzgestaltung und Nachhaltigkeitsinitiativen abzustimmen.
• Genau und zeitgerecht Spesenberichte vorbereiten und einreichen.
• Zusätzliche Aufgaben und Sonderprojekte ausführen, wie zugewiesen.

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Büromanagement, in der Arbeitsplatzkoordination, in der Koordination von Einrichtungen oder in einer ähnlichen Rolle in einem Unternehmens- oder professionellen Umfeld.
• Bevorzugter Abschluss eines Associate- oder Bachelor-Studiums.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten, während die Detailgenauigkeit und der Fokus auf die Gesamtziele gewahrt bleiben.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit einem professionellen, zugänglichen und kundenorientierten Stil.
• Kollaborativ und menschenorientiert, mit einer echten Leidenschaft dafür, andere zu unterstützen und zu einer positiven Arbeitsplatzkultur beizutragen.
• Einfallsreicher Problemlöser, der Initiative ergreift, Bedürfnisse antizipiert und sich effektiv in einem schnelllebigen Umfeld anpasst.
• Versiert im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen und bereit, Lieferantenmanagementplattformen, Ticketsysteme und andere Bürotechnologien zu lernen und zu nutzen.
• Diskretion, Professionalität und gesundes Urteilsvermögen beim Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Situationen demonstrieren.
• Grundkenntnisse der Arbeitssicherheitspraktiken und Engagement für die Aufrechterhaltung eines sicheren und konformen Arbeitsumfelds.
• Erfahrung in der Leitung von Projekten und bereichsübergreifenden Initiativen, einschließlich Planung, Koordination und Dokumentation.

Arbeitsbedingungen

• Fähigkeit, Gegenstände mit einem Gewicht von bis zu 50 lbs (23 kg) zu heben und zu bewegen.
• Regelmäßiges Stehen, Sitzen und Gehen während des Arbeitstags.
• Gültiger Führerschein und sauberes Fahrverhalten.
• Flexibilität, abends und am Wochenende zu arbeiten, wenn erforderlich.

JeyMo-Agency GmbH
Zürch 20
97421 Schweinfurt
09721-2079677
0176-21362633