Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Facility Management und sorge für einen reibungslosen Betrieb vor Ort.
- Unternehmen: JLL, ein führendes Unternehmen im Bereich Immobilienmanagement.
- Vorteile: Karrierewachstum, Anerkennung, Wohlbefinden und attraktive Vergütung.
- Weitere Informationen: Vielfältige Erfahrungen in einem inklusiven und unternehmerischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte innovative Lösungen im Facility Management.
- Qualifikationen: Erfahrung im Facility Management und fließende Deutschkenntnisse sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
JLL ist ein professionelles Dienstleistungs- und Investmentmanagementunternehmen, das sich auf Immobilien spezialisiert hat. Wir helfen Organisationen, ihre Ziele durch den Besitz, die Nutzung und die Investition in Immobilien zu erreichen.
Rollenbeschreibung
Ein Assistant Facilities Manager unterstützt den Regional Facilities Manager und den EMEA Operations Director bei der Leitung einer Anbietergruppe zur taktischen Verwaltung der zugewiesenen Immobilien in Deutschland, der Schweiz und Rumänien. Diese Rolle ist der vor Ort Ansprechpartner für wichtige Stakeholder in Abwesenheit des Regional Facilities Managers.
Aufgaben
- Kunden-/Stakeholder-Management
- Exzellenten Kundenservice bieten, um die Erwartungen vor Ort zu erfüllen
- Effektive Beziehungen zu Stakeholdern aufbauen und auf allen Ebenen arbeiten
- Verfahren überwachen, um sicherzustellen, dass die Erwartungen der Kunden vermittelt und umgesetzt werden
- An wöchentlichen Betriebssitzungen mit dem Kunden und dem Facilities Manager teilnehmen
- Stakeholder proaktiv einbinden, um sicherzustellen, dass die Erwartungen vor Ort erfüllt werden
- Als vor Ort Ansprechpartner für die Kundenräume fungieren
- Anfragen und E-Mails zeitnah beantworten
- Professionell kommunizieren und Nachrichten an das Publikum anpassen
- Beschaffung & Anbieterverwaltung
- Unterstützung der Anbieter bei der termingerechten und budgetgerechten Erbringung von Dienstleistungen
- Beziehungen zu Dienstleistern, Auftragnehmern und Lieferanten verwalten
- Mit Anbietern kommunizieren, um Servicetermine für geplante und reaktive Arbeiten zu vereinbaren
- Servicedaten und Compliance-Daten von Anbietern für das elektronische Logbuch sammeln
- Bestellformulare nach Bedarf vorbereiten
- Büro Sauberkeit überwachen und melden
- Büromaterial und Getränkevorräte innerhalb des Budgets verwalten
- HSSE-Vertragsmanagementprozess für Anbieter vor Ort sicherstellen
- Verträge verwalten und sicherstellen, dass die Lieferung professionell, kosteneffizient und im Einklang mit dem JLL-Verhaltenskodex erfolgt
- Vertragsabläufe überwachen und bei Bedarf eine Neuausschreibung einleiten
- Kontinuierlich Verträge bewerten, um den besten Wert für den Kunden sicherzustellen
- Bei finanziellen Operationen unterstützen, um Ziele und Kontrollanforderungen zu erfüllen
- Sicherstellen, dass die Verfahren zur Kreditorenbuchhaltung jederzeit eingehalten werden
- Gesundheits- & Sicherheitsmanagement
- Sicherheitsverfahren für eine sichere Arbeitsumgebung implementieren und verwalten
- Compliance mit gesetzlichen Brandschutz-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sicherstellen
- Überprüfen, ob Anbieter geschultes und kompetentes Personal haben und sichere Praktiken befolgen
- Nahunfälle und gute Fänge im HSSE-System für alle zugewiesenen Standorte protokollieren
- Risiken während regelmäßiger Standortinspektionen identifizieren und in Prüfberichten dokumentieren
- Standortprotokolle in SharePoint verwalten und hochladen
- Reinigungs- und H&S-Audits unterstützen
- HSE-Audits besuchen
- Standortbetriebsmanagement
- FM-Management von Standorten einschließlich Budgets, Wartung, Vertragsdiensten, Einkauf, Belegungsdiensten und Helpdesk
