Department Assistant Strategy & Organisational Development (f/m/d)

Médecins Sans Frontières (MSF) ist eine private, nichtstaatliche, humanitäre Organisation, die in über 70 Ländern weltweit medizinische Hilfe leistet. Der Hauptsitz der deutschen Sektion befindet sich in Berlin. Hier arbeiten Sie täglich mit über 300 Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen zusammen, um Menschen in Not zu unterstützen. Unsere Unternehmenskultur basiert auf Vielfalt, Fortschritt und offener sowie respektvoller Zusammenarbeit. Wir bewerten eingehende Bewerbungen ausschließlich auf der Grundlage beruflicher Qualifikationen und berücksichtigen sie unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion oder Glaubenssystem.

SEIEN SIE TEIL DES TEAMS

Die Position bietet umfassende administrative und koordinative Unterstützung für die Abteilung und ihr Managementteam, um reibungslose Abläufe, effektive interne Kommunikation und die Einhaltung von Planungs-, Berichts- und Beschaffungsprozessen sicherzustellen. Durch die Aufrechterhaltung des organisatorischen Flusses und die Unterstützung sowohl abteilungsinterner als auch bereichsübergreifender Initiativen trägt die Rolle zur Gesamteffizienz und Reaktionsfähigkeit der Abteilung bei.

WAS SIE ERWARTET

• Organisation und Koordination von abteilungsinternen und bereichsübergreifenden Meetings, Schulungen und Veranstaltungen gemäß internen Planungsprozessen, um eine effektive Zusammenarbeit und zeitnahe Nachverfolgung sicherzustellen.
• Unterstützung der Planungs- und Berichtszyklen durch das Management wichtiger Fristen, Ergebnisse und konsistenter Dateneingaben, um eine zuverlässige abteilungsinterne Übersicht und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
• Verwaltung und Aktualisierung interner abteilungsbezogener Dokumentationen, Präsentationen und Kommunikationsmittel, einschließlich SharePoint, um einen zugänglichen und aktuellen Informationsfluss sicherzustellen.
• Unterstützung bei der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter der Abteilung gemäß internen Richtlinien, um deren Orientierung und betriebliche Einsatzbereitschaft zu fördern.
• Überwachung beschaffungsbezogener Prozesse innerhalb der Abteilung gemäß MSF-Verfahren, um konformes Einkaufen und genaue Dokumentation sicherzustellen.
• Bearbeitung zentraler administrativer Funktionen wie Korrespondenz, Unterstützung bei der Beschaffung, Terminplanung und Reiseorganisation gemäß den organisatorischen Standards, um reibungslose tägliche Abläufe in der Abteilung aufrechtzuerhalten.
• Beitrag zur Erreichung der Abteilungsziele durch Unterstützung von Projekten, Veränderungsinitiativen, kontinuierlicher Verbesserung und Qualitätsmanagementmaßnahmen, um die Unternehmenskultur, -struktur und -effektivität zu stärken.
• Unterstützung der strategischen Entwicklungsprojekte von MSF Deutschland.

WAS WIR VON IHNEN ERWARTEN

Die folgenden beruflichen Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften sind uns wichtig:

• 2 Jahre relevante Berufserfahrung in administrativen Unterstützungsfunktionen (z. B. Koordination von Meetings und Kalendern, Vorbereitung von Dokumenten und Präsentationen, professionelle Korrespondenz, Pflege interner Dokumentationen, Unterstützung interner Koordinationsprozesse).
• Fähigkeit, die Abteilung zu unterstützen, Zeitpläne zu verwalten und die Kommunikation effektiv zu koordinieren.
• Versiertheit in MS 365 oder vergleichbaren IT-Anwendungskenntnissen.
• Kenntnisse in der Koordination administrativer Aufgaben in Zusammenarbeit mit anderen, einschließlich Informationsverfolgung und zeitgerechter Nachverfolgung.
• Kenntnisse über administrative Arbeitsabläufe, einschließlich Koordination von Meetings und Kalendern, Dokumentenvorbereitung, professionelle Korrespondenz und andere Büroverfahren.
• Sichere Kommunikation in Englisch in den meisten Arbeitssituationen und Teilnahme an Diskussionen (B2-Niveau).
• Sehr wünschenswert: Sichere Kommunikation in Deutsch in den meisten Arbeitssituationen (B2).

UNSER ANGEBOT

Harte Fakten

• Von 3.382€ bis maximal 4.279€ Einstiegsgehalt (bei Vollzeitbeschäftigung) + 13. Monatsgehalt.
• 30 Tage Urlaub plus freie Tage am 24. und 31.12.

Lebensbalance

• Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle.
• Mobiles Arbeiten mit Anwesenheit in unserem Büro je nach Arbeitsanforderungen inkl. technischer Ausstattung.
• Arbeiten aus einem anderen europäischen Land für bis zu 6 Wochen im Jahr.
• Sabbatical.
• Schön zu haben: Büros mit Küchen, Obst/Snacks, Getränken, moderner Ausstattung.
• Jobticket oder Deutschlandticket-Zuschuss.
• Urban Sports Mitgliedschaft.
• Fahrradkeller und vieles mehr.

Schulungen

• Auswahl verschiedener Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Zugang zu E-Learning-Plattformen.
• Angebote/Themenwochen zu psychischer Gesundheit, Wohlbefinden und EDICoaching.

Gefällt Ihnen das? Dann werden Sie Teil unseres Teams. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.