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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office tasks like bookkeeping, marketing support, and event planning.
- Arbeitgeber: Join a top-notch Vienna-based training and consulting firm focused on sales.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, remote work options, and a supportive international team.
- Warum dieser Job: Be part of innovative projects in a dynamic environment with growth potential.
- Gewünschte Qualifikationen: Experience in office management and strong IT skills are essential.
- Andere Informationen: Comprehensive training provided; competitive salary based on experience.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Office Manager:in mit Schwerpunkt Administration und Organisation (m/w/d) Standort: WienBeschäftigungsart: Teilzeit (25 Wochenstunden mit der Perspektive auf Erweiterung des Stundenumfangs) Unser Kunde Unser Kunde ist ein renommiertes Wiener Trainings- und Beratungsunternehmen, das sich auf den Vertriebsbereich spezialisiert hat. Das erfahrene Kernteam arbeitet eng mit einem internationalen Netzwerk von Partner:innen zusammen. Ziel ist es, innovative und individuell abgestimmte Trainings- und Beratungslösungen zu konzipieren, die zeitgemäß und fachlich auf höchstem Niveau sind. Ihre Aufgaben: * Buchhaltungs- und Finanzadministration, Vorbereitung der laufenden Buchhaltung, Rechnungserstellung und -kontrolle * Pflege von Online-Plattformen und Unterstützung im Marketing; Wartung und Aktualisierung der Unternehmenswebsite * CRM und Projektmanagement; Unterstützung bei der Kundenadministration und dem Zertifikatsmanagement * Organisatorische Aufgaben, insbesondere Veranstaltungsplanung * Mitwirkung bei der Erstellung und Implementierung eines Controlling-Tools für Aufträge und Aufwände * Pflege und Administration des Learning Management Systems (LMS) * Allgemeine Büroorganisation Ihr Profil: * Erfahrung im Bereich Officemanagement * Kenntnisse im Marketing oder Online-Marketing von Vorteil * Sicherer Umgang mit MS Office, hohe IT-Affinität; Interesse oder Erfahrung im Umgang mit KI von Vorteil * Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, fließend in Englisch in Wort und Schrift; eine dritte Sprache von Vorteil * Sicheres und professionelles Auftreten * Proaktiver Arbeitsstil, Selbstständigkeit und hohe Eigenmotivation Was wir bieten: * Mitarbeit in einem hochmotivierten, internationalen Team * Möglichkeit zur Beteiligung an innovativen Projekten * Teilzeitstelle mit 25 Stunden pro Woche, mit Aussicht auf Erweiterung * Flexible Gleitzeit und die Möglichkeit, bis zu 50 % der Arbeitszeit im Homeoffice zu verbringen * Eventuell Betriebsurlaub zu Weihnachten * Gute öffentliche Erreichbarkeit Eine umfassende Einschulung durch die Geschäftsführung ist gewährleistet. Vergütung: Das Gehalt richtet sich nach dem Kollektivvertrag für Information und Consulting. Eine marktgerechte Überzahlung wird je nach Erfahrung und Qualifikation selbstverständlich geboten.Haben wir Ihr Interesse geweckt?Dann senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per smart bewerbenWir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! Jobaffairs Personal- und Mediaagentur GmbHFreudenauer Hafenstrasse 16, 1020 Wien Lastenstrasse 38/15 Stock, 4020 LinzMitglied im Netzwerk DIE RECRUITER
Office Manager:in mit Schwerpunkt Administration und Organisation (m/w/d) Arbeitgeber: Jobaffairs Personal- und Mediaagentur GmbH
Kontaktperson:
Jobaffairs Personal- und Mediaagentur GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in mit Schwerpunkt Administration und Organisation (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche tätig sind oder bereits bei ähnlichen Unternehmen arbeiten. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über das Unternehmen und seine Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du die Werte und Ziele des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst. Das macht einen positiven Eindruck und zeigt dein Interesse.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Büroorganisation und Eventplanung vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Eigeninitiative! Wenn du Ideen hast, wie bestimmte Prozesse im Büro verbessert werden können, bringe diese in Gesprächen ein. Das zeigt, dass du nicht nur die Aufgaben erledigen möchtest, sondern auch aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen willst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in mit Schwerpunkt Administration und Organisation (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Trainings- und Beratungsunternehmen, bei dem du dich bewirbst. Schau dir deren Website an, um mehr über ihre Dienstleistungen, Werte und das Team zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Officemanagement und deine IT-Affinität.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für diese Position geeignet bist. Hebe deine proaktive Arbeitsweise und deine Selbstständigkeit hervor.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständigen Bewerbungsunterlagen über die angegebene Plattform ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobaffairs Personal- und Mediaagentur GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben vertraut, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine IT-Affinität
Da ein sicherer Umgang mit MS Office und eine hohe IT-Affinität gefordert sind, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt hast. Wenn du Erfahrung mit KI hast, erwähne das ebenfalls!
✨Sprich über deine proaktive Arbeitsweise
Das Unternehmen sucht nach jemandem mit einem proaktiven Arbeitsstil. Bereite einige Beispiele vor, die zeigen, wie du selbstständig Probleme gelöst oder Verbesserungen in deinem letzten Job initiiert hast.
✨Bereite Fragen vor
Zeige dein Interesse am Unternehmen und an der Position, indem du Fragen vorbereitest. Frage nach den innovativen Projekten, an denen du teilnehmen könntest, oder nach der Teamdynamik. Das zeigt, dass du wirklich an der Stelle interessiert bist.