- Bei der Sicherstellung der Einhaltung von Gebäudeverfahren und Leistungskennzahlen unterstützen
- Arbeiten innerhalb von Gebäuden koordinieren und Zugangsberechtigungen sichern
- Büroorganisation und Zustand der Ausstattung (z.B. Klimaanlage, Beleuchtung, elektrische Geräte, Tische, Stühle, Türen) aufrechterhalten
- Tickets in Corrigo für alle Standorte protokollieren, überwachen und aktualisieren
- Mit dem Facilities Manager für Updates und Feedback zu laufenden FM-Problemen treffen
- Sicherstellen, dass Chemikalien aktuelle Listen haben und von geschultem Personal behandelt werden
- Mindestens vier Innovationen identifizieren und umsetzen, die Kosten senken oder das Kundenerlebnis verbessern
- Bürobasierte Verwaltungsarbeiten und Vor-Ort-Inspektionen durchführen; möglicherweise Abend- oder Wochenendverfügbarkeit für Notfälle erforderlich
- Risikomanagement
- Bei der Implementierung und Verwaltung eines Risikomanagementprogramms für Immobilien unterstützen
- Pläne zur Katastrophenbewältigung und Geschäftskontinuität unterstützen
- Verfahren zur Eskalation und Vorfallberichterstattung befolgen
- Den Verhaltenskodex und die Strategien von JLL einhalten
Erforderliche Fähigkeiten & Erfahrungen
- Erfahrung im Facility Management, Bauwesen, Business oder einem verwandten Bereich
- Fließendes Deutsch (Muttersprache oder C1-Niveau) – unerlässlich für die Einhaltung von Vorschriften und die Kommunikation mit Anbietern
- Starke Englischkenntnisse für die internationale Kommunikation
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten für die Interaktion mit einer breiten Palette von Kundenmitarbeitern
- Kenntnis der lokalen Sicherheitsanforderungen
- Starke PC-Kenntnisse und Fähigkeit, Aktivitäten mit verschiedenen Systemen zu verwalten
- Erfahrung mit kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen (sehr wünschenswert)
- Kenntnis des Anbietermanagements für spezialisierte Dienstleistungen
- Fähigkeit, kommerzielle Verträge zu verstehen und zu interpretieren
- Fähigkeiten im Budgetmanagement und in der Finanzanalyse
- Starker Kommunikator
Was Sie von uns erwarten können
Sie werden Teil einer unternehmerischen, integrativen Kultur, in der wir gemeinsam über Schreibtische hinweg und rund um den Globus erfolgreich sind. Unser Total Rewards-Programm unterstützt das berufliche Wachstum, die Anerkennung, das Wohlbefinden, die Vorteile und die Vergütung. Bewerben Sie sich noch heute unter jll.com/careers, um Ihre Stärken zu entwickeln und eine erfüllende Karriere voller abwechslungsreicher Erfahrungen zu genießen.
Assistant Facilities Manager (m/f/d) Arbeitgeber: JLL
Als Shift Technician im Bereich Data Centre Operations bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten, das auf höchste Verfügbarkeit und Leistung von Rechenzentrumsinfrastrukturen ausgerichtet ist. Unser Standort in Frankfurt am Main zeichnet sich durch eine offene Unternehmenskultur aus, die Teamarbeit und kontinuierliche Weiterbildung fördert, während wir gleichzeitig attraktive Benefits und flexible Arbeitszeiten anbieten, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistant Facilities Manager (m/f/d) erhalten könntest
✨Mach mit bei Immobilien-Netzwerken!
Immobilien ist ein People-Business! Engagiere dich in regionalen Immobilien-Meetups oder Branchenevents wie Messen und Kongressen. Dort kannst du nicht nur dein Netzwerk erweitern, sondern auch direkt mit potenziellen Arbeitgebern wie JLL ins Gespräch kommen.
✨Nutze lokale Jobportale!
Such aktiv auf branchenspezifischen Jobportalen oder in Facebook-Gruppen für Immobilienjobs. Diese Plattformen bieten oft aktuelle Stellenangebote, die in großen Jobbörsen gar nicht gelistet sind. Das kann dir einen Vorteil verschaffen, wenn JLL auf der Suche nach neuen Talenten ist!
