Facility Assistant (m/w/d)

JLL empowers you to shape a brighter way. Unsere Mitarbeiter bei JLL gestalten die Zukunft der Immobilienwirtschaft für eine bessere Welt, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir sind bestrebt, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu ermutigen, zu gedeihen, bedeutungsvolle Karrieren aufzubauen und einen Platz zu finden, an dem sie dazugehören.

Als Facility Assistant im Facility Management unterstützen Sie das Facility Management Team bei sämtlichen operativen Aufgaben rund um den Gebäudebetrieb und administrative Prozesse. Sie arbeiten eng mit externen Dienstleistern zusammen und gewährleisten einen reibungslosen Büroalltag durch proaktive Koordination und systematische Verwaltung.

• Facility Management: Sie koordinieren und überwachen operative Housekeeping-Aktivitäten und beschaffen bedarfsgerecht Verbrauchsmaterialien für die Gebäudereinigung. Proaktiv erteilen Sie Aufträge an die Haustechnik zur Behebung von Mängeln und Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen. Zu Ihren regelmäßigen Aufgaben gehören die Durchführung und Dokumentation von Führerscheinkontrollen für Mitarbeiter sowie die zentrale Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Betriebsausstattung.
• Sie übernehmen das kontinuierliche Monitoring und die Nachverfolgung aller offenen Aufträge und Dienstleistungen, koordinieren strategisch Termine mit externen Dienstleistern und verwalten sicher das gesamte Schlüsselsystem. Darüber hinaus administrieren Sie die Zuteilung der Mitarbeiter-Locker, erstellen aussagekräftige Statistiken für das Management-Reporting und unterstützen umfassend den Facility Manager bei strategischen und administrativen Aufgaben.
• Reception & Postbearbeitung (standortabhängig): An ausgewählten Standorten können anteilig die professionelle Betreuung der Rezeption einschließlich Empfang von Besuchern, Bearbeitung eingehender Anrufe und allgemeine Auskunftserteilung zu Ihren Aufgaben gehören. Ebenso übernehmen Sie je nach Standort die Postbearbeitung inklusive Annahme, Sortierung und Verteilung eingehender Sendungen sowie die Koordination des Postversands.
• Procurement & Administration: Sie überwachen und steuern vollständig das Rechnungswesen für die zugeordneten Standorte und fungieren als zentrale Schnittstelle zum Finance Team in Indien. Dabei führen Sie systematische Rechnungskontrollen durch, erteilen Freigaben und entwickeln Budgetkontingente für die betreuten Standorte. Die professionelle Archivierung und Dokumentenverwaltung aller Rechnungsunterlagen gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Bearbeitung von Non Standard Payment Requests bei Mahn- und Inkassoverfahren.
• Sie klären proaktiv fehlerhafte Lieferantenrechnungen, erstellen und pflegen Bestellungslisten und koordinieren das interne Ticketing-System.
• Event-Management: Sie bearbeiten eingehende Event-Anfragen und beraten Kollegen kompetent bei der Eventplanung. Dabei stellen Sie erforderliche Formulare bereit und koordinieren externe Dienstleister inklusive Housekeeping. Als Schnittstelle zur lokalen IT-Abteilung erstellen und verteilen Sie Briefing-Unterlagen für bevorstehende Events und tragen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Event-Konzepts bei.
• Safety & Security: In diesem Bereich verwalten und pflegen Sie sämtliche Aushänge und organisieren erforderliche Schulungen für Ersthelfer, Evakuierungshelfer und Brandschutzhelfer. Sie überwachen kontinuierlich die Arbeitssicherheit gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie praktische Erfahrung im Facility Management oder Office Management. Fundierte Kenntnisse in Procurement-Prozessen sind ebenso erforderlich wie ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Detailgenauigkeit. Gute MS Office Kenntnisse und solide Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab.

Standort: Vor Ort – Düsseldorf, DEU