Construction Project Operations Coordinator in Wien

Diese Position wird im Auftrag eines Partnerunternehmens ausgeschrieben, das alle Bewerbungen und nächsten Schritte verwaltet. Unser Partner sucht einen Koordinator für Bauprojektoperationen mit Sitz in Österreich. Diese remote Contractor-Rolle unterstützt die tägliche Koordination und Verwaltung von Bau- und Energieeffizienzprojekten. Sie verfolgen Projekte vom aktiven Status über Planung, Dokumentation, staatliche Einreichungen bis hin zum endgültigen Abschluss.

Die Position kombiniert Projektkoordination, CRM-Management, Dokumentenprüfung, Aufgabenverfolgung und Workflow-Verwaltung. Sie arbeiten an mehreren Projekten und stellen sicher, dass Informationen genau sind, erforderliche Maßnahmen abgeschlossen werden und Probleme bei Bedarf eskaliert werden. Erfahrung im Bauwesen oder im Bereich Haussanierung ist besonders wertvoll, um Umfang, Verträge, Arbeitsaufträge und Projektmeilensteine zu verstehen.

Verantwortlichkeiten:

• Aktive Bauprojekte einzeln überprüfen, um den aktuellen Status, ausstehende Maßnahmen und geeignete nächste Schritte zu bestimmen.
• Verzögerte Projekte, fehlende Informationen, unvollständige Dokumentation und ungelöste Aufgaben identifizieren und Probleme eskalieren, wenn Managementbeteiligung erforderlich ist.
• Verträge, Genehmigungen, Projektnotizen, Leistungsbeschreibungen und unterstützende Dokumentation auf Vollständigkeit und Konsistenz überprüfen.
• Aufgaben für interne Teammitglieder erstellen und überwachen, ausstehende Aufgaben nachverfolgen und Sichtbarkeit im Projektportfolio aufrechterhalten.
• Arbeitsaufträge erstellen, wenn Projekte die entsprechende Phase erreichen, und die Planung genehmigter Bauarbeiten unterstützen.
• Unterzeichnete Verträge, Vorarbeitsanforderungen, Projektmeilensteine und andere Bedingungen verfolgen, die erfüllt sein müssen, bevor die Arbeiten beginnen können.
• Projektinformationen innerhalb der relevanten Plattform des Bundesstaates New York eingeben und aktualisieren, gemäß den festgelegten Verarbeitungsanforderungen.
• Sicherstellen, dass die über staatliche Systeme eingereichten Informationen genau mit den internen CRM-Daten übereinstimmen.
• Abgeschlossene Projekte auf erforderliche Abschlussmaterialien überprüfen, einschließlich Fotos, Abschlussdokumentation, Kundenbestätigungen und unterstützenden Unterlagen.
• Vollständige Projektinformationen zur Überprüfung und Zahlung durch den Staat vorbereiten und einreichen, Einreichungen bis zur Behebung von Korrekturen oder Problemen verfolgen.
• Genauige Projektunterlagen in Zoho CRM pflegen, um sicherzustellen, dass Dokumentation, Notizen, Statusinformationen und Aufzeichnungen des staatlichen Systems übereinstimmen.
• Projektdateien und unterstützende Dokumentation organisieren und dabei Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen identifizieren, anstatt einfach Daten einzugeben.
• Effektiv mit Büromitarbeitern und Projektteams koordinieren, um Projekte gemäß den vereinbarten Zeitplänen und Anforderungen voranzutreiben.

Anforderungen:

• Vorherige Erfahrung in der Projektkoordination, im Betrieb, im Projektmanagement oder in der Geschäftsanalyse ist erforderlich.
• Erfahrung im Bauwesen, in der Haussanierung, in der Bauverwaltung oder im Projektabschluss wird stark bevorzugt.
• Erfahrung in der Überprüfung von Verträgen, Leistungsbeschreibungen, Arbeitsaufträgen, Projektdokumentationen oder ähnlichen Betriebsunterlagen ist sehr wertvoll.
• Nachweisliche Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen und der Pflege genauer Projekt- oder Kundendaten.
• Starke Dokumentations-, Dateneingabe- und Informationsmanagementfähigkeiten mit hervorragender Detailgenauigkeit.
• Erfahrung in der Verwaltung und Verfolgung mehrerer aktiver Projekte oder Workflows gleichzeitig.
• Starke Fähigkeiten im Aufgabenmanagement, in der Nachverfolgung, Priorisierung und Organisation.
• Fähigkeit, den Projektstatus zu verstehen, logische nächste Schritte zu identifizieren und Unstimmigkeiten oder potenzielle Verzögerungen proaktiv zu kennzeichnen.
• Komfortabel bei der Koordination von Arbeiten über mehrere Stakeholder hinweg und der Nachverfolgung von Teammitgliedern, um Aktivitäten im Zeitplan zu halten.
• Starke schriftliche und mündliche Englischkenntnisse, mit nahezu muttersprachlichen Kommunikationsfähigkeiten bevorzugt.
• Erfahrung mit Regierungsprogrammen, Versorgungsprogrammen, Initiativen zur Energieeffizienz oder anderen regulierten Workflows ist von Vorteil.
• Komfortabel beim Erlernen detaillierter Verfahren, Compliance-Anforderungen und kundenspezifischer Systeme.
• Kenntnisse in Zoho CRM, Microsoft Excel oder Google Sheets, Microsoft Office oder Google Workspace sowie Dokumenten-/Dateiverwaltungsplattformen werden erwartet.
• Vertrautheit mit Plattformen des Bundesstaates New York ist hilfreich, mit kundenspezifischem Training.
• Zuverlässig, prozessorientiert, unabhängig und komfortabel in einer Remote-Umgebung.

Vorteile:

• Wettbewerbsfähige Honorarsätze für Auftragnehmer.
• Wöchentliche Zahlungen.
• 40 vertraglich vereinbarte Stunden pro Woche.
• Montag-Freitag-Plan, in der Regel 9:00-17:00 EST.
• Remote-Arbeitsanordnung.
• Kostenlose Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Laufende Unterstützung und Anleitung während des Engagements.
• Zugang zu einer kollaborativen Auftragnehmergemeinschaft.
• Gelegenheiten, an verschiedenen Bau- und Geschäftsanalyseaufgaben zu arbeiten.
• Strukturierte Zusammenarbeit durch einen Master Services Agreement und eine Leistungsbeschreibung.
• Unabhängiger Auftragnehmerstatus, mit Vergütung gemäß den Bedingungen des Engagements.
• Kundenspezifisches Training für relevante Plattformen und Workflows des Bundesstaates bereitgestellt.