Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere den Büroalltag und sorge für einen reibungslosen Ablauf in unserem Münchener Büro.
- Unternehmen: JLL ist ein führendes Unternehmen im Bereich Immobilien- und Investmentmanagement.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, Entwicklungsmöglichkeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben und internationale Einblicke in andere EMEA-Standorte.
- Warum dieser Job: Sei das Herzstück unseres Teams und gestalte die Zukunft der Arbeitsplatzkultur mit.
- Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Büroorganisation oder einem ähnlichen Bereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL sind dabei, die Zukunft der Immobilienwirtschaft für eine bessere Welt zu gestalten, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir sind bestrebt, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu ermutigen, zu gedeihen, bedeutungsvolle Karrieren aufzubauen und einen Platz zu finden, an dem sie dazugehören.
Über die Rolle
Schließen Sie sich JLL als Workplace Operations Coordinator (m/w/d) an, wo Sie das Herzstück unserer EMEA-Betriebsabläufe sein werden. In dieser praktischen Rolle stellen Sie sicher, dass unser Münchener Büro täglich reibungslos läuft, während Sie unser breiteres EMEA-Netzwerk unterstützen. Sie sind das freundliche Gesicht, das Besucher zuerst sehen, der Problemlöser, an den sich die Mitarbeiter wenden, und der Koordinator, der alles von Besprechungsräumen bis hin zu Wartungsarbeiten nahtlos am Laufen hält. Diese Position bietet Vielfalt und Einfluss – vom Begrüßen neuer Mitarbeiter an ihrem ersten Tag bis hin zur Koordination mit Anbietern, dem Management von Facility-Anfragen und der Unterstützung von Veranstaltungen. Gelegentliche Reisen zu anderen EMEA-Standorten (Dublin, Paris, Brüssel, Zürich) bieten internationale Einblicke in Ihr Portfolio.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Tägliche Abläufe & Einrichtungen: Führen Sie tägliche Bürobegehungen durch, um Sauberkeit und Bereitschaft in allen Bereichen sicherzustellen. Stellen Sie sicher, dass die Besprechungsräume jeden Morgen bereit sind (aufgeräumt, bestückt, AV überprüft, Whiteboards gereinigt). Überwachen und ergänzen Sie Büromaterialien, koordinieren Sie Lieferungen und Post und melden Sie Wartungsprobleme. Bearbeiten Sie Facility-Anfragen über Jira, koordinieren Sie Anbieterarbeiten, planen Sie vorbeugende Wartung und empfangen Sie Anbieter vor Ort.
- Besuchermanagement & Zugangskontrolle: Agieren Sie als erster Ansprechpartner für Besucher, Kandidaten und Anbieter. Registrieren Sie Besucher in Visitly, verwalten Sie Ausweise, begrüßen Sie Ankünfte und begleiten Sie nach Bedarf. Arbeiten Sie mit der Unternehmenssicherheit zusammen, um den Zugang zum Gebäude und die Ausweisanträge zu bearbeiten, koordinieren Sie den Zugang von Anbietern und führen Sie Besucherprotokolle gemäß den Sicherheitsrichtlinien des Kunden.
- Gesundheit, Sicherheit & Compliance: Unterstützen Sie routinemäßige Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen (Beschilderung, Erste-Hilfe-Sets, AEDs, Evakuierungsmaterialien). Verfolgen Sie Compliance-Aktivitäten, einschließlich Feuerübungen, PAT-Tests und AED-Inspektionen. Halten Sie digitale Aufzeichnungen von Risikobewertungen und Vorfällen. Seien Sie in Notfallverfahren geschult und unterstützen Sie die Koordination des Notfallteams.
- Arbeitsplatzanfragen & Kommunikation: Reagieren Sie auf Arbeitsplatzanfragen über Slack, Jira und E-Mail. Überwachen Sie die EMEA-Arbeitsplatzkanäle und leiten Sie Anfragen entsprechend weiter. Entwerfen Sie betriebliche Mitteilungen, einschließlich Büroaktualisierungen und Wartungsankündigungen. Halten Sie Dokumentationen über Standortkenntnisse zu Verfahren, Barrierefreiheit und Annehmlichkeiten.
- Besprechungsräume & Raummanagement: Überwachen Sie die Kalender der Besprechungsräume, lösen Sie Buchungskonflikte und räumen Sie No-Shows auf. Konfigurieren Sie Räume nach Anfrage (Layout, AV, Erfrischungen). Halten Sie die Vorräte in den Besprechungsräumen (Dongles, Marker, Batterien, Fernbedienungen) bereit.
- Onboarding & Mitarbeitersupport: Verfolgen Sie die Startdaten neuer Mitarbeiter und bereiten Sie Arbeitsplätze vor. Treffen Sie neue Mitarbeiter bei ihrer Ankunft, bieten Sie eine vor Ort orientierte Einführung an und unterstützen Sie die Logistik am ersten Tag. Onboarden Sie Mitarbeiter in relevante Arbeitsplatzsysteme und bearbeiten Sie Ausnahmefälle.
