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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und das Team bei administrativen Aufgaben und Organisation.
- Arbeitgeber: HSW Holding GmbH ist ein familiengeführtes Unternehmen in der Immobilienverwaltung mit persönlichem Flair.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten und ein wertschätzendes, familiäres Betriebsklima in einer stilvollen Villa.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem stabilen Unternehmen mit langfristiger Perspektive.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management haben.
- Andere Informationen: Der Gehaltsrahmen liegt zwischen EUR 3.200 und 4.000 brutto/Monat, je nach Qualifikation.
Unser Kunde, die HSW Holding GmbH, ist ein etabliertes familiengeführtes Unternehmen, das sich auf die Verwaltung von Immobilien spezialisiert hat. Das Büro befindet sich in einer charmanten, traditionsreichen Villa im 19. Bezirk - ein Arbeitsumfeld, das Professionalität mit persönlichem Flair verbindet. Zur Verstärkung des engagierten kleinen Teams wird nun eine vielseitige und verlässliche Persönlichkeit im Office Management gesucht.
Ihr Aufgabenbereich:
- Assistenz der Geschäftsführung sowie des Asset Managers bei allen administrativen Agenden
- Telefon- und E-Mail-Korrespondenz mit Mietern, Dienstleistern und Partnern (Deutsch & Englisch)
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen, Exposés und div. Dokumenten
- Organisation von Besprechungen, Meetings sowie von Wartungs- und Serviceterminen in den Liegenschaften
- Verwaltung (Digitalisierung) des Ablagesystems sowie der Netzwerkkontakte und der Plattform
- Klassische Sekretariatsagenden (Postbearbeitung, Bestellwesen, Schlüsselmanagement, Empfang und Bewirtung der Gäste, etc.)
- Unterstützung bei Reiseorganisation, Reisekostenabrechnung sowie bei der Planung und Durchführung von Events
- Betreuung und Koordination alltäglicher Office-Abläufe
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung im Office Management bzw. Assistenzbereich in der Immobilienbranche
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Diskrete, loyale und strukturierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
- Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Freude an Kommunikation und Organisation
Das bieten wir:
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kleinen, persönlichen Team
- Arbeitsplatz in einer stilvollen Villa mit guter öffentlicher Erreichbarkeit
- Langfristige Perspektive in einem wirtschaftlich stabilen Familienunternehmen
- Wertschätzendes, familiäres Betriebsklima
- Flexible Arbeitszeiten nach Vereinbarung
- Der Gehaltsrahmen bewegt sich zwischen EUR 3.200 und 4.000 brutto/Monat auf Vollzeitbasis, abhängig von Qualifikation und Vorerfahrung
Sie möchten Teil dieses werteorientierten Unternehmens sein und mit der HSW Holding gemeinsam wachsen? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung!
Office Management und Geschäftsführungs-Assistenz (w/m/d) (m/w/d) Arbeitgeber: Jobaffairs Personal- und Mediaagentur GmbH
Kontaktperson:
Jobaffairs Personal- und Mediaagentur GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Management und Geschäftsführungs-Assistenz (w/m/d) (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Immobilienbranche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die HSW Holding GmbH informierst. Zeige Interesse an ihren Projekten und Werten, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen im Office Management sind entscheidend. Überlege, ob du in der Vergangenheit relevante Aufgaben übernommen hast, und sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu teilen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da die Stelle viel Korrespondenz erfordert, ist es wichtig, dass du während des gesamten Bewerbungsprozesses klar und professionell kommunizierst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Management und Geschäftsführungs-Assistenz (w/m/d) (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die HSW Holding GmbH. Besuche ihre Website, um mehr über ihre Dienstleistungen, Unternehmenswerte und das Arbeitsumfeld zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Office Management und in der Immobilienbranche.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du gut ins Team passt und welche Fähigkeiten du mitbringst. Gehe auf deine Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten ein.
Prüfung der Unterlagen: Überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass deine Deutsch- und Englischkenntnisse klar hervorgehoben sind und dass du alle geforderten Qualifikationen ansprichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobaffairs Personal- und Mediaagentur GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben im Office Management und der Assistenz. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in diesen Bereichen dir helfen können, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
✨Sprich die Sprache der Branche
Da das Unternehmen in der Immobilienbranche tätig ist, solltest du dich mit branchenspezifischen Begriffen und Abläufen vertraut machen. Dies zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, dich in das Team einzufügen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kommunikation erfordert, sei bereit, Beispiele für deine Erfahrungen in der Korrespondenz mit Mietern und Dienstleistern zu geben. Betone deine Fähigkeiten in Deutsch und Englisch.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Zeige, wie du Meetings, Termine und Dokumente effizient verwalten kannst, um den reibungslosen Ablauf im Büro zu gewährleisten.
