Carfleet coordinator EMEA (m/w/d) in München

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people bei JLL gestalten die Zukunft der Immobilienwirtschaft für eine bessere Welt, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir sind bestrebt, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu ermächtigen, zu gedeihen, bedeutungsvolle Karrieren aufzubauen und einen Platz zu finden, an dem sie dazugehören.

Sie sind verantwortlich für das operative Management der Fahrzeugflottenservices in Deutschland innerhalb Ihres Bereichs. Sie verwalten Flottenmanagementunternehmen, bearbeiten Eskalationen von Fahrern und verwalten verwandte operative Aktivitäten sowohl in JLL- als auch in Kundensystemen, während Sie mit mehreren Kundenservices (Business Units, Finanzen, HR) in Kontakt stehen. Ihre Rolle stellt sicher, dass es keine Ausfälle bei den vertraglichen Leistungskennzahlen gibt.

Hauptverantwortlichkeiten

• Allgemeine Fahrerkommunikation
  • Auf E-Mails antworten, um Fahrer bei der Einhaltung der richtigen Prozesse zu unterstützen und Probleme zu lösen.
  • Als Eskalationspunkt fungieren, wenn Leasingunternehmen nicht gut abschneiden.
  • Fahrer über die richtigen Kommunikationskanäle informieren.
  • Zur Aktualisierung der Kommunikationsplattformen für Fahrerinformationen beitragen.
• Lieferantenmanagement
  • Rechtzeitiges und dokumentiertes Feedback an Leasingunternehmen über deren Leistung geben.
  • Regelmäßige Lieferantenmanagementbesprechungen durchführen, um die Servicequalität zu besprechen und zu verbessern.
• Fahrzeugbestellung & -umverteilung
  • Neue Fahrzeuganfragen von neuen Mitarbeitern verwalten – mit Flottenmanagementunternehmen und Leasinggesellschaften kommunizieren, um sicherzustellen, dass Ersatzfahrzeuge umverteilt werden, bevor Mietfahrzeuge bestellt werden.
  • Leasingunternehmen anweisen, wann sie Fahrer einladen sollen, neue Fahrzeuge zu bestellen.
  • Die korrekten Genehmigungen für neue Fahrzeugbestellungen verwalten und arrangieren.
  • Neue Fahrzeugwechsel verwalten (mit Anbietern zusammenarbeiten, um alte Fahrzeuge im Einklang mit neuen Lieferungen zurückzugeben).
• Finanzen & Einkauf
  • PO-Anfragen nach Bedarf generieren.
  • Rechnungen überwachen, GRs anfordern, PO-Änderungen verwalten und GR-IR-Anfragen lösen.
  • Mit Leasingunternehmen und dem Kunden zusammenarbeiten, um Zahlungsprobleme zu lösen.
  • Unterstützung bei der Rechnungsdokumentation und spezifischen Kundenberichterstattung.
  • Berichte zur Mautverwaltung und Verwaltung von Bußgeldern verwalten.
• Versicherung
  • Die Datenbank für die Kfz-Versicherung aktualisieren, um Änderungen in der Flotte widerzuspiegeln.
  • Flottendaten bereitstellen, die vom Kunden benötigt werden, um den Prozess der Versicherungsneuerneuerung zu unterstützen.
  • Mit Versicherungsgesellschaften in Kontakt treten, um Änderungen bei Fahrern zu erfassen (Versicherungskarten anhalten/starten/Versicherungsberichte anfordern).
• Lease Accounting Compliance
  • Die Datenbank für Fahreränderungen und Leasingkündigungen aktuell halten.

Leistungskennzahlen

• Keine Fahrerbeschwerden.
• Rechtzeitig erstellte Bestellungen.
• Rechnungen pünktlich bezahlt.
• Ergebnisse der jährlichen Fahrerzufriedenheitsumfrage im Zielbereich.
• Einsparungen gemäß Zielvorgaben.

Anforderungen

• Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft oder gleichwertiger Erfahrung.
• 3 Jahre Erfahrung in einem kundenorientierten und administrativen Umfeld, idealerweise im Bereich Flottenmanagement oder Facility Management.
• Berufserfahrung in einem multinationalen Umfeld.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (sowohl mündlich als auch schriftlich auf professionellem Niveau).
• Microsoft O365-Kenntnisse.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit Liebe zum Detail.
• Exzellente Kommunikations- und Beziehungsmanagementfähigkeiten.
• Proaktive Problemlösungsfähigkeiten mit einer positiven Einstellung.
• Kundenorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu bewältigen.

Bei JLL stellen wir sicher, dass Sie die beste Version Ihrer selbst werden, indem wir Ihnen helfen, Ihr volles Potenzial in einer unternehmerischen und integrativen Arbeitsumgebung zu realisieren. Wir werden Ihre Ambitionen durch unser engagiertes Total Rewards-Programm, wettbewerbsfähige Vergütung und Sozialleistungen unterstützen.

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Standort: Vor Ort – München, Deutschland

Wenn diese Stellenbeschreibung mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir sind daran interessiert, Sie kennenzulernen und was Sie mitbringen!