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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Ansprechperson für Eltern und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Wir sind eine neonatologische und pädiatrische Intensivstation, die sich um die Kleinsten kümmert.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld im Herzen des Dreiländerecks.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines motivierten Teams und trage zu einer sinnstiftenden Arbeit bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im administrativen Bereich haben.
- Andere Informationen: Bereitschaft zur Urlaubsvertretung bis max. 50% Anwesenheit ist erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Für unsere Leitstelle der neonatologischen und pädiatrischen Intensivstation suchen wir ab sofort eine*n engagierte*n und erfahrene*n Sekretärin (40 %), die*der unser Team nicht nur bei einer Vielzahl administrativer und organisatorischer Aufgaben unterstützt, sondern auch das Berichtswesen souverän im Griff hat. Sie sind zusammen mit Ihrer Arbeitskollegin die*der erste Ansprechpartner*in für Eltern, Angehörige und Besucher*innen und begleiten diese mit Empathie, Sachverstand und Fingerspitzengefühl durch die Abläufe unserer Abteilung. Da Sie vor Ort eine zentrale Ansprechperson sind, ist eine persönliche Präsenz erforderlich.
Eintrittsdatum: per sofort oder nach Vereinbarung
Ihre Aufgaben:
- Erste Ansprechperson für Eltern: Unterstützung bei Anmeldungen sowie bei administrativen und organisatorischen Fragen
- Unterstützung von Ärzt*innen und Pflegefachpersonen in vielfältigen administrativen Belangen (Berichtswesen, Korrespondenz, Aktenherausgabe, Abrechnung, interne Weiterbildungen, Datenerfassung, Organisation interdisziplinärer Konsilien, Pflege der Zeitkonten im Pep-System)
- Bearbeitung von Versicherungs- und IV-Anfragen, inklusive Kostenvoranschlägen und -gutsprachen
- Interne und externe Kommunikation mit Fachstellen, Eltern, Besuchern und Patient*innen
- Allgemeine administrative Tätigkeiten
- Sicherstellung und laufende Optimierung effizienter administrativer Prozesse
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise im medizinischen Umfeld
- Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, hohe Eigenmotivation und eine lösungsorientierte, strukturierte Arbeitsweise
- Teamorientierte, dienstleistungsorientierte und belastbare Persönlichkeit mit hoher Sozialkompetenz
- Gute Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachen von Vorteil
- Bereitschaft zur Urlaubsvertretung bis max. 50% Anwesenheit
- Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office, idealerweise Erfahrung mit Spitalsoftware)
Unser Angebot:
- Eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem lebendigen und sinnstiftenden Umfeld
- Ein motiviertes sowie kollegiales Team mit einer offenen und wertschätzenden Zusammenarbeit
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen des Dreiländerecks
- Eine unterstützende und partizipative Führung
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung!
Sekretär*in 40% Arbeitgeber: Jobleads
Kontaktperson:
Jobleads HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär*in 40%
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Abläufe und Herausforderungen in der neonatologischen und pädiatrischen Intensivstation. Zeige in Gesprächen, dass du ein Verständnis für die besonderen Bedürfnisse von Eltern und Angehörigen hast.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit Fachleuten aus dem medizinischen Bereich, um mehr über die Anforderungen und Erwartungen an die Rolle des Sekretärs zu erfahren. Dies kann dir helfen, gezielte Fragen zu stellen und dein Interesse zu zeigen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten in einem persönlichen Gespräch zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeit zur effizienten Verwaltung von administrativen Aufgaben belegen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamorientierung und Kommunikationsfähigkeiten, indem du in Gesprächen betont, wie wichtig dir die Zusammenarbeit mit anderen ist. Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu schildern, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär*in 40%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle dich vor: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer kurzen Vorstellung deiner Person. Erkläre, warum du dich für die Stelle als Sekretär*in interessierst und was dich an der Arbeit in der neonatologischen und pädiatrischen Intensivstation reizt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone deine mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich, insbesondere im medizinischen Umfeld. Nenne konkrete Beispiele, wie du organisatorische und kommunikative Fähigkeiten in früheren Positionen erfolgreich eingesetzt hast.
Zeige deine Soft Skills: Da die Stelle viel Kontakt mit Eltern und Besuchern erfordert, ist es wichtig, deine sozialen Kompetenzen zu betonen. Beschreibe, wie du Empathie und Fingerspitzengefühl in deiner bisherigen Arbeit gezeigt hast.
Schließe mit einem starken Schluss: Beende dein Bewerbungsschreiben mit einem positiven Ausblick. Drücke deine Vorfreude auf ein persönliches Gespräch aus und erwähne, dass du bereit bist, dich schnell in die neuen Aufgaben einzuarbeiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobleads vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Erfahrungen im administrativen Bereich oder wie du mit stressigen Situationen umgehst. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Zeige Empathie und Kommunikationsfähigkeit
Da du als erste Ansprechperson für Eltern und Besucher fungierst, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur empathischen Kommunikation unter Beweis stellst. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich mit Menschen kommuniziert hast.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Erzähle von konkreten Situationen, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten eingesetzt hast, um administrative Prozesse zu optimieren. Dies wird deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach dem weiteren Verlauf des Auswahlprozesses fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig wichtige Informationen über die nächsten Schritte.
