Verwaltungskraft Frontoffice DL-Zentrum Ibbenbüren (m/w/d)

EG 6 TVöD | Vollzeit 39 Wochenstunden | unbefristet | Dienstort: Ibbenbüren

Die jobcenter Kreis Steinfurt AöR als Arbeitgeber

Wir sind eine moderne Behörde, die sich als Partner für berufliche Zukunft und die Grundsicherung jedes einzelnen versteht. Wir sind stolz darauf, die Menschen in unserer Region bei Ihrer Arbeitssuche zu unterstützen und einen positiven Beitrag zur Entwicklung unserer Gesellschaft leisten zu können. Wir treten jeden Tag an, um Probleme zu lösen, Mut zu machen und Chancen zu eröffnen – für jeden, der unsere Unterstützung benötigt!

Deine Aufgaben

• Bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben behältst du stets den Überblick. Du kümmerst dich dabei z. B. um die Post, bearbeitest E-Mails, Rechnungen, Reisekosten oder Dienstwagenbuchungen.
• Durch die Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterial sorgst du immer dafür, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
• Am Empfang und in der Telefonzentrale bist du die erste Ansprechperson für alle Anliegen. Du steuerst Anfragen, machst erste Kurzberatungen, organisierst Termine und findest auch bei kurzfristigen Änderungen passende Lösungen.
• In der offenen Sprechstunde nimmst du Anträge entgegen, prüfst sie auf Vollständigkeit, gibst Auskünfte und leitest Kundinnen und Kunden bei Bedarf an die richtigen Stellen weiter.
• Du unterstützt die Leistungssachbearbeitung und Arbeitsvermittlung, indem du z. B. Einladungen und Weiterbewilligungsanträge erstellst und versendest, Dokumentationen bearbeitest, Unterlagen digitalisierst und Bescheinigungen ausstellst.
• Im Bereich Bildung & Teilhabe unterstützt du bei Bedarf das Team bei einzelnen Aufgaben, wie der Bearbeitung von Anträgen und stehst als Ansprechpartner/in zur Verfügung.

Was dich qualifiziert

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich (z. B. Bürokauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikationen, die dir sicheres Arbeiten in der Verwaltung ermöglichen.
• Du bringst interkulturelle Kompetenz mit und begegnest Menschen unterschiedlichster Hintergründe offen, respektvoll und freundlich.
• Deine serviceorientierte und kommunikative Art macht dich zu einer kompetenten Ansprechperson an unserem Empfang.
• In herausfordernden Situationen handelst du souverän, ruhig und lösungsorientiert. Du kannst Konflikte sicher deeskalieren – idealerweise bringst du hier bereits erste Erfahrungen mit.
• Du arbeitest verantwortungsbewusst, lernst schnell und passt dich neuen Situationen flexibel an.
• Der sichere Umgang mit MS Office ist wünschenswert.
• Erweiterte Sprachkenntnisse sind zudem ein Plus (z. B. Englisch, Arabisch, Russisch, Ukrainisch).

Worauf du dich freuen kannst

• Eine offene Teamkultur und lockere Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien.
• Eine sinnstiftende Tätigkeit, in der du sozialpolitische Verantwortung für deine Mitmenschen trägst.
• Benefits wie flexible Arbeitszeiten, ein sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, faire Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge, gesundheitliches Bonusprogramm uvm.
• Entwicklungsmöglichkeiten – Lass uns gemeinsam deine Talente entfalten und neue Möglichkeiten entdecken. Deine Zukunft beginnt jetzt!

Wir freuen uns ausdrücklich sowohl über Bewerbungen von Teilzeitkräften als auch von geeigneten schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Personen im Sinne des § 2 SGB IX.

Bei Fragen zur Position stehen dir Herr Kordsmeyer (Sachgebietsleitung) oder Frau Janßen (Personal) gerne zur Verfügung!