Construction Project Coordination via Buildertrend Virtual Assistant

Diese Position wird im Auftrag eines Partnerunternehmens ausgeschrieben, das alle Bewerbungen und nächsten Schritte verwaltet. Unser Partner sucht einen Bauprojektkoordinator über Buildertrend, der in Deutschland ansässig ist. Dies ist eine Gelegenheit für einen erfahrenen Bauverwaltungsprofi, die Projektkoordination und Backoffice-Operationen für ein Bau- und Immobilienentwicklungsunternehmen zu unterstützen. In dieser remote, Teilzeit-Vertragsrolle werden Sie Buildertrend und digitale Projektmanagement-Tools verwenden, um Dokumentationen, Zeitpläne, Angebote und Lieferantenunterlagen organisiert zu halten.

Sie werden die Kommunikation mit Subunternehmern koordinieren, Compliance-Dokumente verfolgen und sicherstellen, dass Projektinformationen genau und zugänglich bleiben. Die Rolle umfasst auch die Unterstützung bei Genehmigungen, Versicherungen, Darlehensdokumentationen und wiederkehrenden administrativen Arbeitsabläufen. Sie arbeiten eng mit Projektbeteiligten und dem Management zusammen, helfen dabei, fehlende Informationen zu identifizieren, routinemäßige administrative Probleme zu lösen und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Diese Position ist ideal für einen proaktiven, detailorientierten Fachmann, der die Bauabläufe versteht und unabhängig in einer strukturierten, fristgerechten Umgebung arbeiten kann.

Verantwortlichkeiten:

• Administrative und operative Unterstützung über Bauprojekte hinweg, um sicherzustellen, dass Projektunterlagen, Kommunikation, Zeitpläne und Compliance-Anforderungen effizient verwaltet werden.
• Buildertrend und Projektadministration:
• Projektinformationen innerhalb von Buildertrend pflegen und organisieren.
• Pläne, Spezifikationen, Verträge und unterstützende Projektdokumente hochladen, kategorisieren und verwalten.
• Konsistente Projektordnerstrukturen in Google Drive aufrechterhalten und sicherstellen, dass Stakeholder auf aktuelle Dokumentationen zugreifen können.
• Projektkorrespondenz überwachen und ausstehende administrative Aufgaben identifizieren.
• Projektunterlagen, Workflow-Tracker und wiederkehrende administrative Protokolle genau und aktuell halten.
• Tägliche Baustellenprotokolle anhand der Informationen des Baustellenleiters führen.
• Vorfallberichte pflegen, Projektzeitpläne überwachen, Erinnerungen senden und Aufgabenlisten nachverfolgen.
• Ausschreibung und Subunternehmerkoordination:
• Ausschreibungspakete, Pläne und Spezifikationen an Subunternehmer verteilen.
• Ausschreibungsfristen, ausstehende Vorschläge und erforderliche Nachverfolgungen verfolgen.
• Auf routinemäßige Anfragen von Subunternehmern nach Projektdokumentationen reagieren.
• Kommunikation mit Anbietern und Subunternehmern koordinieren.
• Ausstehende Angebote überwachen und Statusupdates an das Management bereitstellen.
• Technische Fragen oder Projektentscheidungen, die das Management erfordern, eskalieren.
• Versicherung, Genehmigung und Compliance:
• Zertifikate der Subunternehmer für Versicherungen, Ablaufdaten und Erneuerungsanforderungen verfolgen.
• Aktualisierte Versicherungsscheine und unterstützende Dokumentationen anfordern.
• Versicherungs-Tracker pflegen und mit Versicherungsagenten bezüglich Erneuerungen koordinieren.
• Aktualisierte Versicherungsdokumentationen an Kreditgeber und andere benannte Parteien verteilen.
• Pfandrechte und andere erforderliche Bau-Compliance-Dokumente verfolgen.
• Genehmigungs- und Berechtigungsanträge überwachen, mit relevanten Stadtbehörden nachverfolgen und Genehmigungschecklisten pflegen.
• Bei Darlehensanträgen und damit verbundenen Dokumentationsanforderungen nachverfolgen.
• Exekutive und operative Unterstützung:
• Eingehende E-Mails, Projektkommunikationen und Nachverfolgungspunkte organisieren.
• Tägliche Prioritätsupdates und Projektzusammenfassungen für das Management vorbereiten.
• Festgelegte Standardarbeitsverfahren aufrechterhalten und praktische Workflow-Verbesserungen empfehlen.
• Wiederkehrende administrative Verantwortlichkeiten und wichtige Fristen koordinieren.
• Proaktiv fehlende Informationen, Verzögerungen und potenzielle Prozessengpässe identifizieren.
• Vereinbarte Dienstleistungen professionell erbringen und die in der Vertragsvereinbarung festgelegten Fristen und Qualitätsstandards einhalten.

