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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist the institute's management with scheduling, correspondence, and travel organization.
- Arbeitgeber: Join Jobactive GmbH, a leader in personalized HR management solutions.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a stable salary, great team atmosphere, and excellent career opportunities.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team while gaining valuable experience in data management and quality systems.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a commercial education and solid experience in administrative tasks.
- Andere Informationen: Position starts January 2025 for 18 months in Jena.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den unterschiedlichsten Bereichen des Personalmanagements, ganz gleich ob Personalberatung, -beschaffung oder -vermittlung, wir bieten Personalmanagement ganz persönlich.
Dabei stellen wir unseren renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen unsere Mitarbeiter zur Verfügung oder vermitteln diese in direkte Anstellungsverhältnisse.
Für unseren Kunden, ein Institut für Entwicklung von Konzepten zur Verwaltung, Integration und fachübergreifenden Verarbeitung, Analyse und Aufbereitung großer Datenmengen (Big Data), suchen wir ab Januar 2025 eine Assistenz der Institutsleitung (m/w/d) für den Einsatz von 18 Monaten am Standort in Jena.
Ihre Aufgaben:
- Sie sind für die Terminplanung und -koordination für die Institutsleitung und Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenzen zuständig.
- Unterstützung der Abteilungs- und Gruppenleitungen bei dem gesamten Einstellungsprozess.
- Vorbereitung, Buchung und Organisation von Dienstreisen für die Institutsleitung.
- Unterstützung bei Aufbau, Pflege und Auditierung der Instituts-Qualitätsmanagementsystems.
- Sicherstellung einer fachübergreifenden Regelkommunikation zu den Schnittstellen der jeweiligen Vorstandsbereiche im Fachgebiet, der administrativen und technischen Infrastruktur und den zuständigen Landesbehörden.
- Unterstützung der Institutsleitung bei der Durchführung der Maßnahmen zur Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten.
Ihr Profil:
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, sind staatlich geprüfter Betriebswirt (m/w/d), Industrie-, Büro-, Bankkauffrau (m/w/d) oder einen vergleichbaren Abschluss.
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung und hierbei erworbene gute Kenntnisse in der kaufmännischen Sachbearbeitung.
- Sichere Anwenderkenntnisse in gängiger Bürosoftware (MS Office).
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Begeisterungsfähigkeit, Sorgfalt und Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit.
- Team-, Verhandlungs- und Organisationsfähigkeit.
- Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen wünschenswert.
- Erfahrung in der Erstellung, Pflege und Auditierung von Qualitätsmanagementsystemen vorteilhaft.
- Gute Kenntnisse der administrativen Prozesse des DLR von Vorteil.
Was Sie erwartet:
- Ein festes monatliches Gehalt mit Auszahlung zum Monatsende.
- Ein langfristiger Einsatz und sehr gute Übernahmemöglichkeiten bei unseren Kunden.
- Start ab sofort oder nach Vereinbarung.
- Engagiertes, freundliches Team und angenehmes Betriebsklima.
- kompetente Ansprechpartner und persönliche Bewerberbetreuung.
Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns bitte Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an:
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Jobactive GmbH
Löwenberger Str. 5
10315 Berlin – Lichtenberg
#J-18808-Ljbffr
Assistenz der Institutsleitung (m/w/d) Arbeitgeber: Job@ctive GmbH
Kontaktperson:
Job@ctive GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Anforderungen und Erwartungen der Rolle geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über das Institut und seine Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an den Themen hast, die dort behandelt werden, insbesondere im Bereich Big Data und Qualitätsmanagement.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Terminplanung und Organisation vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterungsfähigkeit und Teamfähigkeit während des gesamten Bewerbungsprozesses. Arbeitgeber suchen nach Kandidaten, die nicht nur die fachlichen Qualifikationen mitbringen, sondern auch gut ins Team passen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweise über deine Qualifikationen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Position als Assistenz der Institutsleitung darlegst. Betone deine Erfahrungen in der kaufmännischen Sachbearbeitung und deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation.
Sprache und Stil: Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf in einem professionellen, aber freundlichen Ton verfasst sind. Verwende klare und präzise Sprache, um deine Qualifikationen und Erfahrungen hervorzuheben.
Bewerbung einreichen: Sende deine vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an die angegebene Adresse. Überprüfe vor dem Versand, ob alle Dokumente korrekt benannt und im richtigen Format (PDF) angehängt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Job@ctive GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du in der Rolle der Assistenz der Institutsleitung übernehmen würdest. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in Bürosoftware betonen
Da sichere Anwenderkenntnisse in gängiger Bürosoftware gefordert sind, solltest du deine Erfahrungen mit MS Office und anderen relevanten Programmen hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Software effektiv genutzt hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Die Rolle erfordert starke Kontakt- und Kommunikationsfähigkeiten. Sei bereit, Situationen zu beschreiben, in denen du erfolgreich kommuniziert hast, sei es in der Teamarbeit oder bei der Koordination mit verschiedenen Abteilungen.
✨Qualitätsmanagementsysteme ansprechen
Wenn du Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Qualitätsmanagementsystemen hast, bringe dies zur Sprache. Erkläre, wie du zur Verbesserung von Prozessen beigetragen hast und welche Methoden du angewendet hast, um die Qualität sicherzustellen.
