Team-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungskoordination (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Evolutionsbiologie in Plön (Schleswig‑Holstein) ist eine international führende Einrichtung für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Evolutionsbiologie. Mit rund 200 Beschäftigten aus über 30 Nationen umfasst das Institut zurzeit zwei Abteilungen, zahlreiche selbständige Forschungsgruppen sowie zentrale Serviceeinheiten.

Zur Verstärkung unseres Teams Institutskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Termin ein Team-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungskoordination (m/w/d). Sie bereiten die Veranstaltungen unseres internationalen wissenschaftlichen Workshop-Programms für die ausrichtenden Wissenschaftler*innen vor und nach und organisieren die Durchführung inkl. der Budget-Kontrolle. Die Veranstaltungen mit wissenschaftlichem Fokus werden von internen und externen Forschenden besucht, können ein- oder mehrtägig sein und eine Größe von bis zu 100 Teilnehmenden haben.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• die Einladung, Reiseorganisation und Vor-Ort-Betreuung von Referent*innen (zusammen mit unseren Abteilungsassistentinnen)
• die Kommunikation in englischer und deutscher Sprache mit Wissenschaftler*innen aus der ganzen Welt
• das Einholen von Angeboten unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen (z. B. Catering, Unterkünfte)
• die Organisation von Forschungsaufenthalten internationaler Wissenschaftler*innen an unserem Institut
• die Erfüllung der Anforderungen der Wissenschaftler*innen unter Beachtung der relevanten Rechtsvorschriften (z. B. Bewirtung, Reisekosten)
• die Beratung und Unterstützung bei Veranstaltungen außerhalb des wissenschaftlichen Programms
• ein softwaregestütztes Veranstaltungsmanagement
• die Koordination von Kommunikationsmaterialien in Absprache mit PR & Öffentlichkeitsarbeit
• die Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Organisation von Veranstaltungskonzepten
• die Zusammenarbeit mit hausinternen Schnittstellen wie Kommunikation, Verwaltung, Abteilungsassistenzen
• weitere Aufgaben können je nach Bedarf und Auslastung dazukommen

In Ausnahmefällen, bedingt durch Veranstaltungszeiten, kann Arbeit am späten Abend und/oder am Wochenende erforderlich sein. Bei der Durchführung der wissenschaftlichen Workshops werden Sie von einer Mitarbeiterin unterstützt. Ihre Stelle gehört zum Team Institutskoordination.

Voraussetzungen:

• abgeschlossene Ausbildung und/oder Studium im Bereich Veranstaltungs- bzw. Eventmanagement
• einschlägige Berufserfahrung vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
• hohe Serviceorientierung, ausgeprägtes Organisationstalent und sehr gute Kommunikationskompetenz
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung mit den für die Tätigkeit relevanten rechtlichen Regularien
• gute PC-Kenntnisse in den erforderlichen Bereichen (insbes. Microsoft Office, Indico oder vergleichbares Online-Tool zum Veranstaltungsmanagement)
• hohe interkulturelle Kompetenz
• sehr gutes Selbstmanagement und die Fähigkeit zu eigenständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten
• große Begeisterung an der Arbeit in einem internationalen Umfeld
• Bereitschaft zur Koordination von und Erreichbarkeit als Ansprechperson bei den Veranstaltungen auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten
• Managementkompetenz auf der einen Seite, aber auch den Willen und die Fähigkeit, selbst mit anzupacken (bspw. Auf- und Abbau in der Location)
• Berechtigung, in Deutschland einer Beschäftigung nachgehen zu können.

Wir bieten:

• ein spannendes interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld
• flexible Arbeitszeit (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit, anteilig mobil zu arbeiten
• eine Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) bis zur Entgeltstufe E 9b
• Sozialleistungen in Anlehnung an die Regelungen des öffentlichen Dienstes, einschließlich Jahressonderzahlung, zusätzliche Altersversorgung sowie eines vergünstigten Deutschlandjobtickets
• Weiterbildungsmöglichkeiten und ein familienfreundliches Umfeld.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Darüber hinaus strebt die Max-Planck-Gesellschaft nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.