Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den unterschiedlichsten Bereichen des Personalmanagements, ganz gleich ob Personalberatung, -beschaffung oder -vermittlung. Wir stellen unseren renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen unsere Mitarbeiter zur Verfügung.
Unser Auftraggeber ist eine renommierte Forschungseinrichtung mit internationaler Ausrichtung und Sitz in Köln-Porz. Für die Unterstützung im administrativen Bereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässigen und strukturierte Teamassistenz (m/w/d).
Deine Aufgaben
- Organisation und Koordination klassischer Büroprozesse, insbesondere Termin-, Post- und Telefonmanagement
- Koordination und Vorbereitung von Besprechungen, Meetings und Dienstbesprechungen
- Erstellung von Protokollen im Rahmen von Sitzungen und Besprechungen
- Organisation von Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Unterstützung bei der Durchführung
- Buchung und Vorbereitung von Veranstaltungs- und Seminarräumen
- Bereitstellung und gegebenenfalls Aufbau der benötigten technischen Ausstattung
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken
- Prüfung von Dokumenten auf formale Kriterien
- Prüfung und Freigabe von beispielsweise Urlaubs- und Dienstreiseanträgen sowie Rechnungen über ein internes IT-Tool
- Durchführung der händischen und elektronischen Dokumentenablage
- Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
- Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Tätigkeiten
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, oder vergleichbare fachbezogene Kenntnisse und einschlägige Berufserfahrung
- Idealerweise ca. 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen bzw. administrativen Bereich
- Erfahrung in der Organisation und Bearbeitung klassischer Büroprozesse
- Gute Kenntnisse in allgemeinen Verwaltungsaufgaben und der Büroorganisation
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
- Erfahrung in der Pflege von Datenbanken
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Schnelle Auffassungsgabe und Organisationstalent
Was wir bieten
- Einstieg bei einer renommierten Forschungseinrichtung in Köln-Porz
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit im administrativen Umfeld
- Gleitende Arbeitszeiten
- Eine Vollzeitposition mit 39 Stunden pro Woche
- Persönliche Betreuung durch das Jobactive-Team
#J-18808-Ljbffr
Teamassistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Job@ctive GmbH
Unser Unternehmen bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten, das auf die Entwicklung Ihrer Fähigkeiten und Karrierechancen ausgerichtet ist. In Ulm profitieren Sie von einer positiven Arbeitskultur, die Teamarbeit und Innovation fördert, sowie von attraktiven Benefits wie flexiblen Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten. Werden Sie Teil eines engagierten Teams in der Pharmaindustrie, das sich für Qualität und kontinuierliche Verbesserung einsetzt.
