Program Delivery Coordinator (m/w/d)

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people bei JLL gestalten die Zukunft der Immobilienwirtschaft für eine bessere Welt, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir sind bestrebt, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu ermutigen, zu gedeihen, bedeutungsvolle Karrieren aufzubauen und einen Platz zu finden, an dem sie dazugehören.

Was diese Stelle beinhaltet: Als Program Delivery Coordinator bieten Sie wesentliche operative Unterstützung, um eine nahtlose Durchführung von Veranstaltungen und Programmen im Dienste des Amazon Global Real Estate and Facilities (GREF) Kunden sicherzustellen. Sie unterstützen den Senior Program Delivery Coordinator (Sr. PDC) in allen Phasen der Veranstaltungskoordination, einschließlich Intake, Logistikplanung, Kommunikation mit Anbietern und vor Ort Ausführung, während Sie sicherstellen, dass jede Veranstaltung Exzellenz und Professionalität widerspiegelt.

Was Ihr Tagesgeschäft umfassen wird:

• Primärer Umfang: Standardverantwortlichkeiten
• Unterstützung des Sr. PDC in allen Phasen der Veranstaltungskoordination, einschließlich Intake, Logistikplanung, Kommunikation mit Anbietern und vor Ort Ausführung zur Sicherstellung einer nahtlosen Durchführung von Programmen.
• Verwaltung der Logistik für den Aufbau und Abbau von Veranstaltungen, Sicherstellung, dass die Räume korrekt konfiguriert sind und alle Materialien, AV-Ausrüstung und Catering vor Beginn der Veranstaltung bereitstehen, während Sie auf Details achten.
• Pflege des Veranstaltungseingabesystems, Verfolgung aller Anfragen, Bestätigungen und Statusaktualisierungen in Echtzeit, um klare Kommunikation und Abstimmung mit den Stakeholdern sicherzustellen.
• Zusammenarbeit mit Gebäudeverwaltung, AV-Support, Catering und Sicherheit zur Koordination der Logistik für jede Veranstaltung, während Sie proaktiv potenzielle Probleme angehen und einen reibungslosen Ablauf sicherstellen.
• Abschluss der Dokumentation nach der Veranstaltung, einschließlich Anwesenheitslisten, Problemlisten und Zufriedenheitsdaten, zur Überprüfung durch den Sr. PDC zur Unterstützung kontinuierlicher Verbesserungen.
• Pflege des Inventars an Veranstaltungsbedarf und -ausrüstung, während Sie Nachbestellungen und Auffüllungen koordinieren, um die Einsatzbereitschaft für bevorstehende Programme sicherzustellen.
• Begrüßung und Orientierung der Veranstaltungsteilnehmer, Bereitstellung von Wegweisungsunterstützung und fungieren als vor Ort Ansprechpartner während jeder Veranstaltung, um außergewöhnlichen Kundenservice und Unterstützung zu bieten.
• Erhöhter Umfang: Programmausweitung und strategische Unterstützung
• Übernahme der Verantwortlichkeiten des Sr. PDC während Abwesenheiten, um die vollständige Kontinuität der Veranstaltungsoperationen innerhalb des vorgesehenen Raums sicherzustellen, während Qualitätsstandards und Kundenzufriedenheit gewahrt bleiben.
• Beitrag zur Entwicklung und Verfeinerung von Veranstaltungs-SOPs, Checklisten und Vorlagen basierend auf operativen Erfahrungen und gelernten Lektionen zur Förderung von Konsistenz und Effizienz.
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter an Expansionsstandorten durch Teilnahme an Schulungs- und Wissensübertragungssitzungen, Teilen von Best Practices und betrieblichen Einblicken.
• Bereitstellung sekundärer Koordinationsunterstützung für Veranstaltungen unter der Leitung des Sr. PDC, wenn die Kapazität des primären Raums dies zulässt, um Ihre Fähigkeiten zu erweitern und breitere Programmbedürfnisse zu unterstützen.

Erforderliche Qualifikationen:

• Zwei (2) oder mehr Jahre Erfahrung in der Veranstaltungskoordination, Gastgewerbe, Kundenservice oder verwandten Bereichen mit nachgewiesener Fähigkeit, Logistik zu verwalten und außergewöhnlichen Service zu bieten.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere gleichzeitige Veranstaltungen und Prioritäten zu verwalten, während Sie auf Details achten und Fristen einhalten.
• Exzellente Kundenserviceorientierung mit der Fähigkeit, professionell mit unterschiedlichen Zielgruppen, einschließlich Mitarbeitern, Anbietern und leitenden Stakeholdern, zu interagieren.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv mit funktionsübergreifenden Teams und externen Partnern zu koordinieren.
• Proaktive, praktische Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, in Echtzeit Probleme zu lösen und während der Durchführung von Veranstaltungen ruhig zu bleiben.
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word) und die Bereitschaft, neue Technologieplattformen, einschließlich Veranstaltungsmanagementsysteme und Inventarverfolgungstools, zu erlernen.
• Körperliche Fähigkeit, Standortbesichtigungen durchzuführen, den Aufbau von Veranstaltungen zu überwachen, Materialien und Ausrüstung zu verwalten und während der Durchführung von Veranstaltungen längere Zeit vor Ort zu bleiben.
• Flexibilität, variable Arbeitszeiten, einschließlich früher Morgenstunden, Abende und gelegentlicher Wochenenden, basierend auf Veranstaltungsplänen und Programmierungsbedürfnissen.
• Nachgewiesener Erfolg in schnelllebigen Umgebungen, in denen Agilität, Professionalität und Kundenservice entscheidend für den Erfolg sind.

Bevorzugte Qualifikationen:

• Erfahrung in Unternehmensumgebungen, insbesondere in Arbeitsplatzdiensten, Facility Management oder Corporate Hospitality-Rollen.
• Hintergrund in Kunstprogrammen, kulturellen Veranstaltungen oder kreativen Workshops mit Verständnis für die einzigartigen Bedürfnisse von Bildungs- und Engagementprogrammen.
• Vertrautheit mit Veranstaltungsmanagementsoftware, Registrierungsplattformen oder Inventarverwaltungssystemen, die effiziente Abläufe unterstützen.
• Kenntnisse über die Einrichtung und Fehlersuche von AV-Ausrüstung, einschließlich grundlegendes Verständnis von Mikrofonen, Projektoren, Soundsystemen und Videokonferenztechnologie.
• Erfahrung in der Koordination von Catering und dem Management von Anbietern, einschließlich Verständnis von diätetischen Einschränkungen, Lebensmittelsicherheit und besten Praktiken im Gastgewerbe.
• Verständnis von Betriebsabläufen, Sicherheitsprotokollen und Facility-Koordination in Unternehmensbüroumgebungen.
• Erfolgsbilanz bei der Mitwirkung an Initiativen zur Prozessverbesserung, einschließlich der Entwicklung von Vorlagen, Checklisten oder Arbeitsdokumentationen.
• Erfahrung in der Schulung oder Einarbeitung neuer Teammitglieder mit der Fähigkeit, Wissen effektiv zu teilen und die Entwicklung von Fähigkeiten zu unterstützen.
• Erfahrung in Grafikdesign oder Kommunikation zur Unterstützung der Veranstaltungsförderung und internen Marketingbemühungen.
• Erfahrung in der Sammlung von Kundenfeedback und Dateneingabe zur Unterstützung der Programmevaluation und kontinuierlichen Verbesserung.

Standort: Vor Ort

Wenn diese Stellenbeschreibung mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir sind daran interessiert, Sie kennenzulernen und was Sie mitbringen!