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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für Gäste und unterstütze das Team im Büro.
- Arbeitgeber: Wir sind ein dynamisches Unternehmen, das Wert auf Teamarbeit und Kundenservice legt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Rolle mit direktem Kontakt zu Menschen und wichtigen Aufgaben.
- Gewünschte Qualifikationen: Freundlichkeit, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit sind gefragt.
- Andere Informationen: Vorkenntnisse in Buchhaltung sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als Sekretär*in im Front Office bist du die erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und unser Team. Deine Aufgaben sind vielseitig und wichtig für den reibungslosen Ablauf in unserem Büro:
- Gästeempfang und Kommunikation: Du begrüßt unsere Gäste freundlich und professionell und bist die zentrale Ansprechperson per Telefon, E-Mail und anderen Kommunikationskanälen.
- Büroorganisation: Du kümmerst dich um die Ablage, die Datenbankpflege und unterstützt uns bei der Vorbereitung von Meetings.
- Unterstützung der Buchhaltung: Du erledigst vorbereitende Aufgaben für die Buchhaltung und erstellst Rechnungen mit dem BRZ-Programm.
- Rechnungsmanagement: Du bearbeitest Eingangs- und Ausgangsrechnungen und sorgst dafür, dass alle administrativen Prozesse reibungslos laufen.
Sekretär*in (m/w/d) im Front Office Arbeitgeber: Job Traffic
Kontaktperson:
Job Traffic HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär*in (m/w/d) im Front Office
✨Tip Nummer 1
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da du die erste Anlaufstelle für Gäste und Kunden bist, ist es wichtig, dass du in der Lage bist, freundlich und professionell zu kommunizieren. Übe, wie du am Telefon und per E-Mail einen positiven ersten Eindruck hinterlässt.
✨Tip Nummer 2
Vertraue dich mit Büroorganisation an. Da du für die Ablage und Datenbankpflege verantwortlich bist, solltest du dir Methoden aneignen, um effizient und strukturiert zu arbeiten. Überlege dir, welche Tools dir helfen könnten, den Überblick zu behalten.
✨Tip Nummer 3
Lerne die Grundlagen der Buchhaltung. Auch wenn du nicht direkt Buchhalter*in bist, ist es hilfreich, ein Grundverständnis für Rechnungsmanagement und vorbereitende Buchhaltungsaufgaben zu haben. Informiere dich über gängige Buchhaltungssoftware, die in der Branche verwendet wird.
✨Tip Nummer 4
Netzwerke mit anderen Sekretär*innen oder Fachleuten im Front Office. Der Austausch mit Gleichgesinnten kann dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, die Anforderungen und Erwartungen besser zu verstehen. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär*in (m/w/d) im Front Office
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Kommunikationsfähigkeiten heraus: Da die Position im Front Office stark auf Kommunikation ausgerichtet ist, solltest du in deinem Anschreiben betonen, wie du mit Gästen und Kunden umgehst. Verwende konkrete Beispiele, um deine freundliche und professionelle Art zu zeigen.
Betone deine Organisationsfähigkeiten: Die Büroorganisation ist ein zentraler Bestandteil der Stelle. Beschreibe in deinem Lebenslauf, wie du in der Vergangenheit Bürotätigkeiten organisiert hast, und nenne spezifische Tools oder Methoden, die du verwendet hast.
Erwähne relevante Softwarekenntnisse: Da die Stelle auch das Arbeiten mit dem BRZ-Programm umfasst, solltest du in deiner Bewerbung angeben, ob du Erfahrung mit dieser Software oder ähnlichen Programmen hast. Wenn nicht, zeige deine Bereitschaft, neue Programme schnell zu erlernen.
Füge ein motiviertes Anschreiben hinzu: In deinem Anschreiben solltest du deine Motivation für die Stelle klar darlegen. Erkläre, warum du gerne im Front Office arbeiten möchtest und was dich an der spezifischen Firma reizt. Zeige, dass du die Werte und die Kultur des Unternehmens verstehst und schätzt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Job Traffic vorbereitest
✨Freundliche Begrüßung üben
Da du als Sekretär*in im Front Office die erste Anlaufstelle bist, ist es wichtig, dass du eine freundliche und professionelle Begrüßung übst. Überlege dir, wie du Gäste am Telefon und persönlich ansprechen möchtest, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Du wirst oft mit Kunden und Teammitgliedern kommunizieren, also sei bereit, Beispiele für deine Erfahrungen in der Kundenbetreuung oder im Umgang mit schwierigen Situationen zu teilen.
✨Organisationsfähigkeiten hervorheben
Da Büroorganisation ein wichtiger Teil deiner Rolle ist, solltest du konkrete Beispiele für deine Organisationsfähigkeiten parat haben. Erkläre, wie du Aufgaben priorisierst und welche Tools oder Methoden du verwendest, um den Überblick zu behalten.
✨Kenntnisse in Buchhaltungssoftware ansprechen
Wenn du Erfahrung mit Buchhaltungssoftware wie dem BRZ-Programm hast, erwähne dies im Interview. Zeige, dass du bereit bist, dich in neue Programme einzuarbeiten und dass du ein Verständnis für Rechnungsmanagement und administrative Prozesse hast.
