Receptionist / Account Administrator (m/f/d)

Unsere Mitarbeiter bei JLL und JLL Technologies gestalten die Zukunft der Immobilienwirtschaft für eine bessere Welt, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir sind bestrebt, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu ermächtigen, bedeutungsvolle Karrieren zu entwickeln und einen Platz zu finden, an dem sie dazugehören. Egal, ob Sie über umfassende Erfahrung in der gewerblichen Immobilienwirtschaft, im Handwerk oder in der Technologie verfügen oder Ihre relevanten Erfahrungen in einer neuen Branche anwenden möchten, schließen Sie sich unserem Team an, während wir helfen, einen besseren Weg nach vorne zu gestalten.

Sie fungieren als erster Ansprechpartner für alle Mitarbeiter, Auftragnehmer und Besucher vor Ort, projizieren ein professionelles und einladendes Bild des Unternehmens und bieten eine Vielzahl von Unterstützungsdiensten für die Abteilungen vor Ort.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung des Anmeldeprozesses für Anbieter und Besucher mit Professionalität und Gastfreundschaft.
• Anbieterverwaltung.
• Sicherstellen, dass zeitnahe und angemessene Folgemaßnahmen bei Nachrichten oder Anfragen ergriffen werden.
• Effiziente Verwaltung aller Besprechungsraumkalender und eingehenden Buchungsanfragen.
• Sicherstellen, dass die Räume vor und nach allen Besprechungen vorbereitet und geräumt werden.
• Sicherstellen, dass Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen stets eingehalten werden.
• Verwaltung des E-Mail-Postfachs für Rechnungen an der Rezeption/Versorgungsunternehmen, genaue und effiziente Beantwortung von E-Mails.
• Bereitstellung von administrativer Unterstützung für das FM-Team vor Ort, einschließlich der Buchung von SRP-Terminen, Bestellung von Büromaterial und anderen administrativen Funktionen, die anfallen.
• Verarbeitung und Überprüfung eingehender Rechnungen anhand von Arbeitsaufträgen und Empfangsdokumenten.
• Berichterstattung und Dokumentation.

Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen

• Frühere Erfahrung in einem Kundenserviceumfeld, das Empfangsdienste auf höchstem Niveau bietet.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Ausgezeichnetes Englisch und lokale Sprache.
• Professionalität und Kompetenz im Umgang mit Kunden, Besuchern und bei der Beantwortung eingehender Anrufe.
• Fähigkeit, komplexe Anweisungen zu befolgen.
• Ausgezeichnete Computerkenntnisse und die Fähigkeit, neue Systeme und Plattformen zu erlernen.
• Solides Verständnis von Rechnungslegungsgrundsätzen und -praktiken.
• Kenntnis der Prozesse und Best Practices im Bereich Kreditorenbuchhaltung.
• Vertrautheit mit Zahlungsbedingungen, Steuern und Compliance-Anforderungen.
• Erfahrung mit der Dreifachabstimmung (Bestellung, Empfang, Rechnung).
• Erfahrung in der Verwaltung von Versorgungszahlungsprozessen und deren Nachverfolgung.
• Verständnis der Abrechnungszyklen und gängigen Abrechnungsstrukturen für Versorgungsunternehmen.
• Fähigkeit, Rechnungen auf Fehler oder Unregelmäßigkeiten zu analysieren.
• Erfahrung im Aufbau und in der Pflege von Beziehungen zu Anbietern.
• Kenntnis des Managements von Lieferantenstammdaten.
• Vertrautheit mit Strategien zur Priorisierung von Zahlungen.
• Starke analytische Fähigkeiten zur Identifizierung von Diskrepanzen und zur Lösung von Zahlungsproblemen.
• Fähigkeit, Konten abzugleichen und Inkonsistenzen zu beheben.
• Kritisches Denkvermögen zur Identifizierung von Prozessverbesserungen.
• Problemlösungsfähigkeiten im Zusammenhang mit Zahlungsstreitigkeiten.
• Fähigkeit, Zahlungsrichtlinien internen und externen Interessengruppen zu erklären.
• Starke Kundenorientierung.
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams.
• Hohe Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
• Detailorientiert mit außergewöhnlicher Genauigkeit.
• Diskretion beim Umgang mit vertraulichen Finanzinformationen.
• Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Prioritäten und Arbeitsabläufe.
• Selbstmotiviert mit der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten.

JLL ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und ermutigt Bewerbungen aus allen Bereichen der Gemeinschaft.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, in der Sie Ihr frühestmögliches Startdatum und Ihre Gehaltsvorstellungen angeben.

Bitte beachten Sie, dass Papierbewerbungen nicht akzeptiert werden können und aus Datenschutzgründen vernichtet werden.

Ihr Kontakt:
Stefanie Korte

Standort:
Vor Ort – Genf, CHE

Wenn diese Stellenbeschreibung mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir sind daran interessiert, Sie kennenzulernen und zu erfahren, was Sie mitbringen!