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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team in der Institutsverwaltung mit organisatorischen Aufgaben und Korrespondenz.
- Arbeitgeber: Das KIT ist eine führende Forschungsuniversität, die Wissen für Gesellschaft und Umwelt schafft.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Sportangebote und ein Jobticket-Zuschuss.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer Exzellenzuniversität und profitiere von einem internationalen Arbeitsumfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Verwaltungsbereich sind erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen bis zum 04.05.2025 online einreichen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für das Institut für Mikrostrukturtechnik (IMT) baldmöglichst unbefristet eine/einen Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Institutsverwaltung.
Tätigkeitsbeschreibung:
- Allgemeine organisatorische Tätigkeiten und Korrespondenz
- Bearbeitung des Online-Bewerberportals
- Planung von Dienstreisen
- Unterstützung im Bestellwesen, beim Wareneingang und bei der Rechnungsprüfung
- Organisation von internen und externen Veranstaltungen
- Mitarbeit bei der Vorbereitung von Lehrveranstaltungen (Raumorganisation, Ansprechperson für Studierende in Bezug auf Praktika und Prüfungstermine)
- Aktualisierung der institutseigenen Webseiten
Sie verfügen über:
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d) bzw. eine Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- einschlägige Berufserfahrung
- einen sicheren Umgang mit den MS Office-Programmen sowie idealerweise SAP-Kenntnisse
- gutes Ausdrucksvermögen auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Organisationstalent und eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Kontakt: Bewerben Sie sich bitte online bis zum 04.05.2025 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 133/2025 bei Frau Bärbel Gätcke, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Dr. Heckele, Telefon +49 721 608-22741, E-Mail: mathias.heckele@kit.edu.
Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Institutsverwaltung Arbeitgeber: Job Traffic
Kontaktperson:
Job Traffic HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Institutsverwaltung
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des KIT, um mehr über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Position in der Institutsverwaltung zu erfahren. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen am Institut für Mikrostrukturtechnik. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an den Themen hast, die das Institut beschäftigen, und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für Verwaltungspositionen gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deinen Umgang mit MS Office und SAP demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit! Da die Rolle im Sekretariats- und Verwaltungsbereich stark teamorientiert ist, solltest du betonen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Institutsverwaltung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine kaufmännische Ausbildung und relevante Berufserfahrung im Verwaltungsbereich.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Stelle interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zum Institut für Mikrostrukturtechnik passen.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Ausdrucksvermögen in Deutsch und Englisch klar und professionell ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Job Traffic vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben, die in der Institutsverwaltung anfallen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du organisatorische Tätigkeiten und Korrespondenz erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in MS Office und SAP
Da ein sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise auch SAP gefordert wird, solltest du deine Kenntnisse in diesen Programmen auffrischen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Gutes Ausdrucksvermögen auf Deutsch und Englisch ist wichtig. Übe, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren, indem du klare und präzise Antworten gibst. Vielleicht kannst du auch eine kurze Vorstellung auf Englisch vorbereiten.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen zur Unternehmenskultur und den Arbeitsbedingungen am KIT vor. Zeige dein Interesse an der Organisation und wie du dich in das Team einfügen möchtest. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Stelle interessiert bist, sondern auch an der langfristigen Zusammenarbeit.
