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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein Team von Assistenten und koordiniere deren Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Arbeitgeber: Arbeite für einen innovativen Gründer und unterstütze ihn bei seinen täglichen Aktivitäten.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, Networking-Möglichkeiten und Reisechancen warten auf dich.
- Warum dieser Job: Entwickle deine Fähigkeiten in Projektmanagement und Eventplanung in einem spannenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens drei Jahre Erfahrung als EA mit Führungskompetenz und hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten.
- Andere Informationen: Flexibilität für Reisen und die Arbeit über mehrere Zeitzonen hinweg ist erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 43200 - 72000 € pro Jahr.
Für einen unserer Kunden suchen wir einen Chief Executive Assistant für den Gründer, der im Zentrum eines schnelllebigen Umfelds steht und für die Koordination aller administrativen Unterstützung für den Executive und seine Familie verantwortlich ist. Der ideale Kandidat wird ein erfahrener Manager sein, ein Meister der Logistikplanung, der in der Lage ist, Bedürfnisse vorherzusehen, unglaubliche Aufmerksamkeit für Details hat und mehrere Prioritäten fehlerfrei ausführen kann, während er Aufgaben im Team von EAs delegiert.
Was Sie tun werden:
- Leitung eines Teams von Assistenten über mehrere Zeitzonen hinweg, Koordination ihrer Arbeit und Delegation von Aufgaben bei gleichzeitiger Gewährleistung von Qualitätskontrolle und fehlerfreier Ausführung.
- Koordination des Kalenders des Executives, des Besprechungsplans, von Veranstaltungen, Reisen usw. mit einem ständig wechselnden Zeitplan.
- Organisation und Vorbereitung von nationalen und internationalen Flugreisen einschließlich Flügen, Hotels, Transport und Ausgaben unter Berücksichtigung erforderlicher Reisevisa, Kosten und ordnungsgemäßer Dokumentation.
- Unterstützung bei der Logistik vor Ort für Veranstaltungen, einschließlich Teilnehmer, Agenda-Planung, F&B und anderen geschäftsbezogenen Meetings und Veranstaltungsaktivitäten nach Bedarf.
- Lebensstilunterstützung für die Familie des Executives: Arzttermine, Einkäufe, Organisation von häuslicher Pflege und Vorbereitung usw.
- Alle anderen administrativen und projektbezogenen Aufgaben nach Bedarf.
Was Sie mitbringen:
- Erfolgreiche Erfahrung als EA, der C-Level Executives unterstützt.
- Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Leitung eines Teams von Executive Assistants mit nachgewiesenen Projektmanagementfähigkeiten.
- Kenntnisse in Microsoft Outlook (Kalender), Word, Excel und PowerPoint.
- Makellose Aufmerksamkeit für Details, starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Arbeit in einem schnelllebigen Umfeld zu strukturieren und zu priorisieren, während mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden.
- Serviceorientierte Denkweise, Reaktionsfähigkeit und die Fähigkeit, jederzeit flexibel zu reagieren.
- Fähigkeit, proaktiv Bedürfnisse vorherzusehen, ohne gefragt oder angewiesen zu werden.
- Außergewöhnliche verbale, schriftliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten mit makelloser Aufmerksamkeit für Details.
- Gesunder Menschenverstand und hohe Integrität mit der Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
- Flexibilität, über mehrere Zeitzonen hinweg zu arbeiten und rund um die Uhr verfügbar zu sein.
- Fließend in Englisch, Russisch ist von Vorteil.
- Bereitschaft zu reisen (50 - 70% der Zeit).
Was es für Sie bedeutet:
- Wettbewerbsfähiges Gehalt.
- Netzwerkmöglichkeiten: Zugang zu hochrangigen Fachleuten und Entscheidungsträgern.
- Erwerb von Fachwissen in mehreren Bereichen, wie Projektmanagement, Veranstaltungsplanung und Budgetierung.
- Entwicklung fortgeschrittener organisatorischer, kommunikativer und problemlösender Fähigkeiten.
- Reisemöglichkeiten.
Executive Assistant Arbeitgeber: JK Recruitment
Kontaktperson:
JK Recruitment HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant
✨Tip Nummer 1
Netzwerken ist entscheidend! Suche nach Veranstaltungen oder Online-Communities, die sich auf Executive Assistants konzentrieren. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und möglicherweise Insider-Informationen über offene Stellen erhalten.
✨Tip Nummer 2
Zeige deine Fähigkeiten in der Teamführung! Wenn du dich auf diese Position bewirbst, betone deine Erfahrungen im Führen von Teams und wie du Aufgaben delegiert hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Interviews vor, indem du spezifische Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Projektmanagement bereitstellst. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Tip Nummer 4
Sei flexibel und zeige deine Bereitschaft, in verschiedenen Zeitzonen zu arbeiten. Mache deutlich, dass du bereit bist, dich an die Bedürfnisse des Executives anzupassen, egal wann sie auftreten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Qualifikationen, die für die Position des Executive Assistant erforderlich sind. Stelle sicher, dass du alle geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen in deinem Lebenslauf und Anschreiben hervorhebst.
Individualisiere dein Anschreiben: Schreibe ein maßgeschneidertes Anschreiben, das deine Motivation für die Position und deine relevanten Erfahrungen betont. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten im Bereich Projektmanagement und Teamführung den Anforderungen der Stelle entsprechen.
Betone deine organisatorischen Fähigkeiten: Da die Rolle eine hohe Aufmerksamkeit für Details und hervorragende organisatorische Fähigkeiten erfordert, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung anführen, die diese Fähigkeiten demonstrieren. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast.
Prüfe deine Unterlagen auf Vollständigkeit: Bevor du deine Bewerbung einreichst, stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente, wie Lebenslauf, Anschreiben und eventuell weitere Nachweise, vollständig und fehlerfrei sind. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei JK Recruitment vorbereitest
✨Bereite dich auf die Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung als Executive Assistant, insbesondere in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten im Projektmanagement und in der Teamführung demonstrieren.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle eine hohe Aufmerksamkeit für Details erfordert, bringe Beispiele mit, wie du in der Vergangenheit komplexe Zeitpläne oder Veranstaltungen organisiert hast. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern entscheidend ist, solltest du deine verbalen und schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten hervorheben. Bereite dich darauf vor, wie du Informationen klar und präzise weitergibst.
✨Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeigen
Die Fähigkeit, in einem sich schnell ändernden Umfeld zu arbeiten, ist wichtig. Teile Beispiele mit, in denen du erfolgreich auf unerwartete Änderungen reagiert hast und wie du Prioritäten neu gesetzt hast, um den Bedürfnissen des Executives gerecht zu werden.