Anforderungen:

• Praktische Erfahrung in der Bauverwaltung oder -operationen, Verständnis von Baubegriffen und Dokumentationen sowie die Fähigkeit, mehrere Arbeitsabläufe mit minimaler Aufsicht zu verwalten.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, klare Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und konsequente Nachverfolgung sind unerlässlich.
• Erfahrung mit Buildertrend und Subunternehmerkoordination ist besonders wertvoll.
• Frühere administrative oder operationale Erfahrung in der Bauindustrie ist erforderlich.
• Starkes Verständnis von Bauabläufen, Terminologie, Projektdokumentation und administrativen Arbeitsabläufen.
• Erfahrung mit Buildertrend wird stark bevorzugt.
• Vertrautheit mit Bauausschreibungen, Subunternehmerkoordination und Anbieterkommunikation wird stark bevorzugt.
• Erfahrung in der Verwaltung von Baudokumenten, Plänen, Spezifikationen und Projektunterlagen wird bevorzugt.
• Erfahrung in der Verfolgung von Versicherungsscheinen, Pfandrechten, Erneuerungen oder Anforderungen an die Einhaltung von Anbietern wird stark bevorzugt.
• Kenntnisse in Google Workspace und Google Drive für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit.
• Kenntnisse in Microsoft Excel und/oder Google Sheets für Tracker, Berichterstattung und administrative Aufzeichnungen.
• Vertrautheit mit Systemen zur Verwaltung von Baudokumenten und Projektmanagement.
• Fähigkeit, Google Slides und andere relevante digitale Tools zu verwenden.
• Fähigkeit, den Zweck von Baudokumenten zu interpretieren und zu verstehen, wie Projektzeitpläne, Angebote, Anbieter und Compliance-Anforderungen miteinander verbunden sind.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
• Exzellente Organisation, Aufmerksamkeit für Details, Zeitmanagement und Nachverfolgung.
• Proaktive und einfallsreiche Herangehensweise an Problemlösungen, mit der Fähigkeit, routinemäßige administrative Probleme unabhängig zu verwalten.
• Zuverlässigkeit bei der Nutzung von Technologie, Teilnahme an geplanten Meetings und Einhaltung vereinbarter Fristen.
• Bereitschaft, neue Software zu lernen und verfügbare Schulungs- und technische Unterstützung zu nutzen.
• Ein Abschluss in Bauingenieurwesen oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.

Vorteile:

• Wettbewerbsfähige Honorarsätze für Auftragnehmer.
• Wöchentliche Zahlungen gemäß den Bedingungen des Engagements.
• Remote-Arbeitsanordnung.
• Anfängliche Teilzeitarbeit von etwa 20 Stunden pro Woche, mit der Möglichkeit, auf 40 Stunden zu erhöhen, wenn sich die Arbeitslast entwickelt.
• Kostenlose Schulungen und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung.
• Laufende Unterstützung und Anleitung.
• Zugang zu einer unterstützenden beruflichen Gemeinschaft.
• Gelegenheit, zu Bau- und Immobilienentwicklungsoperationen beizutragen und gleichzeitig praktische Erfahrungen in der Projektkoordination zu sammeln.