Finance & Administrative Operations Coordinator in Wien

Diese Position wird im Auftrag eines Partnerunternehmens ausgeschrieben, das alle Bewerbungen und nächsten Schritte verwaltet. Unser Partner sucht einen Finance & Administrative Operations Coordinator mit Sitz in Österreich. Dies ist eine praktische Finanz- und Geschäftsbetriebsrolle zur Unterstützung eines wachsenden kleinen Unternehmens in einem schnelllebigen Umfeld. Sie werden Debitorenbuchhaltung, Abstimmung, Buchhaltungsunterstützung, Lohnabrechnungskoordination und administrative Abläufe kombinieren.

Die Rolle erfordert starke praktische Erfahrungen mit QuickBooks Desktop, Zahlungsnachverfolgung, Finanzunterlagen und Excel-basierten Berichten. Sie übernehmen die Verantwortung für wiederkehrende finanzielle Aufgaben und lösen proaktiv Unstimmigkeiten, fehlende Informationen und offene Punkte. Der Erfolg in dieser Position hängt von Organisation, Beharrlichkeit, Detailgenauigkeit und der Fähigkeit ab, unabhängig zu arbeiten.

Verantwortlichkeiten:

• Verwalten wöchentlicher Überprüfungen des Debitorenalterungsberichts, Identifizierung überfälliger Salden und proaktive Nachverfolgung offener Kundenzahlungen.
• Führen von offenen Postenlisten und Nachverfolgungsprotokollen für ungelöste Salden, Zahlungsabweichungen, fehlende Informationen und andere finanzielle Probleme.
• Pflegen von Kundenunterlagen, Zahlungen, Einzahlungen, Abrechnungen und AR-Berichten in QuickBooks Desktop.
• Koordinieren mit Debitoren, Inkasso, Buchhaltung und Kundenkontakten zur Klärung von Zahlungsabweichungen, nicht zugeordneten Gutschriften, überfälligen Posten und offenen Salden.
• Überwachen von Einzahlungen aus Schecks, Bargeld und Geldanweisungen, die von Außendienstmitarbeitern gesammelt wurden, und Abstimmen der erwarteten Kundenzahlungen mit Bank- und Buchhaltungsunterlagen.
• Verwalten der physischen Scheckverarbeitung und Nachverfolgung offener Einzahlungen oder Zahlungsgegenstände.
• Verwenden von Abrechnungsplattformen wie Service Channel und verwandten Systemen zur Überwachung von Abrechnungsabweichungen und Zahlungsproblemen.
• Vergleichen von Rechnungen, Kunden- und Zahlungsunterlagen zwischen RouteStar, QuickBooks und anderen Systemen zur Identifizierung und Lösung von Abweichungen.
• Erstellen von Excel-basierten Berichten, Abstimmungen, Finanztrackern und anderen Betriebsberichten.
• Zusammenstellen von Belegen und unterstützenden Unterlagen für Geschäftsausgaben, einschließlich Kraftstoff, Materialien, Wartung, Uniformen, Fahrzeugkosten, Einkäufe bei Anbietern und andere Kartenaktivitäten.
• Identifizieren ungewöhnlicher Abweichungen, fehlender Dokumentation, Unstimmigkeiten und anderer Probleme, die einer Untersuchung oder Nachverfolgung bedürfen.
• Koordinieren mit dem Buchhaltungsteam, indem Fragen beantwortet, Quellunterlagen gesammelt, ausstehende Anfragen verfolgt und sichergestellt wird, dass Dokumente rechtzeitig geliefert werden.
• Vorbereiten von Informationen zur Lohnabrechnung, einschließlich Provisionen, zusätzlicher Vergütungen, Erstattungen, Gehaltsabrechnungen und unterstützender Dokumentation.
• Zusammenstellen von Informationen zur Lohnabrechnung neuer Mitarbeiter und Führen organisierter Lohnabrechnungsunterlagen, während fehlende Details nachverfolgt werden.
• Pflegen wöchentlicher offene Posten-Tracker, Checklisten, Statusaktualisierungen und wiederkehrender Aufgabenpläne.
• Unterstützen des Bestands- und Empfangsmanagements, der Bestellung von Büromaterialien und der administrativen Koordination im Zusammenhang mit der Flotte.
• Vorbereiten und Weiterleiten von kundenbezogenen Dokumenten sowie Bereitstellung routinemäßiger administrativer Unterstützung, einschließlich Terminplanung, Pflege von Aufzeichnungen, Aufgabenverfolgung und Nachverfolgung.
• Unterstützen von HR-bezogenen administrativen Aktivitäten unter der Leitung von benannten Beratern oder Managern.
• Proaktive Kommunikation mit Kunden, Anbietern, Buchhaltern, Unternehmensvertretern und internen Stakeholdern, um Informationen zu erhalten und Aufgaben voranzutreiben.
• Helfen bei der Erstellung, Dokumentation und Verbesserung wiederkehrender Prozesse und Standardarbeitsanweisungen.
• Bereitstellung zusätzlicher Finanz-, Verwaltungs- und Betriebshilfen nach Bedarf im vereinbarten Arbeitsumfang.

