Events and Office Manager (m/f/d)

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL sind dabei, die Zukunft der Immobilienwirtschaft für eine bessere Welt zu gestalten, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir sind bestrebt, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu ermutigen, bedeutungsvolle Karrieren zu entwickeln und einen Platz zu finden, an dem sie dazugehören.

Reporting directly to the Workplace Coordinator, the Events and Office Ambassador will provide exceptional customer service to both internal & external customers. The right person will provide the first impression our visitors have of Audible events and therefore, they will need to be on the ball in any situation; providing a lasting and unique memorable experience that makes our customers feel welcome, comfortable and brings our Audible brand to life.

Zusätzlich wird diese Rolle die Betriebsabläufe am Arbeitsplatz unterstützen, einschließlich Post- und Versandaufgaben, um einen nahtlosen täglichen Betrieb über alle Berührungspunkte hinweg sicherzustellen. Diese Person muss kollektiv im Team arbeiten und ein leidenschaftliches Verständnis für die Bedürfnisse und Anforderungen unserer Gäste zeigen, wobei sie bestrebt ist, die Erwartungen überall dort zu übertreffen, wo es möglich ist, im wahrhaft Audible-Stil.

• Events, Besprechungsräume und alle Hospitality-Bereiche müssen jederzeit präsentabel und 'bereit für die Show' sein, unabhängig davon, ob sie für die Nutzung vorbereitet oder gemäß dem Audible-Design zurückgesetzt werden.
• Alle Anfragen in Bezug auf Events und Hospitality-Funktionen ausführen und planen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Events, Buchungen von Besprechungsräumen, Gästeservices usw.).
• Prozesse korrekt für alle Lieferungen und Catering befolgen.
• Die Betriebsabläufe am Arbeitsplatz unterstützen, einschließlich der Verwaltung von eingehender und ausgehender Post, der Bearbeitung von Sendungen, der Koordination von Kurierdiensten und der Aufrechterhaltung organisierter Systeme zur Verteilung von Post/Paketen.
• Einhalten der lokalen gesetzlichen Vorschriften und der H&S-Protokolle von Audible.
• Catering nach Bedarf unterstützen und ein hohes Maß an kreativem Design umsetzen, wo immer dies möglich ist.
• Ein tiefes Verständnis für diätetische Allergene und Unverträglichkeiten haben und dieses Wissen bei Bedarf von Mitarbeitern/Gästen anwenden können.
• Sicherstellen, dass die Ausrüstung der Anbieter organisiert gehalten und in demselben Zustand zurückgegeben wird, wie sie an Audible geliefert wurde (wo erforderlich).
• Back-of-House-Betrieb in einem präsentablen und organisierten Zustand halten (z. B. Lagerräume, Aufzugräume, Küchenbereiche usw.).
• Sicherstellen, dass Möbelbewegungen und -rücksetzungen nach Bedarf durchgeführt werden, was eine hohe Nachfrage nach dem Heben und Verschieben schwerer Gegenstände, einschließlich Ausrüstung und Möbel, mit sich bringt.
• Letzte/dringende Anfragen zeitnah bearbeiten und Herausforderungen nach Bedarf lösen.
• Ausführung der erforderlichen Aufgaben gemäß den Anforderungen der Events.
• Sicherstellen, dass Wartungsprobleme im Ticketingsystem protokolliert und gegebenenfalls eskaliert werden.
• Proaktiv kommunizieren mit dem Team/Kunden und helfen, Lösungen zu finden, wenn nötig.
• Sicherstellen, dass praktische Schulungen angewendet werden, insbesondere um sicherzustellen, dass das Eigentum von Audible so gut wie möglich gepflegt und gewartet wird (z. B. Möbel, Ausrüstung).
• Ein wichtiger Akteur im Audible ERT-Programm sein, der im Namen von Audible und dem Workplace Services-Team auf Notfälle reagiert.
• Sicherstellen, dass das gesamte Team jederzeit einen hohen Kundenservice bietet.
• Flexible Herangehensweise an Anforderungen und Arbeitszeiten (möglicherweise auch abends und am Wochenende).

• Eng mit dem jeweiligen Events- und Workplace-Team täglich zusammenarbeiten.
• Eine solide Beziehung zu den wichtigsten Stakeholdern aufbauen.
• Täglicher Kontakt mit potenziellen und bestehenden Kunden, es ist von entscheidender Bedeutung, dass der richtige Eindruck von Audible jederzeit vermittelt wird.
• Täglicher Kontakt mit Audible-Mitarbeitern auf allen Ebenen, es ist wichtig, dass wir ihnen denselben hohen Kundenservice bieten wie allen Gästen.
• Regelmäßiger Kontakt mit externen Anbietern.
• Eng mit dem Reinigungsteam vor Ort zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Räume sauber und ordentlich sind.
• Strengen Unternehmenssicherheitsrichtlinien jederzeit folgen.
• Starke Arbeitsbeziehungen zum Sicherheitsteam vor Ort aufbauen.
• Die Bedeutung und den Prozess von Sicherheitsregeln und -verfahren fördern.
• Sicherheit und H&S als Priorität im Auge behalten, wenn Veranstaltungen stattfinden.

• Bevorzugte Erfahrung in der Gastronomie/Veranstaltungen, insbesondere in einer Front-of-House/operativen Rolle.
• Hochgradig organisiert und exzellentes Zeitmanagement.
• Starker Kundenservice-Hintergrund in einem schnelllebigen Umfeld.
• Fortgeschrittene IT-Kenntnisse.
• Fließend in Englisch und Deutsch.
• Leidenschaftliche Einstellung zum Kundenservice.
• Freundlich, hilfsbereit und bereit, das Extra zu geben, um die Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen.
• Fähigkeit, effektiv zu priorisieren.
• Proaktive und positive Einstellung.
• Teamplayer und Problemlöser.
• Exzellente zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich Verständnis für die Verwendung von Vertraulichkeit und Diplomatie.
• Exzellente Multitasking-, Projektmanagement- und Organisationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
• Großer Motivator.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details.

Standort: Vor Ort – Berlin, DEU

Wenn diese Stellenbeschreibung mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir sind daran interessiert, Sie kennenzulernen und zu erfahren, was Sie mitbringen!