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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Sekretariat und koordiniere Termine für die Erste Bürgermeisterin.
- Arbeitgeber: Stadt Karlsruhe – innovativ, jung und lebendig mit hoher Lebensqualität.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Betriebskindergarten und attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Stadt und arbeite in einem engagierten Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und Erfahrung im Sekretariatsbereich wünschenswert.
- Andere Informationen: Bewerbungen bis 25.04.2025 online oder per Post.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Zentrale Organisation des Sekretariats
- Terminkoordination und -verfolgung, Erledigen sämtlicher anfallender Sekretariatsaufgaben für die Erste Bürgermeisterin und deren Dezernatsmitarbeitende im täglichen Arbeitsablauf
- Zentrale*r Ansprechpartner*in, auch telefonisch
- Bearbeiten des Postein- und Postausgangs sowie des Mailverkehrs
- Organisieren des Geschäftsablaufs mittels Wiedervorlage, digitalen Workflowmanagementsystemen sowie Registratur
- Unterstützung in der direkten Korrespondenz an Dritte in schriftlicher, telefonischer und persönlicher Form
- Empfang von Gästen und Besucher*innen
- Bestellwesen und Rechnungsprüfung
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich sowie idealerweise in der öffentlichen Verwaltung ist wünschenswert
- Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Hohes Maß an Selbstständigkeit und Vertrauenswürdigkeit
- Ausgeprägtes Organisationstalent
- Engagement und Flexibilität, auch hinsichtlich der Gestaltung der Arbeitszeit
- Gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse
- Stilsicheres und freundliches Auftreten sowie hohe Kommunikationsfähigkeit
- Hohe Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Kontaktfreude
- Kundenfreundlicher und konstruktiver Umgang mit Bürger*innen
Wir bieten
- Einen interessanten und verantwortungsvollen Aufgabenbereich mit gesellschaftlicher Relevanz
- Flexible Arbeitszeitmodelle und die individuelle Balance von Beruf und Privatleben
- Einen eigenen Betriebskindergarten für Kinder von elf Monaten bis sechs Jahren
- Eine zukunftsorientierte Personalentwicklung mit attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine betriebliche Altersversorgung
- Ein attraktives Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kollegiale Zusammenarbeit im Team und ein Arbeitsklima orientiert an unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit
Sind Sie interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis spätestens 25.04.2025 gerne online auf unserem Bewerbungsportal oder senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen unter Kennziffer 004.25.002 an: Stadt Karlsruhe, Hauptamt, 76124 Karlsruhe
Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne: Anja Brecht, Leiterin des Büros der Ersten Bürgermeisterin, Telefon 0721 133-1048
Assistent*in im Bürgermeisteramt Arbeitgeber: Jobs im Südwesten
Kontaktperson:
Jobs im Südwesten HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent*in im Bürgermeisteramt
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Stadt Karlsruhe und das Bürgermeisteramt. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele der Stadt kennst und schätzt. Dies kann dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Überlege dir Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich Termine koordiniert oder Sekretariatsaufgaben effizient erledigt hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten, indem du während des Gesprächs klar und freundlich sprichst. Übe, wie du Informationen präzise und höflich übermitteln kannst, da dies eine Schlüsselkompetenz für die Position ist.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zur Teamarbeit und zur Zusammenarbeit mit Bürger*innen zu beantworten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du mit verschiedenen Personengruppen kommunizierst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent*in im Bürgermeisteramt
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Assistent*in im Bürgermeisteramt relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Sekretariatsbereich.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Stelle passen. Zeige dein Engagement für die öffentliche Verwaltung und deine Kommunikationsfähigkeit.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch. Achte auf Rechtschreibung und Grammatik, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Lass auch eine vertraute Person einen Blick darauf werfen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobs im Südwesten vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben des Sekretariats und über die Erste Bürgermeisterin. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, diese zu erfüllen.
✨Kommunikationsfähigkeit demonstrieren
Da die Position viel Kontakt mit Bürger*innen und anderen Mitarbeitenden erfordert, solltest du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Übe, klar und freundlich zu sprechen.
✨Organisationstalent hervorheben
Bereite Beispiele vor, die dein Organisationstalent zeigen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Termine koordiniert oder Geschäftsabläufe organisiert hast, um deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Flexibilität und Engagement betonen
Die Stelle erfordert Engagement und Flexibilität. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit flexibel auf Veränderungen reagiert hast und wie du dich in einem dynamischen Arbeitsumfeld wohlfühlst.