Anforderungen:

• Starke praktische Erfahrung mit QuickBooks Desktop ist erforderlich.
• Praktische Erfahrung in der Debitorenbuchhaltung, einschließlich Zahlungsnachverfolgung und Koordination von Inkassoverfahren.
• Erfahrung in der Abstimmung von Kundenzahlungen, Einzahlungen, Bankaktivitäten und Buchhaltungsunterlagen.
• Hintergrund in der Finanzverwaltung, Buchhaltung, Buchhaltungsunterstützung oder einer eng verwandten Funktion.
• Starke Microsoft Excel-Kenntnisse und Vertrauen in die Erstellung von Berichten, Trackern, Abstimmungen und finanziellen Analysen.
• Erfahrung in der Identifizierung von Unstimmigkeiten, fehlender Dokumentation, ungewöhnlichen Abweichungen und Zahlungsabweichungen.
• Erfahrung in der Abstimmung von Kundenzahlungen mit Bank- und Buchhaltungsunterlagen ist von Vorteil.
• Vertrautheit mit Service Channel oder ähnlichen Multi-Service-/Kunden-Abrechnungsplattformen ist von Vorteil.
• Erfahrung mit RouteStar ist ein Plus.
• Erfahrung in der Lohnabrechnung ist stark bevorzugt.
• Erfahrungen in den Bereichen Betrieb, Büroverwaltung, Kunden-/Lieferantenkommunikation oder kleine Unternehmen sind sehr wertvoll.
• Erfahrung in der HR-Verwaltung ist von Vorteil, ebenso wie Kenntnisse im Bereich Bestands- oder Flottenverwaltung.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, genaue Tracker, Checklisten und offene Postenlisten zu führen.
• Proaktive und beharrliche Herangehensweise an die Nachverfolgung überfälliger Zahlungen, fehlender Informationen und ungelöster Anfragen.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und Verantwortung für wiederkehrende Finanz- und Betriebsaufgaben zu übernehmen.
• Starke Kommunikations- und Beziehungsfähigkeiten, einschließlich Vertrauen in die Kommunikation per Telefon und E-Mail.
• Einfallsreich, detailorientiert und komfortabel in einem kleinen Unternehmen, in dem Prozesse möglicherweise noch entwickelt werden.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen, während Genauigkeit gewahrt bleibt und Fristen eingehalten werden.
• Vertrautheit mit Microsoft Office, Google Workspace, Lohn-/Zeiterfassungssystemen und verwandten Geschäftssystemen.
• Professionelle Englischkenntnisse sind erforderlich; zweisprachige Spanischkenntnisse sind ein Plus.
• Fähigkeit, den vereinbarten Zeitplan von 9:00 bis 17:00 Uhr EST, Montag bis Freitag, einzuhalten.

Vorteile:

• Vollzeitengagement als unabhängiger Auftragnehmer von 40 Stunden pro Woche.
• Remote-Möglichkeit für berechtigte Nearshore-Kandidaten.
• Montag bis Freitag, in der Regel von 9:00 bis 17:00 Uhr EST.
• Wettbewerbsfähige Honorarsätze für Auftragnehmer.
• Wöchentliche Zahlungen.
• Kostenlose Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Laufende Unterstützung und Anleitung während des Engagements.
• Zugang zu einer unterstützenden professionellen Gemeinschaft.
• Gelegenheit, Erfahrungen in den Bereichen Finanzen, Buchhaltung, Verwaltung, Lohnabrechnung und Geschäftsbetrieb zu sammeln.
• Potenzial zur Mitwirkung an Prozessverbesserungen und der Entwicklung effizienterer Betriebsabläufe.
• Exposition gegenüber internationalen Kunden und modernen Finanz- und Geschäftssupport-Tools.