Sachbearbeiter/in Ausschreibung & Angebotsmanagement (m/w/d)

Unser Kunde ist ein etabliertes Technologieunternehmen mit langjähriger internationaler Marktpräsenz und führender Kompetenz im Bereich IT-Infrastruktur und IT-Lösungen. Durch die Kombination aus umfassender Branchenerfahrung, hoher Innovationskraft und einem Team aus hochqualifizierten Spezialistinnen und Spezialisten realisiert das Unternehmen anspruchsvolle Projekte für Kunden unterschiedlichster Größenordnungen - mit europäischer Wertschöpfung und globaler Ausrichtung.

Über die Position

Öffentliche und private Ausschreibungen stellen hohe formale Anforderungen. Fehlende Nachweise oder Formfehler führen zum Ausscheiden - unabhängig von der inhaltlichen Qualität des Angebots. Diese Stelle ist der administrative Kern unseres Ausschreibungsmanagements: Du stellst sicher, dass alle Unterlagen vollständig, korrekt und fristgerecht zusammengeführt und eingereicht werden. Wenn Du Freude an strukturierter, sorgfältiger Verwaltungsarbeit hast und im Team selbstständig Verantwortung für die formale Vollständigkeit und Korrektheit übernimmst, dann passt diese Stelle zu Dir.

Dein Aufgabengebiete

• Abstimmung und Kommunikation: Du erstellst strukturierte Checklisten für die formale und inhaltliche Beantwortung von Ausschreibungen und holst Beiträge sowie Unterlagen bei Kolleg aus verschiedenen Fachbereichen ein. Außerdem übernimmst Du die Korrespondenz mit Subdienstleistern im Rahmen laufender Vergabeverfahren.
• Formale Bearbeitung: Du füllst Formulare und Formblätter gemäß Ausschreibungsunterlagen aus und organisierst sowie bereitest formelle Nachweise auf, beispielsweise Referenzen, Zertifikate und Eignungsnachweise. Darüber hinaus kümmerst Du Dich um die Organisation von Unterschriften und internen Freigaben und übernimmst die endverantwortliche Einreichung von Angeboten.
• Qualitätssicherung: Du prüfst Beilagen wie CVs, Projektbeschreibungen und Konzepte auf formale Vollständigkeit und Konformität mit den Ausschreibungsvorgaben. Zudem stellst Du sicher, dass alle Angebotsbestandteile vollständig und fristgerecht vorliegen.

Du bringst mit

• Persönlichkeit und Arbeitsweise: Du arbeitest exakt, strukturiert und sorgfältig - auch unter Zeitdruck und bei umfangreichen Unterlagen. Du übernimmst Eigenverantwortung, behältst Fristen im Blick, holst fehlende Informationen aktiv ein und eskalierst rechtzeitig, wenn etwas nicht passt. Verlässlichkeit ist für Dich selbstverständlich, denn Abgabefristen sind fix. In der Kommunikation bist Du direkt, freundlich und proaktiv - gegenüber internen Kolleg ebenso wie gegenüber externen Partnern.
• Fachliche Qualifikation: Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise HAK oder vergleichbar, oder über entsprechende Berufspraxis in einer administrativen bzw. sachbearbeitenden Tätigkeit. Erfahrung im Umgang mit formalen Prozessen und Dokumentenmanagement ist von Vorteil, etwa in der Projektassistenz, im Vertragsmanagement oder in der Behördenkommunikation. Kenntnisse im europäischen Vergaberecht sind willkommen, aber keine Voraussetzung. Ein sicherer Umgang mit MS Office wird vorausgesetzt. Erfahrung mit Confluence und Jira ist von Vorteil. Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung, gute Englischkenntnisse runden Dein Profil ab.

Wir bieten

Dich erwartet eine Stelle mit echtem Einfluss auf den Unternehmenserfolg sowie ein strukturiertes Onboarding inklusive Einführung in relevante Vergabeplattformen und Prozesse. Geboten werden flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit und ein Arbeitsort in Wien. Zudem erwarten Dich flache Hierarchien mit kurzen Kommunikationswegen, Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Vergaberecht und Ausschreibungsmanagement sowie ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld in einem wachsenden IT- und Forschungsunternehmen. Das Gehalt beträgt ab EUR 3.000,- brutto pro Monat auf Vollzeitbasis gemäß IT-KV. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung möglich.

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