Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den NCCR-Direktor und koordiniere HR- und Gleichstellungsaktivitäten.
- Unternehmen: ETH Zürich, führend in Forschung und Bildung.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Zugang zu Sportangeboten und attraktive Altersvorsorge.
- Weitere Informationen: Inklusive Kultur, Vielfalt und Unterstützung für berufliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte eine positive soziale Veränderung und entwickle deine Karriere in einem internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung als persönliche Assistenz, starke organisatorische Fähigkeiten und Kommunikationskompetenz.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Personal Assistant to NCCR Director – Unterstützung der NCCR HR- und Chancengleichheitsaktivitäten.
Hintergrund des Projekts: Um das kleine Projektteam zu stärken, richten wir die neue Funktion ein: Personal Assistant zum NCCR-Direktor (Professor Didier Queloz) mit einer zusätzlichen Rolle zur Unterstützung der NCCR HR- und Chancengleichheitsaktivitäten. In dieser doppelten Position spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung von Professor Queloz und den NCCR HR- und Chancengleichheitsaktivitäten und fungieren als Sekretär des entsprechenden Ausschusses.
Aufgabenbeschreibung
- Umfassende Planung, Koordination und Priorisierung des Kalenders des Vorgesetzten, einschließlich Reisevorbereitungen.
- Unterstützung von leitenden Mitgliedern der Gruppe oder Assistenzprofessoren in administrativen Angelegenheiten an der ETH Zürich.
- Enge Kommunikation mit wichtigen Personen, die die NCCR Genesis-Betriebe an der ETH Zürich leiten.
- Protokollführung bei Besprechungen und Überwachung der Umsetzung von Entscheidungen und Aufgaben.
- Koordination der internen Kommunikation, Ankündigungen, Nachrichten und Website-Updates für die Gruppe von Professor Queloz, einschließlich allgemeiner Aufgaben für die Institute.
- Bearbeitung aller HR-bezogenen Prozesse für die Forschungsgruppe, einschließlich der Einarbeitung neuer Mitglieder.
- Erster Ansprechpartner für die Gruppe, Koordination interner und externer Stakeholder sowie Besucherprogramme.
- Bearbeitung administrativer Aufgaben wie Postbearbeitung, Dokumentenmanagement und routinemäßige Prozessunterstützung.
- Effiziente und sorgfältige Bearbeitung ad-hoc Aufgaben, die aus dem täglichen Betrieb entstehen.
- Koordination der Organisation der jährlichen Wissenschaftskonferenz der Gruppe, Willkommens- und Netzwerkveranstaltungen, Mittagsseminare und ähnliche Aktivitäten.
NCCR HR & Chancengleichheit (20-40%)
- Kontaktstelle für Fragen zu HR-Richtlinien und Chancengleichheit innerhalb des NCCR und Sekretär des Ausschusses für Chancengleichheit.
- Überwachung der von der NCCR finanzierten Personalbestellungen.
- Sicherstellung der Einhaltung der SNSF-Regeln zu Beschäftigungsberechtigungen, Gehaltsskalen, Geschlechtergleichheit und Maßnahmen zur Chancengleichheit.
- Koordination der Unterstützung von Karriereentwicklungsmaßnahmen für Nachwuchswissenschaftler (Doktoranden, Postdocs), einschließlich Mentoring und Schulung.
Qualifikationen
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Führungsebene in einem akademischen Umfeld oder in der Dienstleistungsbranche.
- Starke organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, proaktive und zukunftsorientierte Arbeitsweise.
- Professionelles, selbstbewusstes Auftreten und starke Serviceorientierung, kombiniert mit diplomatischem Geschick und politischem Gespür in sensiblen Situationen.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit fließenden Kenntnissen in Deutsch, Französisch und Englisch.
- Sicherheit im Umgang mit verschiedenen, anspruchsvollen Zielgruppen und Kommunikationsformaten.
- Solide Erfahrung im gleichzeitigen Management mehrerer Aufgaben unter Zeitdruck, korrekte Prioritätensetzung und eigenständige Entwicklung von Lösungen.
- Hohe Flexibilität, Zuverlässigkeit, Genauigkeit und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Teamplayer mit einem guten Sinn für Humor.
Vorteile
- Wirkungsvolle Arbeit als Teil der ETH Zürich, Unterstützung der beruflichen Entwicklung und Beitrag zu positivem sozialen Wandel.
- Zugang zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Carsharing, einem breiten Sportangebot der ASVZ, Kinderbetreuung und attraktiven Pensionsleistungen.
- Flexible Arbeitsbedingungen in einem inspirierenden, internationalen Forschungsumfeld.
EEO und Vielfalt
Die ETH Zürich fördert eine inklusive Kultur, setzt sich für Chancengleichheit ein, schätzt Vielfalt und pflegt ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und Würde aller Mitarbeiter und Studierenden respektiert werden. Die Organisation arbeitet auf eine klimaneutrale Zukunft hin. Wenn Sie Anpassungen benötigen oder Sprachkenntnisse erforderlich sind, können wir die Rolle entsprechend anpassen.
Personal Assistant with support of NCCR HR & Equal Opportunity activities Arbeitgeber: Job-Room
ETH Zürich ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem inspirierenden und internationalen Forschungsumfeld zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitsbedingungen, Zugang zu umfangreichen Sportangeboten und attraktiven Sozialleistungen fördert ETH Zürich nicht nur die berufliche Entwicklung, sondern auch eine inklusive Kultur, die Vielfalt schätzt und Gleichheit der Chancen unterstützt. Hier haben Sie die Chance, einen bedeutenden Beitrag zur Gesellschaft zu leisten und gleichzeitig Ihre Karriere voranzutreiben.
