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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Entwickle digitale Aktenführungsstrategien und führe Schulungen durch.
- Arbeitgeber: Die Stadt Karlsruhe ist innovativ, jung und lebendig mit hoher Lebensqualität.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Betriebskindergarten und attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Zukunft der Stadt und arbeite in einem kollegialen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im Verwaltungsdienst, gute Kenntnisse in Dokumentenmanagementsoftware.
- Andere Informationen: Entwicklungsmöglichkeiten bis Entgeltgruppe 9c TVöD.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Entwickeln von Strategien zur einheitlichen digitalen Aktenführung bei der Stadt Karlsruhe
- Vermarkten, etablieren und weiterentwickeln des Produktportfolios im Rahmen des stadtweiten Ausbaus eines Akten(plan)managements
- Konzeption und Koordination der hierfür notwendigen Maßnahmen
- Anleiten der Fachämter zur Synchronisation analoger und digitaler Akten
- Konzeption und Durchführung von Registraturschulungen in Zusammenarbeit mit dem IT-Amt
- Erstellen, ändern und optimieren der Aktenpläne nach Boorberg in Zusammenarbeit mit den Fachämtern
- Multiplikator*in mit beratender Funktion für die Themen E-Workflow und E-Posteingang in Kooperation mit dem IT-Amt und dem Personal- und Organisationsamt
- Betreuen, beraten und unterstützen der Dienststellen
Ihr Profil
- Abgeschlossenes Studium (FH, BA, DH, Bachelor) im gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst, der Betriebswirtschaft, eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachwirt*in oder eine abgeschlossene Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst. Alternativ erfahrene Mitarbeiter*innen als Verwaltungsfachangestellte*r, Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste oder eine vergleichbare Qualifikation jeweils mit der Bereitschaft zur Weiterqualifikation
- Gute Kenntnisse in einer Dokumentenmanagementsoftware; Kenntnisse in "enaio" sind von Vorteil
- Einschlägige Berufserfahrung ist wünschenswert
- Gewissenhafte, sorgfältige und präzise Arbeitsweise
- Schnelle Auffassungsgabe, Eigeninitiative und Selbstständigkeit
- Hohe Zuverlässigkeit und Kommunikationsfähigkeit
- Team- und Kooperationsfähigkeit
Wir bieten
- Ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit gesellschaftlicher Relevanz
- Flexible Arbeitszeitmodelle und die individuelle Balance von Beruf und Privatleben
- Einen eigenen Betriebskindergarten für Kinder von elf Monaten bis sechs Jahren
- Eine zukunftsorientierte Personalentwicklung mit attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine betriebliche Altersvorsorge
- Ein attraktives Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kollegiale Zusammenarbeit im Team und ein Arbeitsklima orientiert an unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit
Sind Sie interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis spätestens 24.11.2024 gerne online auf unserem Bewerbungsportal oder senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen unter Kennziffer 100.24.007 an: Stadt Karlsruhe, Hauptamt, 76124 Karlsruhe
Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne: Jens Ebert, Sachgebietsleiter Zentrale Servicedienste, Telefon 0721 133-1563
Sachbearbeiter*in für die Hauptregistratur Arbeitgeber: Jobs im Südwesten
Kontaktperson:
Jobs im Südwesten HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter*in für die Hauptregistratur
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stadt Karlsruhe und deren digitale Aktenführung. Zeige in deinem Gespräch, dass du die aktuellen Herausforderungen und Trends im Dokumentenmanagement verstehst.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit Fachleuten aus dem Bereich Verwaltungsdienst und Dokumentenmanagement. Besuche relevante Veranstaltungen oder Webinare, um Kontakte zu knüpfen und dein Wissen zu erweitern.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen in der digitalen Aktenführung und Schulung von Mitarbeitern zu nennen. Dies zeigt deine praktische Kompetenz und dein Engagement für die Position.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zur Teamarbeit und Kooperation zu beantworten. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und wie du erfolgreich mit verschiedenen Abteilungen zusammengearbeitet hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter*in für die Hauptregistratur
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine Kenntnisse in Dokumentenmanagementsoftware und deine Erfahrungen im Verwaltungsbereich.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich für diese Rolle qualifizieren. Gehe auf spezifische Anforderungen der Stelle ein.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind und professionell aussehen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobs im Südwesten vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich gründlich über die spezifischen Aufgaben der Stelle, insbesondere über digitale Aktenführung und Dokumentenmanagementsoftware. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in diesen Bereichen relevant sind.
✨Kenntnisse über die Stadt Karlsruhe
Zeige Interesse an der Stadt Karlsruhe und ihren Initiativen im Bereich digitale Verwaltung. Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen, um im Gespräch fundierte Fragen stellen zu können.
✨Teamarbeit betonen
Da Team- und Kooperationsfähigkeit wichtig sind, bereite Beispiele vor, die deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen verdeutlichen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast.
✨Fragen zur Weiterbildung
Da die Stelle Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung bietet, stelle Fragen zu den angebotenen Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten. Das zeigt dein Interesse an langfristiger Mitarbeit und persönlichem Wachstum.