- Veranstaltungsunterstützung: Bieten Sie logistische Unterstützung für genehmigte interne Veranstaltungen, einschließlich Raumaufbau, Möbelbewegungen, Beschilderung, AV-Bereitschaft, Vorbereitung von Besucherausweisen und Registrierung über Visitly. Setzen Sie Räume nach der Veranstaltung zurück.
- Berichterstattung & Governance: Halten Sie Dokumentationen über den Arbeitsplatz (Handbücher, FAQs, Gebäudeanleitungen) aufrecht. Bereiten Sie wöchentliche Zusammenfassungen über Onboarding, Facility-Probleme und Vorfälle vor. Berichten Sie Kennzahlen, einschließlich Jira-Volumen, SLA-Leistung und Besuchstrends. Nehmen Sie an wöchentlichen EMEA-Arbeitsplatzbesprechungen teil und halten Sie alle Kundenrichtlinien ein, während Sie mit den Teams für Arbeitsplatzoperationen, Unternehmenssicherheit, IT, Lebensmittel und Anbietern zusammenarbeiten.
Qualifikationen:
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Arbeitsplatzkoordination, Büromanagement, Facility-Koordination oder einer eng verwandten Betriebsrolle.
- Erfahrung im Management oder in der Bearbeitung von Anfragen über ein Ticket- oder Helpdesk-System (z. B. Jira, ServiceNow oder gleichwertig).
- Erfahrung in der Pflege digitaler Aufzeichnungen, Protokolle oder Compliance-Dokumentationen.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung unter Angabe deines frühestmöglichen Starttermins sowie deiner Gehaltsvorstellung. Wir bitten um Verständnis, dass Papierbewerbungen leider nicht berücksichtigt werden können und aus Datenschutzgründen vernichtet werden.
Du möchtest genau wissen, wie es ist, bei JLL zu arbeiten? Dann schau jetzt auf unserer Karriereseite vorbei!
Workplace Operations Coordinator (m/w/d) Arbeitgeber: JLL
JLL ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu wachsen. Mit einem starken Fokus auf persönliche Entwicklung und Teamarbeit fördert JLL eine positive Unternehmenskultur, in der Vielfalt geschätzt wird und jeder Mitarbeiter einen bedeutenden Beitrag leisten kann. Die Position des Workplace Operations Coordinators in München ermöglicht nicht nur eine abwechslungsreiche Tätigkeit, sondern auch internationale Erfahrungen durch gelegentliche Reisen zu anderen EMEA-Standorten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Workplace Operations Coordinator (m/w/d) erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze LinkedIn und andere Netzwerke, um aktiv nach Kontakten bei JLL zu suchen. Schick ihnen eine Nachricht und zeig dein Interesse an der Position als Workplace Operations Coordinator!
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über JLL und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die täglichen Herausforderungen meistern kannst. So kannst du im Gespräch glänzen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Soft Skills!
Als Workplace Operations Coordinator ist es wichtig, dass du kommunikativ und lösungsorientiert bist. Bereite Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit und dein Organisationstalent zeigen. Das wird dir helfen, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wir empfehlen dir, dich direkt über die JLL-Karriereseite zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem kannst du dort auch mehr über die Unternehmenskultur erfahren!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Workplace Operations Coordinator (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir bei StudySmarter suchen nach authentischen Menschen, die zu uns passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Mach es übersichtlich:Halte deine Bewerbung klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, warum du die perfekte Wahl für die Stelle bist.
Pass auf die Details auf:Achte darauf, dass deine Bewerbung frei von Rechtschreibfehlern ist. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst – das hilft oft!
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Karriereseite einzureichen. So stellst du sicher, dass alles reibungslos läuft und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf dich!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei JLL vorbereitet
✨Informiere dich über JLL
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über JLL und deren Werte verschaffen. Schau dir die Unternehmenswebsite an, lies über aktuelle Projekte und verstehe, wie sie die Zukunft der Immobilienbranche gestalten. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du in ähnlichen Situationen erfolgreich warst. Sei bereit, über deine Erfahrungen im Bereich Bürokoordination oder Facility Management zu sprechen und wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Unternehmenskultur, den Erwartungen an die Rolle oder den nächsten Schritten im Auswahlprozess sein. Das zeigt, dass du aktiv an dem Gespräch teilnimmst und wirklich interessiert bist.
✨Präsentiere dich professionell
Achte darauf, dass du dich angemessen kleidest und pünktlich zum Interview erscheinst. Ein freundliches Auftreten und eine positive Körpersprache sind ebenfalls wichtig, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Du bist das Gesicht des Unternehmens – zeige, dass du die richtige Person für die Rolle bist!