✨Zeig dein Know-how!
Überlege, ob du einen Blog oder Social-Media-Kanäle rund um Immobilien aufziehst. Teile deine Gedanken zu aktuellen Trends, Marktentwicklungen oder erfolgreichen Projekten. Sichtbarkeit kann dir helfen, von Leuten in der Branche und bei JLL bemerkt zu werden.
✨Direkter Kontakt mit Immobilienunternehmen!
Scheue dich nicht, direkt bei JLL nach offenen Stellen zu fragen oder dich initiativ zu bewerben. Schau dir die Webseite genau an und finde heraus, welches Team du unterstützen könntest. Oft sind Unternehmen wie JLL auf der Suche nach motivierten Talenten und setzen weniger auf klassische Stellenanzeigen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistant Facilities Manager (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine praktische Erfahrung:Im Immobilienbereich ist es wichtig, dass du deine praktischen Erfahrungen in der Branche hervorhebst. Wenn du schon einmal in einem Immobilienbüro gearbeitet hast oder Praktika in dieser Branche absolviert hast, solltest du das unbedingt in deinem Lebenslauf und Anschreiben betonen. Zeig, was du gelernt hast und wie du dies in der neuen Rolle bei JLL anwenden kannst.
Füge relevante Zertifikate hinzu:Falls du über spezielle Immobilien-Zertifikate oder -Qualifikationen verfügst, mach sie sichtbar! Diese zeigen, dass du engagiert bist und die nötigen Fähigkeiten mitbringst. Erwähne sie in deinem Lebenslauf oder Portfolio und erläutere, wie sie dir helfen werden, erfolgreich in der Position als Assistant Facilities Manager (m/f/d) bei JLL zu sein.
Persönliche Motivation ist das A und O:Da du dich für eine Vollzeitstelle bewirbst, erwarten wir von dir, dass du deine langfristige Motivation und Leidenschaft für die Immobilienbranche in deinem Anschreiben klar zum Ausdruck bringst. Warum liebst du diese Branche? Was möchtest du bei JLL erreichen? Deine Begeisterung kann den Unterschied machen!
Klarheit und Struktur im Lebenslauf:Beim Immobilienbewerbung ist es wichtig, einen klar strukturierten Lebenslauf zu haben, der deine berufliche Entwicklung anschaulich darstellt. Nutze klare Überschriften und chronologische Abschnitte, um deinen Werdegang bei JLL aufzuzeigen. Achte darauf, relevante Erfahrungen und Fertigkeiten zu betonen, die sich direkt auf die Immobilienbranche beziehen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei JLL vorbereitet
✨Vertraut mit den gängigen Tools
Stell sicher, dass du dich mit den wichtigsten Tools der Immobilienbranche auskennst, wie CAD-Programmen oder Immobilienbewertungssoftware. Viele Interviews in diesem Bereich beinhalten technische Fragen oder praktische Aufgaben, die deine Kenntnisse in diesen Tools auf die Probe stellen.
✨Portfolio deiner Projekte
Bereite ein starkes Portfolio vor, das deine bisherigen Projekte und Erfahrungen im Immobilienbereich zeigt. Komm mit konkreten Beispielen, die deine Fähigkeiten und Erfolge belegen – das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben und Vertrauen aufzubauen.
✨Kenne den Markt und die Herausforderungen
Zeige dein Wissen über die aktuellen Trends und Herausforderungen in der Immobilienbranche. Besondere Themen wie Nachhaltigkeit oder städtische Entwicklung kannst du ansprechen und zeigen, dass du in der Lage bist, Lösungen für diese Herausforderungen zu finden.
✨Soft Skills sind essentiell
In der Immobilienbranche ist ein gutes Netzwerk und Kommunikationsgeschick gefragt. Bereite dich darauf vor, deine Teamfähigkeit und Verhandlungsgeschick in deinem Gespräch herauszustellen. Denk daran, dass Arbeitgeber auch deine Persönlichkeit und deinen Umgang mit Kunden und Partnern einschätzen wollen.
