Strategic Operations Specialist in Wien

Diese Position wird im Auftrag eines Partnerunternehmens ausgeschrieben, das alle Bewerbungen und nächsten Schritte verwaltet. Unser Partner sucht einen Strategic Operations Specialist mit Sitz in Österreich. Sie spielen eine Schlüsselrolle dabei, kritische operative und Investitionsabläufe organisiert, effizient und vorwärtsgerichtet zu halten. Ihre Arbeit unterstützt die Beschaffung von Deals, die Kommunikation mit Investoren, das Dokumentenmanagement, die Terminplanung und die tägliche Koordination. Sie agieren als zuverlässiger operativer Partner, der der Führung hilft, sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren, indem Sie die Verantwortung für wesentliche Prozesse übernehmen.

Die Rolle kombiniert strukturierte Verwaltung mit Prozessverbesserung, Forschung, CRM-Management und technologiegestützten Arbeitsabläufen. Sie verwenden moderne Werkzeuge, einschließlich KI-Lösungen, um Informationen zu organisieren, die Kommunikation zu optimieren und wiederkehrende Prozesse effizienter zu gestalten. Der Erfolg in dieser Position erfordert ein starkes Augenmerk auf Details, proaktive Eigenverantwortung, gesundes Urteilsvermögen und ein hohes Maß an Professionalität. Als Teil eines Remote-Teams haben Sie die Möglichkeit, einen greifbaren Einfluss auszuüben, indem Sie skalierbare Systeme aufbauen, die weiteres Wachstum unterstützen.

Verantwortlichkeiten:

• Verwaltung eingehender Anfragen von potenziellen Suchenden und Investoren, um sicherzustellen, dass Anfragen zeitnah, professionell und genau bearbeitet werden.
• Pflege und Organisation von CRM-Daten, um sicherzustellen, dass kritische Pipeline- und Beziehungsinformationen genau, vollständig und zugänglich bleiben.
• Organisation finanzieller Dokumente und anderer wichtiger Geschäftsinformationen, um eine zuverlässige Informationsquelle für Entscheidungen zu schaffen.
• Unterstützung der Deal-Flow-Operationen durch Verfolgung von Möglichkeiten, Nachverfolgungen und relevanten Informationen während des gesamten Prozesses.
• Koordination der Zeitpläne der Führungskräfte, Bürozeiten, Meetings, Nachverfolgungen und anderer administrativer Aktivitäten.
• Proaktive Identifizierung bevorstehender Bedürfnisse und Übernahme der Verantwortung für Nachverfolgungen und Koordination ohne ständige Anleitung.
• Recherche potenzieller Möglichkeiten und Erstellung klarer, prägnanter Zusammenfassungen und Informationen zur internen Überprüfung.
• Entwicklung und Verbesserung wiederholbarer Arbeitsabläufe, Checklisten und betrieblicher Prozesse zur Steigerung der Effizienz und Konsistenz.
• Verwendung von KI-gestützten Werkzeugen zur Zusammenfassung von Informationen, Organisation von Daten, Erstellung von Kommunikationsentwürfen und Optimierung wiederkehrender Aufgaben.
• Identifizierung betrieblicher Engpässe und Empfehlung praktischer Verbesserungen, die es dem Unternehmen ermöglichen, effektiv zu skalieren.
• Umgang mit sensiblen Geschäfts-, Finanz- und Investoreninformationen mit einem hohen Maß an Diskretion und Vertraulichkeit.

Anforderungen:

• Starke organisatorische Fähigkeiten und eine natürliche Fähigkeit, komplexe Informationen in klare Arbeitsabläufe, Checklisten und Systeme zu strukturieren.
• Erfahrung in den Bereichen Betrieb, Unterstützung von Führungskräften, administrative Koordination, Investitionsoperationen oder einem verwandten Bereich ist wertvoll.
• Hochgradig proaktive Herangehensweise mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, Nachverfolgungen zu verwalten und Projekte unabhängig voranzutreiben.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, professionell mit Investoren, Geschäftspartnern und internen Stakeholdern zu kommunizieren.
• Starkes Augenmerk auf Details und Genauigkeit bei der Arbeit mit CRM-Daten, finanziellen Dokumenten, Korrespondenz und betrieblichen Daten.
• Hohe Professionalität, Diskretion und Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen.
• Komfortable Arbeit mit CRM- und Produktivitätsplattformen wie Airtable, HubSpot oder Salesforce.
• Interesse an und Bereitschaft zur Nutzung von KI-Tools zur Zusammenfassung von Informationen, Organisation von Daten und Verbesserung von Kommunikationsabläufen.
• Starke Forschungs- und Analysefähigkeiten, mit der Fähigkeit, Informationen zu sammeln und in nützliche Zusammenfassungen und Erkenntnisse umzuwandeln.
• Fähigkeit, autonom in einer Remote-Umgebung zu arbeiten und gleichzeitig Verantwortung für Fristen und Ergebnisse zu übernehmen.
• Zuverlässige Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung und ein dedizierter, ruhiger Arbeitsplatz zu Hause, der für fokussiertes Arbeiten und professionelle virtuelle Meetings geeignet ist.

Vorteile:

• Umfassende HMO-Gesundheitsversorgung über einen führenden Anbieter.
• Gruppenlebensversicherung für zusätzlichen finanziellen Schutz.
• Bezahlte Urlaubsansprüche zur Unterstützung von Ruhe, Erholung und persönlichem Wohlbefinden.
• Vom Staat vorgeschriebene Leistungen gemäß den geltenden Anforderungen.
• Leistungsbasierte Anreize.
• Überstundenvergütung für berechtigte zusätzliche Arbeitsstunden.
• Nachtzuschläge für berechtigte Arbeiten, die während später Stunden durchgeführt werden.
• 13. Monatsgehalt.
• Vollständig remote Arbeitsanordnung.
• Gelegenheit zur Entwicklung von operativen, organisatorischen und technologischen Fähigkeiten, während Sie zu skalierbaren Geschäftsprozessen beitragen.

Wir schätzen Ihr Interesse und wünschen Ihnen alles Gute!

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